Del 5: Sammendrag - Sagaen om asynkron kommunikasjon og synkron kommunikasjon har kommet til en slutt

Nå som denne bloggserien har nådd sin endelige destinasjon, for denne gangen, kan vi se tilbake og si at: kommunikasjon er banne meg ikke lett.

Det er sikkert fallgruver med fjernarbeid, og det er lett å snuble inn i tidssoner, sette seg fast i minnefeltet og, kanskje verst av alt, dø synkron død.

Derfor har jeg samlet hvordan vi jobber - lynes-måten - slik at du kan bli inspirert når det er på tide for deg å gjennomgå din interne kommunikasjon.

‍

Hvordan vi jobber hos lynes Telefoni synkront og asynkront

Vi har jobbet eksternt i lang tid, faktisk siden starten og har derfor gått på de fleste minusene. Jeg håper tipsene våre kan hjelpe deg med å utforme din neste kommunikasjonsstrategi.

Slik bruker vi lynes til å kommunisere synkront og asynkront.

Henviser til deg - Si det med farger!

Vi kontrollerer tilgjengeligheten vår med henvisningene i lynes. Målet er at vi signaliserer oppmøte til kolleger uten å måtte bli spurt «Er du opptatt?»

Jeg kan enkelt tilpasse referansene i lynes slik at de passer meg. To referanser som jeg bruker ofte er:

• Min Ikke forstyrr - Dypt arbeidhenvisning som ikke slipper samtaler til fasttelefonnummeret mitt, de havner i telefonsvarer. Mens samtaler til mobilnummeret mitt alltid kommer. Jeg har også blokkert chatvarsler slik at det er enkelt å jobbe uforstyrret. Så: ingen samtaler på jobbnummeret og ingen chatvarsler.
• Hva med mobilnummeret? Hvorfor er den åpen? For meg er det viktig å alltid være tilgjengelig i presserende saker, både private og arbeidsrelaterte.
• Tilgjengelig Navnet sier det meste av det, men jeg skal forklare for sikkerhets skyld. Når jeg blir referert som tilgjengelig, er både mobilnummeret og fastnummeret mitt åpent, og jeg mottar chat-varsler.

For meg er disse referansene best egnet, kombinert med hverandre. Dager eller morgener når jeg vil jobbe uforstyrret, bruker jeg alltid ikke forstyrr for å maksimere tiden brukt i dypt arbeid.

Andre dager er jeg tilgjengelig mens jeg venter på samtaler fra leverandører og partnere.

For at jeg skal lykkes med dette, planlegger jeg dagene og ukene mine nøye for å gi meg selv betingelsene for å jobbe effektivt. Noen dager bruker jeg på uavbrutt arbeid, mens andre er møtedager når jeg er tilgjengelig.

Ha en klar struktur i chatten og trådede samtaler

Vi har en klar struktur i chatkanalene våre. For å holde torpene organisert har vi flere forskjellige lag. Der finner vi blant annet marked, back office, salg, support, leverandører og engineering.

Under hvert lag er det chatkanaler for den respektive gruppen og avdelingen. Denne strukturen gjør det enkelt å finne informasjonen du leter etter, selv om det er enkelt å søke etter spesifikke kanaler.

I chat er en av de viktigste retningslinjene våre å bruke trådede samtaler. Ofte bidrar flere til emnet, men på forskjellige tidspunkter betyr at konteksten ville ha forsvunnet uten tråden ettersom flere meldinger blir skrevet i kanalen.

Derfor er vi nøye med å alltid ha trådede samtaler.

Filene er strukturert som chatkanalene våre

Strukturen til mappene våre samsvarer med strukturen til chatten av den enkle grunnen at det blir naturlig å vite hvor filene er når du leter etter det nyeste produktarket eller møteprotokollen. Vi valgte SharePoint for formålet, og for oss fungerer det kanon!

Videomøter: når, hvordan og hvorfor?

Tross alt har vi allerede lært at noen samtaler skal foregå synkront, og noen av disse er en-to-en og utviklingssamtaler. Da henvender vi oss alltid til et videomøte for best resultat, og selvfølgelig finner de sted i lynes.

I tillegg streber vi etter å stadig redusere antall videomøter.

De eneste som hele tiden har et videorom i gang er supportteamet vårt, der de kan konsultere hverandre om pågående saker, akkurat som de gjorde på kontoret. Så de fungerer - av selvforklarende selv - fremdeles synkront.

‍

Så vi har møter i Lynes

Våre interne møter er få, men de er godt planlagte og effektive møter.

De tilbakevendende møtene vi har er ukentlige avstemninger for hver avdeling og en annenhver uke for hele gjengen på lynes telefoni.

Felles for alle møter er at de har en klar agenda og nøye utvalgte deltakere. Alle som blir kalt til møtet har en viktig rolle i det.

Avsluttende tanker:

Å ha riktig strategi for hvordan du skal jobbe eksternt er avgjørende, det er ingen overdrivelse å si at det enten vil være en katastrofe eller en suksesshistorie og husk:

• En digital arbeidsplass som ikke bruker synkron kommunikasjon ordentlig, har kolleger som hele tiden er online og kolleger som er i ferd med å bli utbrent. Det får ikke muligheten til å jobbe uforstyrret.
• En digital arbeidsplass som ikke implementerer asynkron kommunikasjon riktig, har kolleger som ikke kan samarbeide effektivt. De vil føle seg ensomme, isolerte og mangelen på å kunne sosialisere kan føre til at personen slutter

Det krever en balanse mellom de to kommunikasjonstypene der asynkron går før synkron. Når de jobber og lever i symbiose, er resultatet vanligvis en digital arbeidsplass med høy produktivitet, fornøyde medarbeidere og et harmonisk selskap som opererer utover tidssoner og på tvers av kontinenter.

Buzz Lightyear sa det best «Towards Infinity and Beyond»

‍