Dette er del 4 av en serie om asynkron og synkron kommunikasjon. Her kan du lese del 1, 2 og 3.
Tenk deg en verden der det er helt greit å svare på en melding en dag senere, ikke å være slave for varsler, og heller ikke å måtte skrive det samme tre ganger.
Det jeg beskriver er ikke en utopi, det er et selskap som tilpasset kommunikasjonen først og fremst til asynkron. Grunnen til at det fungerer?
Strategier, klarhet og retningslinjer, men mer om det litt senere.
Bare kunnskapen om at kollegene mine velger en synkron kommunikasjonsvei når den er akutt gir meg trygghet. Det er ikke lenger noe stress for meg å hoppe inn i en diskusjon, da jeg kan sette meg inn i den når det passer timeplanen min.
Nå tenker du kanskje at samtalene blir trukket ut og forverret av asynkron kommunikasjon, men dette er ikke tilfelle. Det spiller ingen rolle om du er i forskjellige tidssoner, hvis den ene er online og den andre er offline.
Samtaler blir levende, de vokser og blomstrer vakkert som et kirsebærtre i vårsolen.
Asynkron kommunikasjon> Synkron kommunikasjon
Vi har opplevd baksiden av en stadig online kultur der varsler, samtaler og distraksjoner har vist synkron kommunikasjon på sitt verste.
Derfor, når vi utviklet lynes, var det viktig å ha de rette forholdene slik at vi kunne implementere en asynkron kommunikasjon. Fordi vi liker å leve slik vi lærer, er vi en digital arbeidsplass med klare strategier. For oss er det viktig å kunne jobbe på en fokusert måte med minimale distraksjoner.
I dag er det derfor lettere for oss å bruke maksimal tid på dypt arbeid og minimal tid på å henge i chat.
Tidligere har vi jobbet i både Slack og Microsoft Teams, to populære tjenester for å si det mildt. Da vi var på vårt mest ekspansive, innså vi raskt at det var utfordrende å alltid være tilgjengelig. Den største ulempen var at telefonien vår levde helt atskilt fra chatter og videomøter.
Da jeg endret statusen min i bryteren, savnet jeg nesten hver gang jeg endret den i chatten, noe som førte til en mengde varsler og varsler. Alt fordi jeg var i en «ekte» samtale. Da var det nøyaktig det samme, men omvendt var jeg i et videomøte og telefonen min ringte hele tiden. Obra ganske enkelt.
For at jeg ikke skulle trenge å pensjonere meg i en alder av 35, trengte jeg et system. Et system der jeg hadde alt. Det eneste vi fant da var falmede kopier av Slack.
Det var da ideen til lynes ble født - et verktøy som ville samle all vår kommunikasjon, på ett sted. Et program som automatisk holdt meg opptatt med alle numrene mine når jeg satt i en «vanlig» samtale, et der varsler kan administreres på en enkel måte slik at vi kunne bygge og implementere kulturen vi ønsket: Fokusert arbeid med asynkron kommunikasjon først!
Men hvorfor går det ikke?
Det er slik landet ligger. På kontoret foregår mye av utvekslingen av informasjon mens du spiser lunsj, tar en kaffe eller passerer hverandre i gangen. Dette er en utveksling av informasjon som andre ikke kan ta del i. Det forblir mellom kolleger, uvitende om at det er nyttig informasjon for hele teamet.
Når du har implementert asynkron kommunikasjon på arbeidsplassen din med kolleger som jobber eksternt eller i utlandet, har du lykkes med en viktig del av en digital arbeidsplass — kommunikasjonsstrategien.
Geografisk beliggenhet blir irrelevant når du ikke forventer raske svar. Bra, ikke sant? Det at du sender en melding nå og får svar i løpet av natten betyr mindre, fordi det er liksom hele ideen.
Asynkron kommunikasjon er nøkkelen til effektivt arbeid på tvers av forskjellige tidssoner. Vi har kontorer i Sverige og Kina, uten en klar måte å kommunisere på, hadde vi ikke fått mye gjort i dagene
— Rickard, lynestryck.se
Når og hvordan bruker du asynkron kommunikasjon?
Kort sagt: nesten alltid.
Asynkron kommunikasjon kan brukes i de fleste områder av en digital arbeidsplass. Dette bør være metoden for deg intern kommunikasjon.
Hvordan du lønnsomt kan bruke strategien, vil vi diskutere nedenfor.
Diskusjoner som skjer asynkront
Diskusjoner trenger ikke å finne sted i sanntid. Tro det eller ei, men det er faktisk lettere å ha dem asynkront. Tenk på det, hvor mange ganger har du ikke i ETTERTID tenkt «Jeg ville ha sagt det i stedet». I en asynkron verden har du alltid tid til å suge på karamellen litt ekstra og fordøye det som er skrevet og vanligvis fører det til raskere beslutninger.
