Jobbar du i projekt? Förenkla projekthanteringen med lynes

Jobbar du ofta i projekt? Då kommer du att älska lynes. Vår plattform, som kombinerar telefoni och samarbetsverktyg, är nämligen sprängfylld av funktioner som gör din projekthantering mycket smidigare. Här lär du dig mer om hur du använder lynes för att hålla era projekt organiserade och välinformerade.

Hur fungerar projekthantering i lynes?

Genom att flytta projektets kommunikation från e-post till lynes kommer ditt team att jobba både snabbare och effektivare. Alla konversationer, filer, dokument och bilder finns samlat på ett och samma ställe. Det gör att du – och alla projektmedlemmar – superenkelt hittar filer, styrdokument eller annan projektdokumentation genom en enkel sökning. Vi vågar lova att er projekthantering kommer att bli avsevärt mycket enklare!

Skapa dedikerade kanaler för varje projekt

Att kommunikation sker via e-post är ofta ett problem när man jobbar i ett projekt. Viktig information kan fastna i inboxen hos enskilda projektmedlemmar eller glömmas av.

I lynes behöver du inte oroa dig för det, då allt projektarbete sker i dedikerade chattkanaler. Varje kanal blir ett rum där all information för projektet finns samlat på ett och samma ställe.

Det gör att alla medarbetare som jobbar i ett projekt har tillgång till samma information. Samtidigt kan nya projektdeltagare enkelt läggas till och direkt få tillgång till all dokumentation och historik i kanalen.

Så hur gör man för att starta sitt första projekt i lynes? Det första du bör göra är att sätta upp kanalen och bjuda in deltagare. Här nedan går vi igenom hur du kan göra!

Innan projektet startar: skapa en ny kanal och lägg in viktig information

Varje projekt bör ha en dedikerad kanal i lynes, men vad innebär det? Låt oss börja med ett exempel: du planerar ett event som involverar flera avdelningar såsom försäljning, marknad, eftermarknad och ekonomi. Avdelningarna berörs dessutom i olika skeden i projektet.

Det första du bör göra är att skapa en dedikerad kanal som du kallar ”Event och seminarier”. Lägg sedan in projektinformation och riktlinjer för kanalen, innan du bjuder in projektets medlemmar.

Gör så här:

1. Skriv ett välkomstmeddelande i kanalens informationsruta. Genom att skriva och färglägga välkomstmeddelandet kommer alla som går med i kanalen att se den. Beskriv också målen för projektet i detalj och försök att ha en tydlig deadline med milstolpar för projektet.
2. Ladda upp viktiga filer och dokument så att alla kan ta del av dem och förstå projektets omfattning. I exemplet med ert planerade event kan det till exempel vara design för inbjudan, ritningar för lokalen där det ska hållas och PowerPoints som talarna ska använda.
3. I lynes kan du använda reaktioner för att ta beslut. Så om du är osäker på vilken inbjudan som är bäst, kan du ladda upp båda filerna till kanalen och be teamet rösta på den de tycker bäst om.
4. Håll informationsrutan levande! När en av projektets milstolpar är passerad uppdaterar du inforutan med nästa mål. Att ha inforutan uppdaterad med nästa milstolpe gör att projektteamet jobbar mer motiverat och målorienterat.

När du har skapat kanalen och förberett med viktig information är det dags att bjuda in projektmedlemmarna.

Vid projektstart: förväntningar och riktlinjer

Inkludera alla, med gäster i kanalen slipper ni e-post. Ert projekt är troligtvis beroende av fler partner än de interna. För att förenkla och effektivisera ert projektarbete rekommenderar vi att bjuda in de leverantörerna som ni ska jobba med i projektet. På så sätt slipper ni e-post och att råka missa viktig information. Det blir helt enkelt en lösning helt över gränserna som tar ert projektarbete till nästa nivå.

När projektets ”hem” är skapat kan du bjuda in projektmedlemmarna. Tänk på att meddela alla att all kommunikation för projektet från och med nu ska ske i lynes.

Det innebär till exempel att man inte ska skicka e-post med uppdateringar för projektet, lägg det i projektkanalen istället. När ni har projektmöten och fattar beslut, lägger ni upp mötesanteckningarna i projektets kanal, istället för att maila ut dem.

