I 2020 og 2021 har alle deltatt i et ufrivillig eksperiment: Arbeide hjemmefra. Pandemien tvang oss til å jobbe hjemmefra, og alt endret seg på en dag. Midt i eksperimentet kan vi konkludere med at det ikke er noe normalt med den «nye normalen», men det trenger ikke nødvendigvis å være noe dårlig.
Når vi ser frem til den nye normalen, der fjernarbeid har blitt en del av hverdagen og kontorlokaler hører til en svunnen tid, er jeg optimistisk om at flere og flere arbeidsplasser vil se den positive effektiviteten som fjernarbeid gir.
Men for å ha en engasjert og produktiv digital arbeidsstyrke, trenger du kombinasjonen av riktig praksis, retningslinjer, tillit, engasjement og åpenhet i organisasjonen på alle nivåer for å lykkes.
Vi i lynes Telefoni har vært spredt rundt i Sverige i nesten et tiår. Her er noen av våre beste fremgangsmåter for å bygge et rammeverk fokusert på fjernarbeid med en sterk kultur, høy produktivitet, positiv moral og høyt servicenivå på en langsiktig og bærekraftig måte.
Sikkerhet skaper suksess
Studie etter studie viser det samme, de best presterende distanselagene har en ting til felles: At teammedlemmene føler tilhørighet og sikkerhet. En kjent studie fra Google viser at hvis du måler sikkerhet alene, kan du forutsi suksessen til teamet ditt uavhengig av hvilken avdeling de tilhører.
Nå tenker sikkert de fleste ledere det samme «Hvordan bygger jeg sikkerhet når alle er spredt?»
Svaret er å lage digitale ekvivalenter til rammer som eksisterte i det fysiske kontoret
La oss bryte det ned. Ta kaffemaskinen eller kafferommet du har på kontoret som et eksempel. Det er et sted hvor du henger og slapper av. De snakker om helgeplanene og nye serier som kollegene bare MÅ se, ja du ser.
Vi har gjenskapt kaffemaskinen i lynes, vi har en chatkanal som er vårt digitale kafferom der vi snakker om ikke-arbeidsrelaterte ting. Det er like magisk å være i vårt digitale kafferom som det er å være i vårt fysiske. Vi henger og slapper av. Det er sikkerhet, enten vi blir sett digitalt eller fysisk.
Slik skaper vi sikkerhet
- Privat chat-kanal for teamet: Avdelingene jeg har ansvaret for har alltid hatt private chatkanaler i lynes. Her snakker vi om alt mellom himmel og jord. Vi trenger ikke å holde oversikt over disse chat-kanalene fordi det meste av det som er skrevet der ikke er jobbrelatert. Det er avdelingens sted å henge og henge med.
- Chatkanal for hver lokalitet: Vi har en chatkanal for hver lokalitet som lynes Telefoni ligger på. I vår lokale chat-kanal diskuterer vi arrangementer, vær, lunsjpauser, aktiviteter og planlagte After Works (nå digitale) osv. En kanal for hvert kontor skaper fellesskap mellom avdelingene.
- Digitale 'hangouts': Det er ikke lett å ha en After Work når det er en pandemi eller når det er 500 km mellom deg. Hva bør gjøres for å styrke «vi» -følelsen i avdelingen da? Digitale Hangouts! Digital After Works, lunsjer, felles frokost, hva som helst! Denne typen digital kommunikasjon bygger fellesskap og båndene i avdelingene styrkes.
- Bemerkelsesverdige prestasjoner: En skikk som jeg virkelig elsker er at vi deler feilene vi har gjort, like ofte som vi tar hensyn når noen har prestert utenom det vanlige. Vi tilbyr oss selv, det har vi alltid gjort, noe som har ført til at vi har det veldig gøy når vi jobber. Kulturen vi har skapt sier at det er greit å gjøre feil, forutsatt at vi lærer noe av dem. Jeg som leder deler mine mangler for å normalisere menneskelige feil. Vi avslutter vanligvis møtene våre med å ta hensyn til hverandres prestasjoner og fremheve de som har gjort noe utenom det vanlige.