Her er noen eksempler på diskusjoner som bør tilpasses for asynkron kommunikasjon
- nyheter
Når du går ut med informasjon som angår alle. For eksempel når du ansetter en ny kollega - Ukentlige og månedlige oppdateringer
Statusoppdateringer fra avdelinger for å holde ansatte oppdatert - Prosjektplanlegging
Alle snakker om produktveikart, kommende sprinter eller neste trinn i prosjektet - Diskusjoner
Diskusjoner knyttet til markedsføringskampanjer, utvikling av nye tjenester og økonomiske prognoser - Generell tilbakemelding
Tilbakemelding relatert til nye tjenester, betaer eller nye selskapspolitikker
.avif)
Hvilke tjenester skal leveres for asynkron kommunikasjon?
Når jeg forteller andre hvordan vi jobber og viktigheten av asynkron kommunikasjon, får jeg ofte det samme spørsmålet: hvilken app bruker du?
Akkurat som jeg beskrev ovenfor, utviklet vi lynes for å muliggjøre fokusert arbeid uten distraksjoner, for å nå det såkalte dype arbeidsstadiet. Men asynkron kommunikasjon er ikke en tjeneste, men en måte å jobbe på og en metode.
Du kan for eksempel bare bruke e-post, men da krever det mye mer av deg som selskap. Selvfølgelig er det nyanser av hvor enkel en implementering kan være. Med e-post blir det omtrent 1000 ganger vanskeligere. Som et arrangement kan vi ta lynes Team som et eksempel, en slik overgang blir ofte sømløs ettersom den er mer fleksibel og tilpasningsdyktig til din virksomhet.
I fremtiden vil det derfor være viktig å velge verktøyene dine i henhold til hva du synes.
- Er det mulig å bruke asynkron kommunikasjon?
- Kan du ha trådede samtaler, reagere på meldinger og legge igjen kommentarer?
- Er det enkelt å tilpasse varslingsfeeden?
- Er tjenesten kalt lynes? (Ok, kanskje dette elementet du kan fjerne fra listen)
Hvis du kan svare ja til dem alle, har du ikke mye å bekymre deg for. Det gjenstår bare å bytte.
For å svare på spørsmålet jeg stilte tidligere, er dette tjenestene vi bruker til dette formålet.
- Kommunikasjon, samarbeid og telefoni: lynes
- Markedsføring og design: Sketch, Adobe, WordPress og OneNote
- Støtte: Lynes, Zendesk og TeamViewer
- Prosjektledelse: Trello
De asynkrone kommunikasjonsbudene
Bud eller grunnregler, kall dem hva du vil. Men en ting er sikkert, de trengs. Selvfølgelig er det ingen magisk formel som løser alle problemene som kan oppstå på en gang.
Hvis du har klare strategier for metoden, vil du lykkes, husk at det mest sannsynlig ikke vil skje over natten. Det vil også mest sannsynlig være kolleger med sterke meninger. Sukk, pesing og sutring kan forekomme i begynnelsen. Litt som det alltid er for noen når endringer skjer.
Men ikke bekymre deg, de vil ombestemme seg. Mest sannsynlig vil de være de største talsmennene - dine evangelister.
Hva med budene? De er som følger.
Klarhet er A & O
I asynkront arbeid er det viktig å bli enige om responstider, dette gjøres for å sikre at all kommunikasjon går fremover.
Vår tommelfingerregel: svar innen 18 timer, hvis du tar svar lenger, risikerer vi en flaskehals.
Frist? Å ha klare tidsfrister er viktig, minst like viktig er å være gjennomsiktig når noe ikke kommer til å være klart i tide. Sørg for å sikre dato og klokkeslett og oversette dem til alle tidssoner i teamet.
Vær tydelig og kommuniser tidsfrister som dette:
- Fullføres kl. 16.00 CET tirsdag 30. mars
Ikke vær vag og pass på fristen slik:
- Skal fullføres tirsdag
Det er ikke bare dine tidsfrister og tilbakemeldinger som skal være klare. Også tilgjengeligheten din, for eksempel når du er tilbake fra ferie, tar pauser, sitter i møter osv. Alt slik at kollegene dine vet når de skal forvente tilbakemelding.
Vi gjør det med lynes, det er både smart og enkelt. Der setter vi også varsler som vi selv ønsker, noe som gjør at vi kan nyte ferien til det fulle. Hvis det er visse samtaler og chatter du vil slippe gjennom, er det enkelt å tilpasse etter dine behov.