Om ni får information från en extern partner via e-post kan ni dessutom enkelt dela med er av mailet i kanalen, så att alla kan ta del av innehållet.

Vid projektstart: förväntningar och riktlinjer

Inkludera alla, med gäster i kanalen slipper ni e-post. Ert projekt är troligtvis beroende av fler partner än de interna. För att förenkla och effektivisera ert projektarbete rekommenderar vi att bjuda in de leverantörerna som ni ska jobba med i projektet. På så sätt slipper ni e-post och att råka missa viktig information. Det blir helt enkelt en lösning helt över gränserna som tar ert projektarbete till nästa nivå.

När projektets ”hem” är skapat kan du bjuda in projektmedlemmarna. Tänk på att meddela alla att all kommunikation för projektet från och med nu ska ske i lynes.

Det innebär till exempel att man inte ska skicka e-post med uppdateringar för projektet, lägg det i projektkanalen istället. När ni har projektmöten och fattar beslut, lägger ni upp mötesanteckningarna i projektets kanal, istället för att maila ut dem.

Om ni får information från en extern partner via e-post kan ni dessutom enkelt dela med er av mailet i kanalen, så att alla kan ta del av innehållet.

Detta bör ni flytta från e-post till lynes:

• All konversation om projektet
• Anteckningar från projektmöten
• Alla filer som rör projektet såsom designfiler, styrdokument, avtal och deltagarlistor
• E-post från extern part delas direkt till chattkanalen

Fördelen med att jobba i projekt på det här sättet är att all information finns på ett och samma ställe, vilket sparar tid och gör arbetsdagen mer bekväm.

Ni blir dessutom inte lika personberoende – om någon slutar eller går ur projektet finns fortfarande all information kvar på samma ställe.

Under projektets gång: koordinera teamets uppgifter i er kanal

Nu när du har skapat kanalen för ert projekt, delat viktig information och bjudit in projektteamet, är det dags att planera och delegera uppgifter.

• Ge förslag på några datum på när teamet kan ses för ett första möte för att diskutera budget och tidsramar. I lynes delar du några datum i kanalen och ber helt enkelt projektdeltagarna ge tummen upp eller tummen ner för de olika datumen.
• Håll medarbetarna uppdaterade med schemalagda statusuppdateringar. Dela med dig om den senaste informationen i projektet genom att posta veckouppdateringar så att alla vet vad som händer.
• Du kan dessutom hålla projektmöten, eller göra snabba avstämningar, som telefonmöten eller videomöten, direkt i lynes.

Förutom att ladda upp mötesanteckningar eller dela med sig av filer är det klokt att integrera kanalen mot externa tjänster som Trello. Med integrationen mot Trello får ni uppdateringar till er projektkanal när uppgifter tilldelas eller slutförts.

Under projektets gång är det viktigt att ni alltid uppdaterar med de senaste filerna och dokumenten i kanalen. Kanalen utgör en katalog över de senaste versionerna, vilket gör att nya projektmedlemmar kommer snabbare in i projektet eftersom all information som de behöver finns i kanalen.

Projektets slutfas: granska och arkivera

När ditt projekt närmar sig slutet kan din kanal fungera som ett arkiv för framtiden.

Planerar du att schemalägga ett avslutande möte? Dela också dessa mötesanteckningar i kanalen. Planerar du ett liknande event i framtiden? Kopiera upplägget i kanalen och gå igenom vad som kan förbättras.

När projektet är avslutat och klart kan du samla feedback från andra i företaget och dela denna information i kanalen.

Du kan också arkivera kanalen. Skriv då ett sista tackmeddelande till alla projektdeltagare och påminn dem om att kanalens historik fortfarande är sökbar om man vill få tillgång till projektets filer, dokument eller konversationer.

Sammanfattningsvis

Att flytta dina projekt till lynes är superenkelt och hjälper alla i ett projektteam att samarbeta och arbeta mer transparent. Ska du starta ett nytt projekt? Då kan du använda processen som beskrivs ovan som fungerar lika bra om ni jobbar på distans eller inte.

Och glöm inte, kanaler kan användas för mycket mer saker än att organisera projekt. De kan lika väl användas som samlingsplats för team, avdelningar, kontor, sociala aktiviteter – till och med för samarbete med externa organisationer och personer.