Kommuniser på tvers av generasjoner på arbeidsplassen

Millennials er for tiden den største generasjonen på svenske arbeidsplasser, men unngår telefonsamtaler så langt det er mulig. De ser ideelt sett en gruppebasert kommunikasjon som favoriserer samarbeid.

Jeg er sannsynligvis en enorm stereotype for min generasjon, spesielt med tanke på at jeg har skrevet før om hvordan vi trenger å slutte å ringe hverandre.

Gen Z, derimot, den siste generasjonen som inngår i arbeidsmarkedet, foretrekker direktemeldinger og video.

Som i markedsføringskommunikasjon er det viktig å tilpasse budskapet ditt og velge hvordan, hvor og når du skal kommunisere for å nå de forskjellige generasjonene på arbeidsplassen din på best mulig måte.

Hvis du ikke tilpasser kommunikasjonen din og tilbyr de riktige verktøyene, risikerer du å svikte din interne kommunikasjon fullstendig.

Dette innlegget er det første i vår nye serie om Generations. La oss hoppe rett inn i emnet og lære mer om hvordan du kan kommunisere på tvers av generasjoner.

via GIPHY

De forskjellige generasjonene

De forskjellige generasjonene har flere forskjellige (stereotype) kallenavn, vi har «slacker generation», «Peter Pan generation», «iGen» og mye mer.

Her er de vanligste anerkjennelsesfaktorene for dem,

Generasjon Z, født 1997 - 2012
«Digitale innfødte», den nåværende yngste generasjonen på våre arbeidsplasser som er den første generasjonen «født med mobiler i hånden». Foretrekker generelt meldinger, video og tale og forventer raske svar.

Over halvparten av Gen Z sier at mobilen deres er deres viktigste internettenhet og også er generasjonen som bruker de fleste talekommandoer.

Millennials, født 1981 - 1996
Den siste generasjonen som vokste opp «offline», utgjør den største generasjonen på våre arbeidsplasser og drives av kommunikasjon som kommer gruppen til gode og samarbeid som inkluderer direktemeldinger, gruppemeldinger og e-post.

De unngår vanligvis telefonen når de er gjengrodd med SMS. Er generasjonen som stiller de høyeste kravene til verktøyene de bruker i arbeidet sitt.

Gen X, født 1965 — 1980
Den første generasjonen som virkelig omfavnet digital kommunikasjon på arbeidsplassen, var tidlige brukere av e-post og ble komfortable med det skrevne ordet som deres primære kommunikasjonsmiddel, er også generasjonen som bruker datamaskinen mest.
‍‍
Baby boomers, født 1946 - 1964
En generasjon som vokste opp med ansikt til ansikt kommunikasjon som den dominerende metoden på arbeidsplassen der telefonen også spilte en viktig rolle. I dag liker jeg en kombinasjon av e-post, samtaler, møter og ansikt 2 ansikt.

Baby boomers er generasjonen som sammen med Gen X bruker nettbrett mest.

via GIPHY

Prioriteringer, informasjon og fokus.

Greit, nå som du har en brum om hvordan de forskjellige generasjonene fungerer og hva deres preferanse for type kommunikasjon er, la oss gå videre til vanlige utfordringer du kan møte på en flergenerasjonsplass.

Årsaken til at problemer oppstår er at generasjonene (hvis vi fortsetter å trekke alle over en kam) absorberer informasjon på forskjellige måter, prioriterer annerledes og har forskjellige fokusområder.

Boomere er en generelt prosessdrevet og lojal generasjon som prioriterer resultater.
Generasjon X prioriterer balanse mellom arbeid og privatliv og fokuserer på resultater før prosess
Millennials ønsker mye informasjon og er en involvert og fleksibel generasjon
Generasjon Z ønsker detaljert informasjon og er drevet av fremgang på individ- og gruppenivå.

