Del 1: Fallgroparna med distansarbete

Det här är inlägg 1 av 5 i en serie om synkron och asynkron kommunikation

Idag är en global organisation ganska vanligt. Företagskommunikation mellan länder likaså. Fler företag än någonsin jobbar på distans och outsourcing av tjänster sker i större utsträckning idag än tidigare.

Att ha ett gäng utvecklare i Italien, designteamet i L.A. och backoffice samt fler utvecklare i Sverige är inte så konstigt. Att man är på kontoret någon dag och sen kanske jobbar hemifrån ett par gånger i veckan är inte heller konstigt. Men för bara några år sen lät det omöjligt.

Då var vi långt ifrån redo och hade noll kunskap i hur man skulle hantera en organisation på distans där ibland olika tidzoner är en faktor.

Vart börjar vi?

Fler företag har anammat distansmetoden och genomgår i skrivande stund en digital transformation. Pandemin är såklart katalysatorn kombinerat med en mer mogen teknik. Tjänster så som lynes, Office 365, DropBox, Hubspot, Trello och G suite gör det möjligt.

Det har lett till att vi har lämnat industrisamhället bakom oss och gått in i: ”Anders! Vi ser dig men hör dig inte”-eran

Trots att distansarbete växer är det fortfarande i sin linda. Vi lär oss fortfarande hur man ska implementera ett ramverk för distansarbete, hur storskaliga projekt på distans ska drivas, hur man ska anställa medarbetare utanför Sveriges gränser och hur onboarding sker när man inte sitter i samma konferensrum. Som jänkarna säger ”it’s a whole different ballgame”.

Den största utmaningen för digitala arbetsplatser är internkommunikationen. Kommunikation? Det är väl det minsta problemet?  Med några få knapptryckningar får du ju iväg ett meddelande till långtbortistan. Busenkelt!

Nja, när man växer som företag är det viktigt att anpassa och optimera kommunikationen så att den skalar korrekt, nyckelorden är skalar korrekt och det är inte enkelt. Det kan snabbt bli ett monster som dödar produktiviteten.

Som en distansorganisation är det viktigt att tänka på

• Hur avdelningar kan arbeta tillsammans trots att de befinner sig i olika tidszoner
• Vad för roll asynkron- och synkron kommunikation har
• Vad för olika system används för att kommunicera idag? WhatsApp? Mejl? Chatt?
• Vilka är de bästa verktygen för kommunikation anpassat för distansarbete?

Syftet med den här inläggserien är att hjälpa er att strukturera er internkommunikation och ge er de rätta verktygen för att samarbeta mer effektivt.

Framför allt kommer inläggen att visa dig hur kommunikationen i företaget kan struktureras på ett sådant sätt att den tar hänsyn till tidszoner, arbetsbelastning och transparens inom företaget.

Den uppenbara skillnaden när man jämför att jobba på distans och på kontor är att de sistnämnda inte kräver perfekt kommunikation. Missförstå mig rätt, det är viktigt, men den behöver inte vara perfekt.

Så är ju inte fallet när man arbetar på distans. Då är vi tillbaka till perfekt kommunikation igen. När kontoret ersätts med en digital arbetsplats blir företagets samarbetsverktyg eller chattprogram livsviktiga. Hur ni strukturerar företagets sätt att kommunicera är alltså avgörande.

Navigera mellan tidszoner

Att förvänta sig ett snabbt svar när du befinner dig i Ödeshög och din kollega ligger och sover i LA vore befängt. Men det är också en av de stora utmaningarna för distansarbetet. Om arbetet är fördelat över olika tidszoner är det viktigt att vara organiserad så inte tidsskillnader blir en flaskhals.

Vilket det lätt kan bli.

‍

Distansarbete och förlusten av känslomässiga nyanser

När tonen eller ett ansiktsuttryck förändras uppmärksammas det fort av kollegorna runt om, dessa subtila förändringar ger oss en inblick i hur någon mår. Att vara chef på digital arbetsplats är en utmaning, det är inte längre lika enkelt att snappa upp hur en kollega mår när nyanserna försvinner. Det ställer högre krav på oss som chefer och kollegor. Tyvärr finns det många chefer som missar detta helt och hållet eller väljer att strunta i det.

En intressant artikel från Harvard Business Review skriver att nyanserna försvinner i digitala konversationer vilket blir kostsamt.

”Vad är det som saknas i våra chattmeddelande, e-mail, SMS, telefonkonferenser? Kroppsspråk, ansiktsuttryck och nyanser. Även om vi befinner oss på samma kontor lämnas tonen i ett mejl eller chattmeddelande vidöppen för tolkning. Dessa misstolkningar kan bli dyra, påverkar moralen, engagemanget, produktiviteten och innovationen.”

För att säkerställa att hälsan på digitala arbetsplatser måste man hitta andra vägar för få en inblick hur kollegorna egentligen mår.

Bevara transparens på en digitalarbetsplats

Informationssilon är en flaskhals. Det skapar luckor i hur kunskapen sprids inom ett företag och leder till försämrad prestation. Förutsättningarna för att göra ett bra jobb minskar drastiskt när man måste förlita sig på nyckelpersonernas tillgänglighet. Tyvärr är detta en sanning på många företag oavsett om man arbetar på distans eller inte.

Utan noggrann dokumentation över diskussioner och beslut som fattas bildas en informationshierarki där de som arbetar på distans hamnar längst ner. Tumregeln för att undvika detta är: När man har avdelningar som arbetar på distans, arbetar alla på distans. Oavsett avdelning så ska rutinerna anpassas efter distansarbete, först då blir ni en digitalarbetsplats. Det gäller alltså även om ni har medarbetare som också är på kontoret ibland.

Saknar ni interna wikis, väldokumenterade rutiner, SharePoint-bibliotek som alla kan ta del av motarbetar ni omedvetet de som arbetar på distans. För då sker kommunikationen i det dolda och ni bygger informationssilon. Digitala arbetsplatser måste hitta rätt mix av verktyg och processer för att säkerställa att alla har tillgång till information de behöver.

Läs vidare: Del 2: Vad är synkron och asynkron kommunikation?