Telefonväxel för företag: så väljer du rätt företagsväxel!

Varför ska man ha en telefonväxel?

Om du har googlat på telefonväxel så vågar vi nästan lova att du behöver en växel. För då har du säkert redan börjat fundera på att skaffa en. Kanske har du upplevt nackdelarna med att inte ha en:

• Har kunderna svårt att komma fram?
• Ni kanske glömmer att ringa tillbaka?
• Har ni missat inkommande förfrågningar, utan att ni vet om det?
• Får inte kunderna det mottagande du vill att de ska få?

Ja, oavsett anledning är det oftast en god idé med en växel även om ni är ett mindre företag. En välkomsthälsning och ett enkelt menyval kan vara ett bra första steg. Men utöver det finns det många, många smarta funktioner som du enkelt kan lägga till. Det viktigaste är att du skaffar en flexibel växel som du enkelt kan bygga ut med fler funktioner och användare när företaget växer.

• Växelschema och välkomstmeddelanden: spela upp ett personligt meddelande som anpassas utifrån tid på dygnet, helgdagar eller säsong.
• Menyval: med menyval, eller talsvar, ger du den som ringer in möjlighet att bland annat välja vilken avdelning man vill bli kopplad till.
• Svarsgrupper: med svarsgrupper kan du fördela inkommande samtal på flera medarbetare som hjälps åt att svara.
• Hänvisningar: varje medarbetare kan knappa in om man inte är tillgänglig och när man är tillbaka.
• Linjestatus: du, eller er receptionist, kan alltid i realtid se om personen är i samtal eller inte innan ett samtal vidarekopplas.
• Samtalslogg: ger dig en smidig överblick över både in- och utgående samtal så att du kan enkelt kan söka fram loggar utifrån användare, svarsgrupper och inspelningar.
• Röstbrevlåda med voicemail-to-email: dina röstmeddelanden skickas direkt till din mejl som en bifogad fil så att du enkelt kan lyssna på dina meddelanden utan att ringa röstbrevlådan
• Telefon- och videokonferenser: gör så att medarbetare och externa parter kan samlas och prata oavsett var man befinner sig – utan internetuppkoppling och konferensutrustning.

• Självadministration: du ska själv kunna sköta era abonnemang, användare, funktioner och andra tjänster i växeln, både i växelns mobilapp och dess webbgränssnitt.

Vanliga tilläggsfunktioner till telefonväxel

• Statistik och analys: genom att analysera er samtalsstatistik kan du identifiera förbättringsområden vad gäller exempelvis svarstider, antal missade samtal och samtalslängder. Både på företagsnivå och på enskilda avdelningar.
• Contact center-funktioner: detta är en mer avancerad funktion än att kunna plocka ut statistik för analys. Med ett contact center ser du avancerad statistik i realtid vilket gör att du kan justera exempelvis bemanningen i svarsgrupper (som kundsupport) för att korta ner väntetider och höja servicenivån.
• Automatisk inspelning av samtal:inspelade samtal lagras i molnet och kan användas för utbildning och kvalitetssäkring.

• Kalenderkopplade hänvisningar: med kalenderkoppling synkas medarbetarnas kalenderstatus automatiskt med telefonväxeln.

Vilka olika växellösningar finns det?

Idag finns det många olika typer av växellösningar. Mobilväxlar, molnväxlar och fasta växlar. Fasta växlar blir dock allt mer ovanliga. Numera väljer de flesta företag istället en molnbaserad växel på grund av dess flexibilitet och användarvänlighet. Här är en genomgång av olika typer av företagsväxlar:

Fast telefonväxel

Den traditionella, fasta växeln har en analog anslutning mot telenätet. Det innebär att ditt företag har en fysisk hårdvara som är placerad i era lokaler. Den här typen av växlar kallas även för platsbaserade telefonväxlar, eller ”on-premise”-växlar. Den analoga telefonlinjen går in i telefonväxeln, som i sin tur går till personalens telefoner. Det brukar kallas att man driftar sin växel ”on-premise”. Denna typ av hårdvaruväxlar som driftas på plats hos företaget är dock ovanliga idag. Dagens on-premiseväxlar finns i första hand i stora organisationer med mycket specifika krav och är installerade virtuellt i en serverhall.

Fördelen med en traditionell platsbaserad växellösning är att det är en stabil växel som kan skräddarsys efter en organisations eller myndighets unika och specifika krav kring säkerhet och drift. Det är alltså inte en telefonväxel som passar för småföretag. Nackdelen är att fasta växlar har långtifrån lika många funktioner som sina lite mer moderna efterträdare. Den är dessutom omständlig att uppgradera (med nya funktioner) och kostar mycket pengar i både inköp och support.

IP-växel

Begreppet IP-växel är ett samlingsnamn för alla typer av IP-baserade telefonväxlar, det vill säga växlar som skickar sin samtalsdata över internet (IP står för Internet Protocol). Molnbaserade växlar, som vi beskriver här nedanför, är den absolut vanligaste typen av IP-växel och driftas av leverantören i en extern datahall.

Telefonväxel i molnet

En molnväxel är en så kallad SaaS-tjänst, det vill säga Software as a Service. Det innebär att du istället för att köpa din telefonväxel prenumererar på en digital växeltjänst, mot en månadsavgift.

Ofta finns molnväxlar i en basversion som du sedan bygger ut med de funktioner och antal användare du behöver. Molnväxeln uppdateras löpande av leverantören, precis som andra mjukvaror och appar som du använder, så du behöver inte lägga tid på underhåll eller uppdateringar själv.

lynes är ett exempel på en molnväxel med en mängd smarta funktioner som gör att du kan skapa en lösning som passar utifrån just era behov och önskemål.

