9 smarta sätt att arbeta i lynes
lynes är lite som företagets lägereld. Det är stället där man diskuterar, inspirerar och håller kontakt med varandra. Oavsett om...
Läs mer
Jobbar du ofta i projekt? Då kommer du att älska lynes. Vår plattform, som kombinerar telefoni och samarbetsverktyg, är nämligen sprängfylld av funktioner som gör din projekthantering mycket smidigare. Här lär du dig mer om hur du använder lynes för att hålla era projekt organiserade och välinformerade.
Genom att flytta projektets kommunikation från e-post till lynes kommer ditt team att jobba både snabbare och effektivare. Alla konversationer, filer, dokument och bilder finns samlat på ett och samma ställe. Det gör att du – och alla projektmedlemmar – superenkelt hittar filer, styrdokument eller annan projektdokumentation genom en enkel sökning. Vi vågar lova att er projekthantering kommer att bli avsevärt mycket enklare!
Att kommunikation sker via e-post är ofta ett problem när man jobbar i ett projekt. Viktig information kan fastna i inboxen hos enskilda projektmedlemmar eller glömmas av.
I lynes behöver du inte oroa dig för det, då allt projektarbete sker i dedikerade chattkanaler. Varje kanal blir ett rum där all information för projektet finns samlat på ett och samma ställe.
Det gör att alla medarbetare som jobbar i ett projekt har tillgång till samma information. Samtidigt kan nya projektdeltagare enkelt läggas till och direkt få tillgång till all dokumentation och historik i kanalen.
Så hur gör man för att starta sitt första projekt i lynes? Det första du bör göra är att sätta upp kanalen och bjuda in deltagare. Här nedan går vi igenom hur du kan göra!
Varje projekt bör ha en dedikerad kanal i lynes, men vad innebär det? Låt oss börja med ett exempel: du planerar ett event som involverar flera avdelningar såsom försäljning, marknad, eftermarknad och ekonomi. Avdelningarna berörs dessutom i olika skeden i projektet.
Det första du bör göra är att skapa en dedikerad kanal som du kallar ”Event och seminarier”. Lägg sedan in projektinformation och riktlinjer för kanalen, innan du bjuder in projektets medlemmar.
Gör så här:
När du har skapat kanalen och förberett med viktig information är det dags att bjuda in projektmedlemmarna.
Inkludera alla, med gäster i kanalen slipper ni e-post. Ert projekt är troligtvis beroende av fler partner än de interna. För att förenkla och effektivisera ert projektarbete rekommenderar vi att bjuda in de leverantörerna som ni ska jobba med i projektet. På så sätt slipper ni e-post och att råka missa viktig information. Det blir helt enkelt en lösning helt över gränserna som tar ert projektarbete till nästa nivå.
När projektets ”hem” är skapat kan du bjuda in projektmedlemmarna. Tänk på att meddela alla att all kommunikation för projektet från och med nu ska ske i lynes.
Det innebär till exempel att man inte ska skicka e-post med uppdateringar för projektet, lägg det i projektkanalen istället. När ni har projektmöten och fattar beslut, lägger ni upp mötesanteckningarna i projektets kanal, istället för att maila ut dem.
Om ni får information från en extern partner via e-post kan ni dessutom enkelt dela med er av mailet i kanalen, så att alla kan ta del av innehållet.
Detta bör ni flytta från e-post till lynes:
Fördelen med att jobba i projekt på det här sättet är att all information finns på ett och samma ställe, vilket sparar tid och gör arbetsdagen mer bekväm.
Ni blir dessutom inte lika personberoende – om någon slutar eller går ur projektet finns fortfarande all information kvar på samma ställe.
Nu när du har skapat kanalen för ert projekt, delat viktig information och bjudit in projektteamet, är det dags att planera och delegera uppgifter.
Förutom att ladda upp mötesanteckningar eller dela med sig av filer är det klokt att integrera kanalen mot externa tjänster som Trello. Med integrationen mot Trello får ni uppdateringar till er projektkanal när uppgifter tilldelas eller slutförts.
Under projektets gång är det viktigt att ni alltid uppdaterar med de senaste filerna och dokumenten i kanalen. Kanalen utgör en katalog över de senaste versionerna, vilket gör att nya projektmedlemmar kommer snabbare in i projektet eftersom all information som de behöver finns i kanalen.
När ditt projekt närmar sig slutet kan din kanal fungera som ett arkiv för framtiden.
Planerar du att schemalägga ett avslutande möte? Dela också dessa mötesanteckningar i kanalen. Planerar du ett liknande event i framtiden? Kopiera upplägget i kanalen och gå igenom vad som kan förbättras.
När projektet är avslutat och klart kan du samla feedback från andra i företaget och dela denna information i kanalen.
Du kan också arkivera kanalen. Skriv då ett sista tackmeddelande till alla projektdeltagare och påminn dem om att kanalens historik fortfarande är sökbar om man vill få tillgång till projektets filer, dokument eller konversationer.
Sammanfattningsvis
Att flytta dina projekt till lynes är superenkelt och hjälper alla i ett projektteam att samarbeta och arbeta mer transparent. Ska du starta ett nytt projekt? Då kan du använda processen som beskrivs ovan som fungerar lika bra om ni jobbar på distans eller inte.
Och glöm inte, kanaler kan användas för mycket mer saker än att organisera projekt. De kan lika väl användas som samlingsplats för team, avdelningar, kontor, sociala aktiviteter – till och med för samarbete med externa organisationer och personer.
Lämna din e-post nedan så kontaktar vi dig inom en arbetsdag.