Nye ansettelser. Nye avdelinger. Nye kundegrupper. Nye IT-systemer. Nytt kontor i Borås, Uppsala eller Karlstad. Digitaliserte arbeidsprosesser. Produktlanseringer. Agile prosjekt.
Hvert selskap er i konstant endring.
Å ha verktøyene dine ledsaget - og støtte - deg når du endrer er ikke bare glatt. Det meste av tiden er dette en forutsetning for at endringene skal ha de forretningsresultatene du leter etter.
Anropsflyten og funksjonene til sentralbordet er en slik ting. Med mindre samtaleflytene dine støtter din nye måte å jobbe på, vil det snart være friksjon på både ansatte og kunder. Samtaler blir tapt og kunder ender opp med feil person, eller får langsommere service.
Å konkludere på det tidspunktet med at «bryteren ikke fungerer som den skal» er nær hånden.
Men er det utstyret som er utilstrekkelig - eller er det bare at det ikke er optimalisert for selskapets nye virkelighet?
Vår gjetning er at - i mange tilfeller - er det sistnevnte av de to alternativene. Spesielt hvis du har et moderne skybasert sentralbord som du enkelt kan endre og bygge ut (som *ydmykhet* lynes).
«Den rette bryteren lar behovene dine kontrollere samtaleflyten, og du endrer den raskt og enkelt når det trengs.»
Anropsflyter må endres etter hvert som selskapet endrer seg
Vi har programmert tusenvis av brytere, i alle typer selskaper og organisasjoner. Etter vår erfaring gjennomgår folk vanligvis samtaleflytene sine når de endrer eller oppdaterer selskapets sentralbord. Da er det løst, spesielt hvis du har et «klassisk» utstyr som har et par år på nakken.
Men du har mye å tjene på at selskapets samtaleflyter er like levende som resten av selskapet. Derfor er det viktig å regelmessig gjennomgå arbeidsflyten og arbeidsmønsteret og vurdere hvordan du telefonsentralbord på den beste måten kan avlaste deg og dine kolleger og ta vare på innkommende samtaler effektivt.
Bygg effektive arbeidsflyter og få utstyr inn i ligningen
Hvis du er som de fleste selskaper, er telefoni fortsatt den vanligste måten nye og eksisterende kunder kontakter deg på.
Hvis det er dårlig optimalisert, risikerer du å gå glipp av mange samtaler og miste inntekter.
Riktig flyt - på den annen side - sparer massevis av tid og energi. Energi som du kan bruke til å utvikle og drive virksomheten.
Tenk på dette i møte med en stor endring:
- Trenger du å endre velkomstmeldingen slik at kunden vet at de har havnet i riktig avdeling og selskap?
- Trenger du å oppdatere eller legge til svargrupper?
- Trenger du å legge til knappevalg for innkommende anrop, eller endre eksisterende?
- Vil du fortelle oss at kunden står i telefonkø? Hvis du arbeider med svargrupper, kan du legge til en egendefinert melding avhengig av svargruppen.
- Bør kunden informeres om hvor mange samtaler som er foran dem?
- Har du en kømelding? Trenger du en, eller trenger du å oppdatere din nåværende?
- Gjør endringen at du har problemer med å svare på innkommende anrop i en overgangsperiode? Da bør du kanskje gi kunden muligheten til å velge når de vil bli ringt.
- Er du midlertidig underbemannet? Da vil du kanskje koble innkommende anrop til en telefonist som vil ta saken og gi deg beskjed?
Snakk samtalefeed med oss!
Hvordan kan sentralbordet støtte deg og dine kolleger og få deg til å jobbe mer effektivt? Snakk med oss! Vi har lang erfaring med å optimalisere samtaleflyter og koblingsfunksjoner slik at sentralbordet blir den «tolvte spilleren» som effektiviserer og letter arbeidsdagen.