Utfordringer på arbeidsplasser med ulike generasjoner

Misforståelse, feilkommunikasjon og misoppfatning
Poenget med kommunikasjon er å nå ut med budskapet, noe som kan være vanskelig på en arbeidsplass der forskjellige sannheter kombineres med mangel på perspektiv - ofte resulterer i misforståelser.
Vi velger ganske enkelt å tolke informasjon basert på våre egne prioriteringer og sannheter som fører til forskjellige savner-.
Deres språk, ditt språk og mitt språk
Selv om vi snakker svensk, snakker vi det på forskjellige måter. Millennials og Gen Z ser ikke noe problem å bruke emojier i bedriftskommunikasjon, mens andre synes det er «unødvendig» eller «upassende» . 🙂
Gen Z bruker flere forkortelser enn noen andre, og referansene vi alle trekker til populærkultur (filmer, tegneserier og musikk) er vanligvis bare relevante for personer som tilhører Sin egen generasjon.
For å sette dette i perspektiv, sier 83% av Gen Z at de er mer komfortable med å uttrykke følelsene sine via emojier i stedet for i en telefonsamtale 😉 Det samme tallet er 53% i Boomers, 61% i Gen X og 71% i Millennials.
Videre på språk viser undersøkelser til og med at de to yngste generasjonene pleier å bruke mer slang og uformelt språk enn deres eldre diton.
Ulike måter å jobbe på
Noen er prosessdrevne mens andre er resultatorienterte, noe som lett kan føre til sammenstøt i det daglige arbeidet. Spesielt når noen er omhyggelige mens andre er glade for å multitaske og løse ting ad hoc.
Den største utfordringen i arbeidspraksis er sannsynligvis hvor fleksible vi er, Gen Z er generasjonen som har minst interesse for overtidsarbeid og i stedet er dedikert til arbeidstiden sin, de vil heller ikke bli forstyrret utenfor arbeidstiden.

Tilbøyelighet til endring
Ulike generasjoner er også mer sannsynlig å tilpasse seg endringer. I en tid dominert av teknologi, hybride arbeidsplasser og fleksibel arbeidstid, er det viktig å kommunisere endringer riktig for å opprettholde produktivitet og fleksibilitet.

‍

Enhetsinnstillinger blant generasjonene

57% av Boomer-generasjonen bruker nettbrett, mens bare 35% av Millennials gjør det (Nielsen)
70% av Millennials eier en bærbar datamaskin og 57% eier en stasjonær datamaskin som har gjort dem til den første generasjonen som mest sannsynlig eier en bærbar PC (BrainBoxol)
Mer enn halvparten av Gen Z sier at mobilen deres er deres viktigste internettenhet (GlobalWebIndex)
88% av Gen Z sier at de har tilgang til en datamaskin hjemme, noe som gjør dem til den mest tilkoblede generasjonen (PRC)
92% av Gen X eier en mobil, 69% en stasjonær, 61% en bærbar PC, men bare 5% eier et nettbrett (BrainBoxol)

Forbedre kommunikasjonen mellom generasjoner

Som du sikkert forstår, er det ikke lenger om hvordan du vil kommunisere Hvordan kan du best nå de som motta informasjonen.

Hvis du er en Boomer og vil nå en Gen Z, ikke ring og absolutt ikke legg igjen en talemelding. Du bør i stedet sende en chatmelding med spørsmålene dine. På samme måte som en Gen Z ikke skal ringe en Boomer via FaceTime, men i stedet bør velge en samtale eller planlegge et møte.

Hvis du ønsker å forbedre kommunikasjonen din, er det viktig å

1. Skape forståelse og bevissthet om kommunikasjon mellom generasjoner
Nøkkelen til god kommunikasjon er å redusere gapet som oppstår mellom generasjoner. Ved å forstå det grunnleggende, er du en vei underveis. Husk at disse egenskapene er en god indikasjon og ikke et faktum.

Generasjon Z setter pris på gjennomsiktig og visuell kommunikasjon med preferansevideoen og møte 2 ansiktsmøter (sjokkerende nok)
Millennials setter pris på autentisk og rask kommunikasjon og foretrekker chat. De verdsetter effektivitet og har et «digitalt første blikk»
Generasjon X foretrekker uformell og fleksibel kommunikasjon og velger e-post og telefon. De verdsetter en profesjonell tilnærming.
Babyboomerne verdsetter en formell og direkte kommunikasjon der ansikt til ansikt og telefoni er det primære kontaktmiddelet. Verdsetter detaljert bakgrunnsinformasjon forankret mot prosess og/eller resultater.

