Slik lykkes du med din interne kommunikasjon

Kommunikasjon kan være vanskelig, veldig komplisert. Men det fungerer tydeligvis - for noen.

Flere og flere selskaper jobber i dag eksternt, ansetter folk i utlandet og har en effektiv digital arbeidsplass.

Hvis vi støttet bandet 5—10 år var det ganske uvanlig, men takket være kommunikasjonsstrategier, en velfungerende intern kommunikasjon og de riktige verktøyene er det nå mulig.

Asynkron og synkron kommunikasjon er tingen, og det har hjulpet mange selskaper med å lykkes med fjernarbeid.

Er det så enkelt? Kommunikasjonsstrategier... Høres ut som et annet buzzword.

Ok, tenk selv. Du har ett kontor i Sverige, et annet i Spania og et tredje i Chicago. Tror du spontant at:

• Arbeidstiden din er lik
• Det blir ingen kultursammenstøt
• Og at alt vil fungere akkurat som det gjør i Sverige

Da tenker du feil. Det er en gigantisk feil.

Vi tenker igjen, sammen!

Mangel på kommunikasjonsstrategier betyr ofte problemer, selv om du er «bare» i Sverige. Det kan være foreldre som henter og drar i barnehagen, morgentrette kolleger eller «nattjobbene».

Bare kolleger med ulik arbeidstid som bruker en firmasprat og forventer svar raskt.

Legg deretter til selskaper med global tilstedeværelse, og ligningen blir enda mer komplisert.

• Kan du forstyrre kollegene dine i Spania midt i siestaen?
• Når er den beste tiden å bestille et videomøte med designavdelingen i Chicago?
• Trenger du å svare din svenske kollega umiddelbart, som vanligvis jobber om kvelden?

Å tenke at intern kommunikasjon skal fungere på samme måte eksternt eller globalt er naivt. Sjekk ut resten av innlegget for å gi din bedrift de beste forutsetningene for å lykkes!

Lær mer om 5 konkrete ting du kan gjøre for å forbedre bedriftens interne kommunikasjon

Fallgruvene ved fjernarbeid

Kommunikasjon på en digital arbeidsplass uten faste forventninger er satt opp for fiasko. Derfor er det ekstremt viktig å ha riktig strategi for hvordan du kommuniserer på arbeidsplassen din når du vokser.

Hvis du ikke skalerer din interne kommunikasjonsstrategi riktig, blir det raskt en faktor som stjeler deg i stedet for å hjelpe deg.

Fjernarbeid, som fremdeles er relativt nytt for oss, kan være vanskelig ettersom de fleste selskaper ikke tenker på å implementere et rammeverk for intern kommunikasjon.

Med riktig rammeverk blir det imidlertid enkelt å administrere prosjekter, rekruttering og medarbeidersamtaler.

Med feil rammeverk eller verre, er det lett å gå seg vill i den digitale verden, der det ikke lenger er like lett å vite hvordan kolleger føler seg når subtile tegn som kroppsspråk, ansiktsuttrykk og fargetoner rett og slett går tapt.

For ikke å falle i fallgruvene, er det viktig å tenke på hvordan du kommuniserer eksternt uansett om du er i utlandet eller ikke. Du bør også vurdere:

• Hva er rollen til asynkron og synkron kommunikasjon i deg?
• Hvilke tjenester er nødvendig?
• Hvordan er personalet?

Lær mer om fallgruvene ved fjernarbeid

Hva er synkron og asynkron kommunikasjon?

Ok, har du lest ordene synkron og asynkron noen ganger nå og aner ikke hva det betyr?

Du trenger ikke å google, for her kommer svaret på spørsmålet hva synkron og asynkron kommunikasjon er:

• Asynkron kommunikasjon er enhver form for kommunikasjon som ikke skjer i sanntid.
• Synkron kommunikasjon betyr enhver form for kommunikasjon som skjer i sanntid.

Tidligere forventet jeg et svar på en prat raskt. Hvis jeg ikke fikk svaret innen den tiden jeg anså rimelig, ringte jeg alltid kollegaen min — selv om det ikke haster. Det er en ganske vanlig oppførsel, man er rett og slett litt for utålmodig.

