Jag avskydde videomöten men nu älskar jag dem – Läs om mina 5 tips!

Oavsett om du är en svartbältad distansninja med flera år på nacken eller enbart jobbar hemma på grund av pandemin så har dina fysiska möten blivit ersatta med video- eller telefonkonferenser. Om du inte visste det så vet du det nu.

När du ska boka ett möte har du alternativen videomöte och telefonkonferens. För mig innebar det tidigare ett alternativ Telefonkonferens. Förut så undvek jag video till varje pris. De få gånger jag var med gjorde mig trött. Hade jag fått en slant varje gång någon i konferensen sa ”Bullen, vi ser dig inte” hade jag köpt Amazon.

Det var ju inte så konstigt egentligen? Det sägs att kameran lägger på 10kg. Varför skulle jag utsätta mig för det? Som du säkert förstår trivdes jag bäst i en telefonkonferens.

Hur ska man hantera ett videomöte? Faktum är att det finns många saker att ta hänsyn till.

I det här inlägget kommer jag, din videomötes-expert, att ge dig verktygen du behöver för att bli en linslus.  Låt oss riva barriärerna som håller dig tillbaka så du kan ha videomöten med din chef, kollega och kunder utan att du känner dig obekväm. Det är dags för bättre videomöten!

Jag älskar videomöten

Videomöten = produktiva & effektiva möten. Om någon (eller några) undviker videomöten leder detta till mindre effektiva möten. Mindre effektiva möten = jättedåligt.

Numera trivs jag bäst på den stora scenen, jag är den första att slå på kameran. Jag har gått från att vara kameraskygg till kameratrygg. De kallar mig linslusen. Jag har tom haft en videokonferens med min fru trots att vi satt vid samma middagsbord. (Hon är fortfarande min fru)

Så jag har en sak att säga: Jag heter Bullen och jag älskar videomöten!!!

Här besvarar jag de vanligaste frågorna du drar dig för att ställa om videokonferenser

Var inte orolig! Svaren på alla dina frågor finns nedan. Vi tar de en efter en.

Fråga: När exakt ska jag använda video?

När du har en bra hårdag? Ja, självklart. Men det finns fler faktorer som spelar in.

Det är en stor fördel att addera video till mötet, konversationen blir ’verkligare’ eftersom du kan läsa av både kroppsspråk och ansiktsuttryck. Dessutom ser du tydligt om du har allas uppmärksamhet, det blir så nära ett fysiskt möte som du kan komma.

Konversationer du har över video blir djupare, det gör att mötet med din chef eller kollega blir personligare och banden mellan er stärks. Det gäller även när du har videomöten med kunder, att se ett välmenat ansikte när man pratar om framtid kan vara avgörande.

När ska jag använda video? Här kommer direktiv som jag rekommenderar, använd video om;

• Du har ett One2One möte. Ex. mellanchef eller kollega
• Du ger positiv eller negativ feedback
• Mail- eller chattkonversationen tenderar att växa
• Mötet är komplext eller viktigt
• Du har en ny kollega som börjat på din avdelning
• Ni har veckomöten, för det är ju alltid trevligt att se kollegorna

Fråga: Vilka verktyg behöver jag ha för ett riktigt bra videmöte?

En webbkamera och en mikrofon – så klart.

Ett videomöte kräver egentligen ingen speciell utrustning. Du har troligtvis redan allt inbyggt i din dator som du kan använda. Men sen finns det ju videomöten och videomöten…

Vill du förhöja upplevelsen för dig och andra rekommenderar jag att du investerar i ett bra headset och en bra webbkamera.

Som sista utväg har du mobilen och dess inbyggda kamera och mikrofon. Inget vi rekommenderar men en sista utväg är alltid en sista utväg.

En pålitlig videokonferenstjänst

Det finns olika tjänster som du kan använda så som Zoom, Microsoft Teams och Google Meet, Slack. Men med lynes får ni en allt-i-ett-lösning.

I lynes har ni er telefoni, videomöten, telefonkonferenser och det kanske viktigaste för avdelningar och team som jobbar på distans – möjligheten att dela skärm samlat på en plats.

Sammanfattat så får ni allt som behövs för internkommunikation

Bra internet-förbindelse

Har du svajig internet-lina rekommenderar jag att du ansluter en Ethernet-kabel. Har du en laptop utan Ethernet-uttag kan du enkelt ansluta den via en USB-adapter.