2. Tilpass til målgruppen
Med tipsene ovenfor kan du enkelt prøve å skreddersy kommunikasjonen din til målgruppen din, så det er viktig at du velger den metoden som passer best for mottakeren - ikke omvendt.

Det er også viktig å tilpasse mediet i henhold til informasjonstypen.
Telefonsamtaler er for detaljerte og/eller emosjonelle samtaler
E-post er for informativ og detaljert informasjon (chat kan, avhengig av mottaker og driftsmodus, erstatte e-post)
Chat er for generelle kunngjøringer, nyheter, samarbeid og statusoppdateringer
Videoer er for tilbakemelding, fokuserte og emosjonelle samtaler

3. Speil kommunikasjonskanalen
Husk å svare via samme type kommunikasjon som du mottok en melding. Hvis du tilhører Gen X og mottar en chatmelding fra en Millennial-kollega, er det viktig at du ikke ringer, men i stedet speiler kommunikasjonen ved å svare på meldingen i chatten.

Hvis du av en eller annen grunn bestemmer deg for å endre kanal, er det viktig at du inkluderer forrige informasjon i den nye kanalen. Fortell meg også hvorfor du gjør det.

4. Forankre dine preferanser
Selv om innlegget så langt har forklart hvordan generasjoner fungerer og at du bør tilpasse deg, er det også viktig dele dine preferanser. Hvis du har fleksibel arbeidstid og foretrekker å jobbe sent på kvelden i stedet for tidlig på morgenen, er det viktig at du forteller oss det, det kan være greit å chatte med deg etter kl. 17.00, men ikke å ringe før 09.00.

5.Etablere felles kommunikasjonsregler
For at et team skal fungere på sitt beste, må du finne ut hvordan du kommuniserer. Er det asynkron eller synkron? Og i hvilke tilfeller bruker du hva? Når du og teamet ditt skal snakke om dette, bør du ta disse spørsmålene med deg
‍
Hva er utfordringene med kommunikasjonen din i dag?

Det kan være at viktig informasjon sitter fast mellom enkeltpersoner i en telefonsamtale, noe som kan bety at teamet går glipp av nødvendig informasjon i et prosjekt eller lignende.

Hva er din primære kommunikasjonsvei som team?
‍
Skal du ringe hverandre, sende chatmeldinger eller meldinger i kanaler? Sørg for å se på forskjellige scenarier som prosjekter, generell informasjon og tilbakemelding.

Hvordan bookes og gjennomføres møter?

Husk å variere møtene dine, men hold dem korte, effektive og med de rette personene. En effektiv møtekultur er viktig for enhver organisasjon

Hvor raskt kan du forvente et svar?

Sett de riktige forventningene til hverandre slik at du vet hvor raske svar forventes. Å gjøre det vil også gjøre det lettere å velge når folk skal ringe hverandre.

---- Hvordan håndteres kommunikasjon med personer som er henvist på ferie, VAB osv?

Det er viktig å sette grenser for når og hvordan du og dine kolleger vil kunne nå hverandre. Å respektere fritid er viktig, men det kan fortsatt være OK å sende meldinger du ønsker svar på når personen det gjelder er tilbake på jobb.

Oppsummering av tanker

Kommunikasjon spiller en viktig og sentral rolle i arbeidslivet vårt, hvis du og dine kolleger effektiviserer det og tilpasser det basert på din sannhet, øker du sjansene for å være et produktivt og lykkelig team.

En smertefri kommunikasjon krever et grundig forberedende arbeid der generasjoner, enkeltpersoner og team skal være representert for at du og dine kolleger skal lande i en kommunikasjon som passer din organisasjon.

Enten du kommuniserer på tvers av generasjoner eller ikke, vi kan fastslå, kommunikasjon er ikke lett for meg.

Som nevnt tidligere er dette ikke et faktum om hvordan en generasjon fungerer og oppfører seg, men det kan tjene som et godt grunnlag og vekke tanker om hvilke medier, kommunikasjonsveier og språk kollegene dine setter pris på.

Akkurat som kaptein Barbossa sier i Pirates of the Caribbean