Vad är en hybrid arbetsplats och är du redo för den?

Arbetsplatsen har varit på våra läppar under en längre period nu. Huruvida den är digital, fysisk eller en kombination av båda har det diskuterats flitigt kring.

Vi har redan skrivit spaltmeter om den digitala arbetsplatsen och att arbeta hemifrån men inget om den hybrida – fram tills nu.

För visst är det så att det finns folk som gillar kontoret medan andra älskar att jobba hemifrån, så varför inte ge dina anställda det bästa av två världar?

Så nu är det hög tid att prata om den hybrida arbetsplatsen och hur du ska lyckas med att bibehålla ett produktivt hybridteam.

Känns det jobbigt? Tänk som Pippi Långstrump.

Det har jag aldrig provat förut, så det klarar jag säkert!

Först och främst:

‍

Vad är en hybrid arbetsplats?

En hybrid arbetsplats är en kombination av det traditionella kontoret och distansarbete. Alltså en arbetsplats som anpassar sig efter vart de anställda vill jobba för stunden, oavsett om det är hemma, på landet eller på kontoret.

Nu kanske du tänker ”men hallå, jag läser alla era blogginlägg, det är låter väldigt likt en digital arbetsplats”. Du har delvis rätt.

En hybrid arbetsplats behöver en digital struktur för att lyckas.

Här handlar det om hur vi kommer jobba i framtiden, efter pandemin, du vet när man kan vara på kontoret – om man vill.

Jag hatar att behöva använda uttrycket men det jag menar är det ”nya normala”

Det är alltså en arbetsplats som är, som finns och som existerar på den platsen du befinner dig. Fiffigt va?

Är en hybrid arbetsplats ett måste?

Ja, med största sannolikhet är det ett måste. Allt för att tillfredsställa den breda massan av anställda och med några få enkla trick ser du till att ha anställda som trivs, är produktiva och har en bra gemenskap.

En studie (det finns många) visar att 26% vill fortsätta jobba hemifrån på heltid, 49% vill jobba utifrån en hybrid modell där man blandar kontoret och distans medan 25% uppger att de vill jobba från kontoret på heltid.

1 av 3 säger att de skulle börja leta efter ett nytt jobb om deras arbetsgivare krävde kontorsnärvaro på heltid. Så riskera inte att tappa kompetens bara för att fylla upp 500 kvm kontorsyta.

Även om vissa vill tillbaka till kontoret verkar det trots detta inte återgå till det normala. Anställda (Tror det är Generation Z som härjar) vill, även på kontoret, diktera villkoren mer och mer. Deras önskelista enligt studien ser ut så här:

• Möjlighet att bestämma arbetstider
• Eget kontorsrum
• Betald resa till och från jobbet (Tåg, buss eller drivmedel till egen bil)
• Avslappnad dresscode. Läs: t-shirt och jeans.

Arbetar ni inte mot en hybrid modell är det dags nu. För annars riskerar du att tappa talang, misslyckas i rekryteringen och minska produktiviteten hos medarbetarna.

‍

Fördelar med hybridmodellen

Det finns många fördelar med att låta anställda jobba därifrån de önskar. Här kommer några:

• Glada medarbetare
  Medarbetare som får välja fritt vart de jobbar trivs, enligt en uppsjö av studier, bättre på sitt jobb.Du får enklare ihop livspusslet och kan jobba efter ett schema som passar dig.
  
  Se till att ni jobbar så asynkront ni bara kan. Vill du veta skillnaderna mellan synkront och asynkront kan du lära dig mer om det här

• Ökad produktivitet och fokus
  När du själv får välja vart du jobbar tenderar du att bli mer produktiv än tidigare. Bland annat för att störningsmoment minimeras och du tappar inte tid vid kaffemaskinen.
  
  Men såklart gäller det inte alla. Jag provade pomdorometoden för att maximera mitt fokus när jag jobbade på distans.

• Sänkta kostnader
  ‍Vilken företagsledare gillar inte detta? Om din organisation anammar den hybrida modellen behöver ni inte längre det där stora kontoret. För tanken är inte att alla ska ha en fast arbetsplats.
  
  Även om kontoret kommer spela en viktig roll, kan ni troligtvis minska ytan.

Nackdelar med hybridmodellen

Allt är såklart inte guld och gröna skogar med det här sättet att jobba. Men det är ingen ko på isen. Allt går att undvika förutsatt att ni är förberedda, har rätt verktyg och jobbar på rätt sätt med smarta policys.

• Ökad risk för utbrändhet
  När du jobbar på distans löper du större risk att bli utbränd då det faktiskt kan vara svårare att koppla bort. Du riskerar alltså att alltid vara tillgänglig och aldrig på tid för återhämtning, du blir en så kallad distanszombie
• Informationssilos
  ‍När vi jobbar efter en hybrid modell är det enkelt att missa saker. Information som tidigare tagits på stående fot faller mellan stolarna och de som jobbar på distans riskerar att hamna utanför om ni inte har rätt policys på plats. Tänk på att:
  
  • Samla all konversation om projekt, deadline osv i chattkanaler så att alla får ta del av samma information
  • Använd trådade konversationer
  • Ha kanaler för alla avdelningar, underavdelningar och projekt
  
  

• Förlust av känslomässiga nyanser
  När du och dina kollegor inte ses som vanligt försvinner ofta tecken på ens välmående. Det är inte lika enkelt att plocka upp subtila signaler på att en kollega inte mår bra, det är en av de största fallgroparna på distans.

Därför blir det extra viktigt för chefer att de vet hur de ska agera på en hybrid arbetsplats.