Når du har laget rammeverket som fungerer for avdelingen, vil du oppdage at kulturen får et eget liv og utvikler seg etter hvert som ansatte blir bedre kjent. Ikke vær redd for endring, vær fleksibel og prøv nye ting når avdelingen vokser og gamle rammer ikke fungerer.
Digital arbeidsstyrke med høy ytelse
Min formel for å bygge tillit er integritet, struktur over tid og pålitelighet. La meg forklare. Et spørsmål jeg ofte får er «Hvordan vet du at de jobber når de ikke er på kontoret?» Svaret er enkelt. Med glassklare forventninger til arbeidet kombinert med en resultatorientert kultur, vel da er det ikke mye å bekymre seg for.
Mange selskaper som har omfavnet fjernarbeid har blitt mer gjennomsiktige og datadrevne. Dette har igjen ført til at personalet har blitt vant til å jobbe mot mål. De skal være mål som er enkle å følge opp og forankret med de som utfører arbeidet. Målene til hver enkelt er knyttet til selskapets mål. På denne måten vinner du sammen og taper sammen. Vinn eller tap, resultatet er vanligvis et mer tett sammensveiset lag.
Men med et klart mål vil det være enkelt for både leder og medarbeider å se hvordan de har prestert. For de som jobber eksternt, er målsetting og oppfølging ekstremt relevant fordi du ikke lenger kan trykke noen på skulderen for å spørre hvordan det går.
Kommunikasjon og vurdering rundt målene må være tydelig for at den skal fungere
Når målene er satt, er det på tide å følge opp. Jeg har jevnlige 1-2-1 møter der vi går over utvikling, utfordringer, fremgang og hvordan vi skal prestere mot målene. For oss, en spredt organisasjon, har det blitt gjort eksternt i årevis via lynes. Som jeg skrev tidligere, er formelen min for å bygge tillit: integritet, struktur over tid og pålitelighet.
.avif)
Den vanligste utfordringen vi har i dag er: Telearbeidstilliten. Det er noe mange ledere er skeptiske til. Å ha en høytytende avdeling som jobber eksternt er bare oppnåelig hvis du fjerner fordommer, fordommer som raskt kan krype inn på kontorer. Eller hjemme for den saks skyld.
Kollektivet blir viktigere enn noen gang
På et kontor er det ofte noen få mennesker som alltid sørger for at lysene er på, kaffemaskinen er påfylt og at det er laktosefri melk. De såkalte kontorheltene. De kan være en kollega eller en sjef. Men en ting som er sikkert er at det vanligvis er de samme menneskene. De tar hensyn til noen som feirer bursdagen sin eller samler inn penger for å sende en blomst.
I den digitale verden blir ting litt vanskeligere, fordi kontorhelten kanskje ikke er i alle avdelinger. Derfor er det viktig for alle å bidra til å skape sin egen kultur. Selvfølgelig er det et felles digitalt kafferom tilgjengelig, men hver avdeling trenger sitt eget uavhengige rammeverk.
- Vår kundeserviceavdeling har en daglig videokonferanse i Lynes. De som vil henge litt før jobb logger inn og snakker om alt mellom himmel og jord før de begynner
- Vårt back office «ser» to ganger i uken
- Teamet i markedet «ser» mandager og fredager. De har ført dem til å bruke tavlen mer enn noen gang, selv om den nå er digital.
- Hele selskapet blir «sett» annenhver uke
Så nøkkelen er at alle mennesker og avdelinger tar initiativ og bidrar til å bygge en avstandskultur som passer dem, enten det er gjennom en stige-konkurranse, beste matboks eller daglige videomøter. Prøv det ut!
Styrk teamet ditt for å være det beste i den virtuelle verden
Pandemien vil neppe være over i 2021, og hele eksperimentet med arbeid hjemmefra vil sannsynligvis være vår nye hverdagsliv. Det i seg selv kan være bekymringsfullt for mange. Men med riktig holdning og ledelse er det mulig å skape en virtuell arbeidsplass der du liker minst like mye som på kontoret.
Det er aldri for sent å gjøre endringer. Kultur er grunnlaget for å skape et effektivt team som jobber eksternt enten det betyr flere videomøter eller ikke. Lykke til!
