Kommunicera över generationer på din arbetsplats

Millennials är idag den största generationen på svenska arbetsplatser men undviker, om det går, telefonsamtal i möjligaste mån. De ser helst en grupp-baserad kommunikation som gynnar samarbetet.

Jag är nog en väldig stereotyp för min generation, speciellt med tanke på att jag tidigare skrivit om att vi måste sluta ringa varandra.

Gen Z däremot, den senaste generationen att göra entré på arbetsmarknaden, föredrar direktmeddelanden och video.

Precis som i marknadskommunikation är det viktigt att anpassa ditt budskap och välja hur, vart och när du ska kommunicera för att nå fram på bästa möjliga sätt till de olika generationerna på din arbetsplats.

Om du inte anpassar din kommunikation och erbjuder rätt verktyg riskerar du att misslyckas helt med er internkommunikation.

Det här inlägget är det första i vår nya serie om generationer. Låt oss hoppa rakt in i ämnet och lära oss mer om hur du kan kommunicera över generationerna.

De olika generationerna

De olika generationerna har flera olika (stereotypiska) smeknamn, vi har ”slacker-generationen”, ”Peter Pan-generationen”, ”iGen” och mycket mer.

Här är de vanligaste igenkänningsfaktorerna för dem,

• Generation Z, födda 1997 – 2012
  ”Digitala urinvånare”, den nuvarande yngsta generationen på våra arbetsplatser som är den första generationen ”födda med mobilerna i handen”. Föredrar generellt meddelanden, video och röst och förväntar sig snabba svar.
  
  Över hälften av Gen Z säger att deras mobil är deras viktigaste internet-enhet och är även den generation som använder mest röstkommandon.

• Millennials, födda 1981 – 1996
  Den sista generationen att växa upp ”offline”, utgör den största generationen på våra arbetsplatser och drivs av kommunikation som gynnar gruppen och samarbete vilket inkluderar direktmeddelanden, gruppmeddelanden och e-post.
  
  Skyr generellt telefonen då de är uppväxta med SMS. Är den generation som ställer högst krav på verktygen de använder i sitt arbete.

• Gen X, födda 1965 – 1980
  Den första generationen att på riktigt omfamna digital kommunikation på arbetsplatsen, var tidiga med e-post och blev bekväma med det skrivna ordet som sin primära kommunikationsväg, är även den generationen som använder datorn mest.
  ‍‍
• Baby boomers, födda 1946 – 1964
  En generation som växte upp med face to face-kommunikation som den dominanta metoden på arbetsplatsen där telefonen även spelade en viktig roll. Gillar idag en kombination av e-post, samtal, möten och face 2 face.
  
  Baby boomers är den generation som tillsammans med Gen X använder surfplattor mest.

Prioriteringar, information och fokus.

Okej, nu när du har ett hum om hur de olika generationerna fungerar och vad de föredrar för typ av kommunikation ska vi ta oss vidare till vanliga utmaningar du kan ställas inför på en arbetsplats med flera generationer.

Anledningen till att det uppstår problem är att generationerna (om vi fortsätter dra alla över en kam) tar till sig information på olika sätt, prioriterar annorlunda och har olika fokusområden.

• Boomers är en generellt en process-styrd och lojal generation som prioriterar resultat.
• Gen X prioriterar work-life balance och fokuserar på resultat före process
• Millannials vill ha mycket information och är en involverade och flexibel generation
• Gen Z önskar detaljerad information och drivs av framsteg på individ- och gruppnivå.