Mina fyra tips för att upprätthålla ett produktivt hybridteam

1. ”Distans först-kulturen”
   Allt ni gör, alla policys, möten och så vidare ska i grunden skapas utifrån att ingen är på kontoret. Det kanske låter helknasigt men i takt med att ni blir mer och mer digitala/hybrida kommer ni tacka mig.
   
   Om inte nu, så sen. Att börja nu är alltså en bra idé.
   
   Utgå från att ingen är på kontoret trots att kanske 30% av personalstyrkan kommer vara det. På så sätt riskerar ni inga informationssilos. Tänk på att:
   
   • Ha rätt verktyg och policys för att lyckas med er internkommunikation
   • Alltid inkludera en videolänk i en mötesinbjudan
   • Be alla att ansluta till möten via sin egen dator. Tryck inte in 5 personer i ett konferensrum bara för att ni råkar vara på kontoret. Det enda som händer är att ni tappar närheten, ansiktsuttryck och försämrar flowet i era möten
2. Skapa en trygg arbetsplats där ni litar på varandra
   Du och dina kollegor kommer inte alltid vara på samma plats och då är det viktigt att bygga en kultur där ni litar på varandra. För ingen gillar en chef som ringer för att ”kolla läget” när man jobbar hemma.
   Här har vi samlat mer tips till dig som chef om hur du kan (och bör) agera i ett hybridteam
   Bygg en kultur där ni mäter resultat i stället för tid. Att mäta tid är sååååå 2018.
   ‍
3. Lyssna på vad medarbetarna har att säga
   ‍Precis som du säkert mäter er kundnöjdhet är det minst lika viktigt, om inte viktigare, att mäta medarbetarnöjdheten för att säkerställa att alla trivs, har rätt förutsättningar och mår bra på distans eller på kontoret.
4. Erbjud möjligheter att interagera med kollegorna
   Ahh, ljuva kaffemaskin. Vattenhålet där vi samlas, skrattar och ibland t.o.m. drar en fräckis det är en plats som är svårt att ersätta. Eller?
   
   När ni är en hybrid arbetsplats är det viktigt att bibehålla spontana konversationer. Därför är det viktigt att ha chattkanaler för varje team som inte rör jobbet, en kanal där man kan skicka en rolig bild på en katt, en låt eller den bästa serien på Netflix.
   
   
   • Prova ät digitala luncher med kollegor
   • Häng kvar i ett mötesrum efter ert digitala möte är över enbart för att snacka
   • Ha en stående videokonferens där man kan hoppa in om man vill ha sällskap
   • Stärk teamet, även på distans, genom att göra lite teambuildning-aktiviteter

Så här hjälper lynes till i en hybrid arbetsplats

För att vara en hybrid arbetsplats krävs egentligen inga speciella verktyg, men för att vara en lyckad sådan behövs lite hjälpmedel.

Enter: lynes.

lynes möjliggör den hybrida arbetsplatsen och all dess kommunikation. I appen har du alltifrån en smart företagsväxel till ett verktyg för att genomföra undersökningar. Häng med så går vi igenom några användbara funktioner.

• Håll ihop gänget med chattmeddelanden
  När du jobbar på en hybrid arbetsplats är det viktigt att snabbt kunna ge och få information. I lynes har du en inbyggd och kraftfull chatt som möjliggör direktmeddelanden, gruppchattar och kanaler.Använd smarta funktioner så som trådade svar eller någon av våra integrationer för att ta ditt chattande till nästa nivå

• Se till att ni alltid kan ses
  Som du lärde dig ovan är det oerhört viktigt att alla möten har en länk att ansluta till. För även om det är så att ni alla ev. ska vara på kontoret kanske någon behöver vabba eller av annan anledning inte kan komma till kontoret.Så se till att alltid ha med en möteslänk i dina inbjudningar. I lynes bifogar du en möteslänk med ett knapptryck vilket gör att alla dina möten är redo att ansluta till.

• Samtal, växel och mycket mer
  Oavsett om ni jobbar synkront eller asynkront är det viktigt att kunna ringa varandra, självklart har vi inbyggd linjestatus i lynes så att du ser vilka kollegor som är tillgängliga och vilka som är i möte eller vabbar.Utöver det har du även tillgång till hela företagets telefoni vilket inkluderar växeln, svarsgrupper, inbyggda dashboards och mycket mer.

• Så till att medarbetare och kunder är glada och nöjdaI lynes kan du enkelt genomföra undersökningar med lynes Survey. Det blir lekande lätt att mäta hur medarbetarna mår och hur era kunder upplever er service.
  Här har vi samlat allt du behöver veta om undersökningar

• Jobba utan störande notiser (när det behövs)
  Vet du vad deep work är? Inte? Det vi menar är:
  
  Förmågan att fokusera utan distraktion på en kognitivt krävande uppgift
  
  På ren bonnsvenska: gneta stenhårt utan att bli störd.
  
  I lynes kan du enkelt via dina hänvisningar styra hur du vill ta emot samtal och notiser, du skräddarsyr som du vill och kan välja att inte ta emot samtal på några nummer och chattnotiser från speciella kanaler – om du så önskar.

• Använd den enhet som passar dig
  För att säkerställa att du och dina kollegor alltid har tillgång till lynes har vi sett till att appen fungerar lika bra och enkelt på alla operativsystem. Så med oss spelar det ingen roll om du använder Windows, Mac, Linux, iOS, Android eller en webbläsare.

En sista sak innan du scrollar vidare…

Kom ihåg: Oavsett om ni är på kontoret eller på distans är internkommunikationen densamma

‍