Være strukturert og organisert
Målet er å være minst like organisert som en bibliotekar (mitt stereotype bilde av en uansett)
Et av de viktigste øyeblikkene med asynkron kommunikasjon er å være organisert. Alle skal ha tilgang til informasjon uten å måtte be om det. Generelt betyr dette at du aktivt må jobbe bort informasjonssiloer. Husk at:
- Opprettholde innstilte strukturer i chat-kanaler
- Bruk trådede samtaler
- Ha samtalen på rett sted for riktig formål
Gjennom årene har vi jobbet aktivt med å organisere oss. Alt fra våre SharePoint-biblioteker, kunnskapsdatabase og Trello-tavler har hatt en sjanse.
Alt for at avdelinger skal ha enkel tilgang til informasjonen sin. Vår kundeserviceavdeling har alt de trenger i filbane samlet på ett sted. Så det spiller ingen rolle om de leter etter den nyeste brannmurinnstillingen eller en møteprotokoll - den er på samme sted.
Forarbeidet vi gjorde forenklet åpenbart overgangen til en helt digital arbeidsplass, og da pandemien var et faktum, ble endringen stort sett en leggetid. Vi trengte ikke å gå på kontoret.
Når du organiserer, eliminerer du behovet for synkron kommunikasjon. Du spør ikke hvor ting er fordi - ting er der ting skal være.
.gif)
Overkommunisere. Si det igjen og si det tydelig
Siden asynkron kommunikasjon ikke skjer i sanntid, er det viktig å være tydelig når du skriver. Alt for å unngå en «frem og tilbake» som bare fører til at ting tar veldig, veldig, veldig lang tid.
Normen for alle som jobber asynkront er overkommunikasjon ---- du skal være så ekstremt detaljert når du skriver at det vil være umulig å misforstå deg. Poenget? Du sender en melding i stedet for tre.
- Underkommunikasjon
Kan du legge ut rapporten om hvordan kampanjene våre har prestert når du har muligheten? - Overkommunikasjon
Kan du rapportere aktive kampanjer i Google Ads for inneværende kvartal? Jeg trenger rapporten innen 13:00 CET nå på fredag. Sørg for at du inkluderer alle søkeord og vår klikkfrekvens, kostnad per klikk og visninger. Takk skal du ha!
Mine beste tips for O V E R K O M U N I R E R A
- Unngå akronymer. Innenfor en gruppe kan det være greit. Men hvis du ikke jobber med markedsføring, kan CTR og CPC ikke være så åpenbare som for deg
- Et bilde sier mer enn tusen ord. Bruk gjerne bilder og skjermbilder for å forsterke det du snakker om
- Kommenter eller tegn på skjermbildene dine for å avklare hva du vil ha sagt
- Bruk ukedager, helst med dato og klokkeslett + tidssone hvis du jobber globalt
- Henvis og lenke til relaterte diskusjoner når du kan
- Unngå antagelser, det forlenger bare diskusjoner.
Kontroller diskusjonene dine
En asynkron diskusjon kan strekke seg over flere dager hvis ingen kontrollerer den. Å ha beslutningstakere og ledere i dem hjelper deg å ta beslutninger og føre prosjekter fremover.
Som en hendelse er det selvfølgelig ekstra viktig på avstand. Årsaken? For å unngå unødvendige diskusjoner som tar energi og kaster bort tid. Fra starten vil det være viktig for deg å ha bestemt deg for hvordan du bestemmer ting og hvilke personer som har hvilke mandater. Med disse brikkene på plass, har ting en tendens til å bevege seg raskere enn før.
Vær gjennomsiktig
Dette gjelder alle (digitale) arbeidsplasser. Åpenhet er et av de viktigste budene, for uten det risikerer du å hindre ansatte i å gjøre jobben sin - etter beste evne. Som tidligere kjent foregår utvekslingen av informasjon digitalt på en annen måte enn før. Det skjer ikke over en kaffe eller i gangen.
Derfor, når utvekslingen endres, er det viktig å ha så mange samtaler som mulig i kanalene til teamet og ikke i de direkte chattene. Dette gir alle tilgang til informasjonen, som ofte kommer pågående og fremtidige prosjekter til gode.
Slik kan du bli mer gjennomsiktig
- Ha så mange diskusjoner du kan i offentlige chat-kanaler der alle har tilgang til informasjonen
- Oppsummer hver uke som har gått og fremhev de viktigste hendelsene
- Bruk dashbord slik at du kan følge arbeidsflyter i sanntid uten å måtte be om status
Ved å holde alle oppdatert, minimerer du frustrasjon og irritasjon. Å ikke følge budene har en tendens til å drepe produktiviteten. Så sørg for å skape en bedriftskultur basert på åpenhet, en kollektiv tillit og en gjensidig forståelse.
Snip, snap, cop og sagaen om asynkron kommunikasjon var over. Her finner du vår siste del av serien, et sammendrag av alt!