Utmaningar på arbetsplatser med olika generationer

• Missförstånd, misskommunikation och missuppfattning
  Poängen med kommunikation är att nå ut med budskapet, vilket kan vara svårt på en arbetsplats där olika sanningar kombineras med en avsaknad utav perspektiv – vilket ofta resulterar i missförstånd.
• Vi väljer helt enkelt att tolka information utifrån våra egna prioriteringar och sanningar vilket leder till olika miss-.
• Deras språk, ditt språk och mitt språk
  Även om vi pratar svenska pratar vi det på olika sätt. Millennials och Gen Z ser inga som helst problem att använda emojis i företagskommunikation medan andra tycker det är ”onödigt” eller ”opassande”. 🙂
• Gen Z använder mer förkortningar än någon annan och referenserna vi alla drar till populärkultur (filmer, serier och musik) är oftast enbart relevanta för personer som tillhör den egna generationen.
• För att sätta det här i perspektiv uppger 83% av Gen Z att de är mer bekväma med att uttrycka sina känslor via emojis i stället för i ett telefonsamtal 😉 Samma siffra är 53% hos Boomers, 61% hos Gen X och 71% hos Millennials.
• Vidare på språket visar undersökningar även att de två yngsta generationerna tenderar att använda mer slang och informellt språk än deras äldre diton.
• Olika arbetssätt
  Vissa är processtyrda medan andra är resultatinriktade vilket lätt kan leda till krockar i det dagliga arbetet. Speciellt när några är noggranna medan andra gärna multi-taskar och löser saker ad-hoc.
• Den största utmaningen i arbetssätt är nog hur flexibla vi är, Gen Z är den generationen som har minst intresse av övertidsarbete utan är istället dedikerade till sina arbetstider, de vill heller inte bli störda utanför arbetstiderna.

• Förändringsbenägenhet
  Olika generationer är även olika benägna att anpassa sig till förändring. I en tid som domineras av teknik, hybrida arbetsplatser och flexibla arbetstider är det viktigt att kommunicera förändringar på rätt sätt för att upprätthålla produktivitet och flexibilitet.

‍

Enhetspreferenser bland generationerna

• 57% av Boomer-generationen använder surfplattor medan endast 35% av Millennials gör det (Nielsen)
• 70% av Millennials äger en laptop och 57% äger en stationär dator vilket har gjort dem till den första generationen som är mest sannolik att äga en laptop (BrainBoxol)
• Mer än hälften av Gen Z uppger att deras mobil är deras viktigaste internet-enhet (Globalwebindex)
• 88% av Gen Z uppger att de har tillgång till en dator hemma vilket gör dem till den mest uppkopplade generationen (PRC)
• 92% av Gen X äger en mobil, 69% en stationär dator, 61% en laptop men enbart 5% äger en surfplatta (BrainBoxol)

Förbättra din kommunikation mellan generationerna

Som du säkert förstått handlar det inte längre om hur du vill kommunicera utan på vilket sätt du bäst kommer nå fram till dem som mottar informationen.

Om du är en Boomer och vill nå en Gen Z ska du inte ringa och absolut inte lämna ett röstmeddelande. Du borde i stället skicka ett chattmeddelande med dina frågor. På samma sätt som att en Gen Z inte ska ringa en Boomer via FaceTime utan borde i stället välja ett samtal eller boka ett möte.

Om du vill förbättra er kommunikation är det viktigt att,

1. Skapa förståelse och medvetenhet kring kommunikation mellan generationer
Nyckeln till bra kommunikation heter att minska gapet som uppstår mellan generationerna. Genom att förstå grunden är du en bit på vägen. Kom ihåg att de här egenskaperna är en bra fingervisning och inte facit.

Generation Z uppskattar transparent och visuell kommunikation med preferensen video och face 2 face-möten (chockerande nog)
Millennials uppskattar autentisk och snabb kommunikation och föredrar chatt. Dem värdesätter effektivitet och har en ”digitalt först-syn”
Generation X föredrar informell och flexibel kommunikation och väljer e-post och telefon. Dem värdesätter ett professionellt bemötande.
Baby boomers värdesätter en formell och direkt kommunikation där face to face och telefoni är de primära kontaktvägarna. Uppskattar detaljerad bakgrundsinformation förankrat mot process och eller resultat.