Att ha en bra uppkoppling på möten är en hygienfaktor och det är alla mötesdeltagarnas ansvar att se till att man har gjort allt man kan för att uppkopplingen ska vara så optimal som möjligt. Om inte riskerar du att ha dålig bild och svajigt ljud. Inte OK om du frågar mig.

Fråga: Spelar det någon roll vad jag har på mig?

Om du har arbetat på distans eller nyligen börjat arbeta hemifrån är du säkerligen inte alltid klädd som du brukar vara när du var på kontoret (Vi vet att ni som arbetar hemma föredrar mjukisbyxorna framför skjortan och jeansen). Nu när du ska börja ha fler videomöten bör du tänka på vad du har på dig.

Det är lättast att ha kvar rutinerna som du hade innan. Klä på dig som om du ska till kontoret. Tänk på hur du vill uppfattas av dina kollegor och kunder som du har möten med.

Ett tips är att blocka 5 min i kalendern innan ditt möte så du hinner att fixa iordning dig innan du ansluter.

Fråga: Behöver jag bry mig om hur min omgivning ser ut?

Distansarbete kan ske var som helst och du bör överväga hur din omgivning ser ut innan du hoppar in i ett videomöte.

Jobbar du i köket? Tänk på att ha det snyggt och prydligt omkring dig, undvik att ha smutsig disk eller dylikt i bakgrunden. Likadant med hemmakontoret, kontrollera så att kläder som hänger på dörren inte syns och göm undan tvätten som ligger på golvet i hallen.

Ännu viktigare, ha inte dina möten på en plats där dina ögon kan vandra. Du vill hålla ögonkontakt med dina mötesdeltagare. Om du blir distraherad ser du distraherad ut. Vilket innebär att mötesdeltagarna kan uppfatta dig som uttråkad och ”ut-zoonad”… och det är aldrig bra.

Tänk på detta

• Sitt inte i motljus
• Se till att du är centrerad
• Ha en neutral bakgrund
• Stäng av ljudet på TV eller radion

Fråga: Hur gör jag videosamtal med större grupper mindre besvärliga

Videomöten i större skala kan vara rena rama hönshuset. Du ställer en fråga och halva jordklotet svarar samtidigt följt av ”Ursäkta” och ”Nej, du först”.

När du är värd för en videokonferens med en stor grupp finns det flera saker att tänka på. Försök att ställa specifika frågor till specifika personer och ha för vana att använda deras namn.  När du gör det minskar du risken för att folk pratar i mun på varandra eller ännu värre att ingen svarar alls.

Sist men absolut inte minst. Stäng av din mikrofon när du inte pratar.

Det finns en trygghet i att stänga av micken när du inte pratar. Dels slipper dina kollegor höra ditt kaffesörplande och du slipper oroa dig för att eventuella barnskrik eller andra oljud kan ”läcka” i mötet.

Går du ifrån din dator en kort stund för att pudra näsan eller hämta mer kaffe, ha som vana att stänga av mikrofonen och kameran. Tänk på att meddela andra deltagarna innan du gör det så de vet att du snart kommer tillbaka. Detta är ett artigt sätt att ursäkta sig utan att orsaka avbrott.

Svårare än så är det inte

Visst kan det vara lite utmaningar kring att jobba på distans, framförallt upplever många ensamheten som den största utmaningen. Men nu har vi snart haft ett år på oss att träna så det är läge att omfamna det. Videomöten behöver inte vara komplicerat, det är vad ni gör det till. Bygg inga murar kring videomötet. Utan se till att alltid vara redo.

‍

Det får mig osökt att tänka på scouternas valspråk ”Var redo” ”Alltid redo”. Precis så ska du tänka när det kommer till videomöten. Se till att alltid vara redo för ett bra, produktivt och effektivt möte.

Avslutningsvis kommer här mina sex budord för bättre videmöten.

• Använd video för att stärka relationer
• Ha utrustning som fungerar
• Se professionell ut
• Se till att alla känner sig inkluderade
• Anslut i tid
• Skapa riktlinjer för teamet och hur ni agerar i videomötet.

Förhoppningsvis kommer du, precis som jag, bli en linslus efter du läst det här inlägget. För så svårt är det faktiskt inte.

Säg efter mig: Jag heter (sätt in ditt namn) och jag älskar videomöten!!!