Dette var før vi implementerte en strategi for vår interne kommunikasjon, som er veldig grusom! I dag kommuniserer vi både asynkront og synkront og det viktigste? Vi vet i hvilken modus vi skal velge.

Vanligvis blandes mange arbeidsplasser asynkront og synkront uten å tenke på det, men det er ikke slik det fungerer. Du har ikke en kommunikasjonsstrategi for det, fordi du ikke blir golfproff selv om du gjorde en hole-i-ett på en firmagolf i 2013 med handikapet ditt på +23.

Men faktum gjenstår, begge har en plass på en digital arbeidsplass. Det handler om å implementere dem med riktig balanse. Hemmeligheten er at du skal kommunisere asynkront som standard og bruke synkrone baner i nødstilfeller.

Her kan du lære mer om forskjellene mellom asynkron og synkron kommunikasjon

‍

Synkron kommunikasjon: hvorfor være nøysommelig med det?

Ikke alt er fred og glede med fjernarbeid, noen blir fjerne zombier og andre synes det er vanskelig å maksimere fokuset.

Nettopp fokus er nøkkelen her, for på en digital arbeidsplass kan det være vanskelig. Varsler, samtaler og videomøter kan være vanskelig å sjonglere mens du får gjort noe.

Mange tror at en referanse kan løse problemet, men som regel blir man knyttet til det i stedet. Å da bygge en hel strategi rundt grønne og røde statuser føles ganske dumt, for hva gjør du når du trenger å få tak i noen raskt?

En alltid tilgjengelig kultur er noe å unngå, fordi den bare dreper produktiviteten din og i det lange løp fører til det vi kaller «synkron død» (Ja, det er så forferdelig som det høres ut).

For å unngå dette har vi samlet hva vi gjør og ikke må gjøre når det gjelder synkron kommunikasjon.

‍

Omfavne asynkron kommunikasjon

Vi fikk en klar politikk for noen år siden, det har blant annet fått meg til å unngå et konstant hagl av notater og stresset jeg opplevde før er borte. Jeg føler meg ikke lenger tvunget til å lese alle meldingene i løpet av 1,5 sekunder.

Pjuu. Det er fint!

Med asynkron kommunikasjon har jeg mer tid enn noen gang i det dype arbeidsstadiet, noe som virkelig kommer produktiviteten til gode.

I strategien din er det viktig å ha atferdsregler slik at det ikke opprettes en flaskehals. For oss svarer vi på meldinger innen 18 timer. Det er så enkelt (nesten)

Organiser og vær tydelig!

En digital arbeidsplass krever enda mer disiplin enn på det klassiske kontoret, du må være mer organisert for å holde all informasjonen tilgjengelig. Det handler om å aktivt identifisere og bearbeide eventuelle informasjonssiloer.

En annen ting som er ekstremt viktig i den digitale verden er klarhet, det er A og O. Sørg for å være overklar, nesten på grensen til at det blir latterlig. Sørg for å sende velskrevne og detaljerte meldinger for å unngå motspørsmål og for å unngå misforståelser.

Fordyp deg i asynkron kommunikasjon her

Slik gjør vi det!

Som sagt, vi på lynes Telefoni er ingen fangehull når det gjelder fjernarbeid. Vi har gjort det siden 2008 (før iPhone).

På den tiden, det var for det meste e-post og tekster.

Siden den gang har vi vært på de fleste minusene og håper nå at tipsene våre vil hjelpe deg!

Når du velger en strategi for din interne kommunikasjon, er det viktig å finne den rette balansen mellom de forskjellige typene kommunikasjon, dette kan være forskjellen mellom suksess og flopp.

Et tips er å ta med en representant fra hver avdeling og være gjennomsiktig om hva du ønsker å oppnå ved å implementere din nye interne kommunikasjonsstrategi. Vær forsiktig og gå gjennom alle tenkelige scenarier.

Forhåpentligvis trenger du ikke å starte på nytt hvert år. Tanken er å ha en skalerbar policy helt fra starten. Her kan du lese mer om hvordan vi har gjort det!

‍