2. Anpassa dig efter målgrupp
Med fingervisningarna ovan kan du enkelt försöka anpassa din kommunikation efter målgrupp, det är alltså viktigt att du väljer den metoden som passar mottagaren bäst – inte tvärtom.

Det är också viktigt att anpassa mediet efter typen av information.
Telefonsamtal är för detaljrika och eller känslomässiga konversationer
E-post är för informativ och detaljrik information (chatt kan, beroende på mottagare och arbetssätt ersätta e-post)
Chatt är för generella meddelanden, nyheter, samarbete och statusuppdateringar
Video är för feedback, fokuserade och emotionella konversationer

3. Spegla kommunikationskanalen
Tänk på att svara via samma typ av kommunikation som du mottog ett meddelande. Om du tillhör Gen X och får ett chattmeddelande av en Millennial-kollega är det viktigt att du inte ringer upp utan i stället speglar kommunikationen genom att svara på meddelandet i chatten.

Om du av någon anledning väljer att byta kanal är det viktigt att du tar med föregående information in i den nya kanalen. Berätta också varför du gör det.

4. Förankra dina preferenser
Även om inlägget hittills har förklarat hur generationer fungerar och att du ska anpassa dig är det även viktigt delge dina preferenser. Om du har flexibla arbetstider och hellre jobbar sent på kvällen i stället för tidigt på morgonen är det viktigt att du berättar det, det kanske är okej att chatta med dig efter kl. 17 men inte att ringa innan kl 09.

5.Sätt upp gemensamma kommunikations-regler
För att ett team ska fungera på bästa sätt behöver ni bena ut hur ni kommunicerar. Är det asynkront eller synkront? Och i vilka fall använder ni vad? När du och ditt team ska prata om detta bör du ta med dig dessa frågor
‍
– Vad har ni för utmaningar med er kommunikation idag?

Det kan vara att viktig information fastnar mellan individer i ett telefonsamtal vilket kan innebära att teamet missar nödvändig information i ett projekt eller likande.

– Vilken är er primära kommunikationsväg som ett team?
‍
Ska ni ringa varandra, skicka chattmeddelanden eller meddelanden i kanaler? Tänk på att se till olika scenarion så som projekt, generell information och feedback.

– Hur bokas och genomförs möten?

Tänk på att variera era möten men håll dem korta, effektiva och med rätt personer. En effektiv möteskultur är viktig för alla organisationer

– Hur snabbt kan du förvänta dig ett svar?

Sätt rätt förväntningar på varandra så att ni vet hur snabba svar som förväntas. Genom att göra det blir det också enklare att välja när folk ska behöva ringa varandra.

– Hur hanteras kommunikation med personer som är hänvisade på semester, VAB etc?

Det är viktigt att sätta gränser för när och hur du och dina kollegor ska kunna nå varandra. Att respektera fritiden är viktigt men det kan fortfarande vara OK att skicka meddelanden som du önskar svar på när personen i fråga är tillbaka i arbetet.

Sammanfattande tankar

Kommunikation spelar en viktig och central roll i vårt arbetsliv, om du och dina kollegor strömlinjeformar den och anpassar den utifrån er sanning ökar ni chansen till att vara ett produktivt och glatt team.

En smärtfri kommunikation kräver ett grundligt förarbete där generationer, individer och team bör representeras för att du och dina kollegor ska kunna landa i en kommunikation som passar er organisation.

Oavsett om ni kommunicerar över generationer eller inte så kan vi fastslå, kommunikation är banne mig inte enkelt.

Som tidigare nämnt är det här inte ett facit för hur en generation fungerar och beter sig men kan fungera som en bra grund och väcka tankarna kring vilka medier, kommunikationsvägar och språk dina kollegor uppskattar.

Precis som Captain Barbossa säger i Pirates of the Caribbean

The code is more what you’d call guidelines, than actual rules

Vilken generation tillhör jag? Hör av dig med din gissning via kanalen du tror passar mig bäst.

• Linkedin
• Mejl
• Telefonsamtal
• SMS

Läs nästa inlägg i serien här.