Mobil växel kontra telefonväxel i molnet?

Mobilväxeln är kanske den typ av telefonväxel som de flesta känner till. En mobil växel liknar på många sätt en molnväxel; båda är digitala och driftas externt. Den grundläggande skillnaden är dock att hela växellösningen och alla mobilabonnemang ligger hos operatören. Det innebär att växeln är knuten till en viss operatör. Det blir på det sättet mindre flexibelt jämfört med en operatörsoberoende molnväxel, som lynes, där du kan ha flera olika operatörer samtidigt.

Vad kan du göra i en mobil växel?

Alla inkommande samtal till ert växelnummer hanteras av er operatör, som skickar dem till den mobiltelefon som samtalet ska kopplas till. Den vanligaste funktionerna i en mobil växel är:

• Koppla samtal
• Öppettider samt kvälls- och helgmeddelanden
• Hantera gruppnummer
• Sköta hänvisningar
• Ha fastnätsnummer i mobilen
• Kömeddelanden
• Svarsservice
• Röstbrevlåda
• Möjlighet att koppla på Softphone

Så, vilken är den bästa telefonväxeln för just er verksamhet?

När du ska bestämma dig för en växellösning bör du fundera igenom hur ert behov ser ut idag och vilka funktioner ni behöver just nu. Kan ni arbeta mer effektivt med möjligheten att integrera växeln med andra system? Hur ser budgeten ut och hur mycket flexibilitet behöver ni?

 Samtidigt är det såklart också viktigt att tänka på framtiden:

• Hur kan ert behov se ut i företaget om ett, två eller fem år?
• Hur många kommer ni vara då?
• Kommer ni att behöva lägga in nya avdelningar i växeln?
• Hur enkelt är det att göra ändringar och lägga till nya funktioner och användare?
• Vad händer om ni skulle behöva skala ner er växel?

Det är inte nödvändigt att ni har svar på dessa frågor. Men det är viktigt att veta hur flexibel växeln är och vad den klarar av så att den kan växa med er när era behov ändras. Utöver det finns det ett par andra frågor som ni bör fundera på:

• Kommer ni enbart använda mobiltelefoner?
• Vill ni kunna ringa via datorn (med hjälp av softphone)?
• Behöver ni fasta telefoner?
• Vill ni kunna koppla på svarsservice?
• Kan ni integrera med andra appar och programvaror som ni använder?

Vilka krav ska du ställa på din växelleverantör?

Att beställa en ny telefonväxel är faktiskt inte så krångligt. Det viktigaste är att du hittar en leverantör som erbjuder en flexibel, kostnadseffektiv lösning som växer med er när ni växer.

Dessa frågor bör du ställa till din leverantör:

• Kan vi sköta allt som rör telefonin på ett ställe?
  Med en modern molnbaserad telefonväxel ska du kunna sköta alltifrån växelfunktioner till mobilabonnemang direkt i mobilen. Det blir både smidigt och kostnadseffektivt.
• Underlättar växeln distansarbete och samarbete?
  När ni väljer leverantör, tänk på att deras lösning måste vara enkel att använda både på kontoret, hemma eller ute på fältet. På både mobilen och datorn. Den bör också ha smarta funktioner och integrationer som underlättar samarbete, både på kontoret och distans.
• Hur är kundsupporten?
  Se till att din leverantör erbjuder en personlig kontaktperson så att ni har snabb och enkel tillgång till support om det behövs. Det är också en fördel om leverantören har erfarenhet av er bransch och typ av verksamhet.
• Går det enkelt att sköta växeln själva?
  En modern växel ska vara enkel att sköta, utan support eller utbildning av personal. Dessutom bör det finnas en webbaserad dashboard så att ni enkelt själva kan hantera enklare saker som att lägga till och ta bort användare eller se samtalsstatistik.
• Kanske viktigast av allt: växer växeln när ni växer?
  Se till att ni får en flexibel växel som enkelt går att anpassa efter era behov, både när ni växer eller om ni blir färre.

Vilka är fördelarna med en telefonväxel från lynes?

Med en växel från lynes får du en modern molnbaserad lösning som innehåller allt du behöver för att sköta företagets telefoni på ett enkelt, kostnadseffektivt och användarvänligt sätt. Du kan enkelt justera både antalet användare och funktioner om företagets behov och önskemål ändras.

Modernt, flexibelt och kostnadseffektivt

Med lynes får du alltså en riktigt bra telefonväxel som är både säker, användarvänlig och bekymmersfri. Dessutom ger den dig all flexibilitet som krävs för att både växa och krympa om företagets behov ändras.

Du och dina kollegor kan enkelt kommunicera i vår smarta app, via röstsamtal, video och chatt. Du ställer enkelt in vilken status du har, så att dina kollegor vet om och när du är tillgänglig. Du väljer också enkelt vilket nummer som ska visas när du ringer ut, och vilket talsvar den som ringer dig ska mötas av.

• Trygg & flexibel växel i molnet
• Samarbetsplattform och växel i ett
• Integrera enkelt med dina favoritappar
• Operatörsoberoende – flytta med nummer och abonnemang
• Låg, fast månadsavgift

I sitt grundutförande är lynes växel laddad med alla vanliga växelfunktioner. Dessutom finns en mängd smarta funktioner som underlättar både kundservice och internkommunikation:

• Gruppchatt i samma gränssnitt som växeln
• Fil- och dokumentdelning mellan kollegor
• Videomöten & videokonferens
• Telefonkonferens
• Kundchatt för er hemsida
• Integrerat enkätverktyg (lynes Survey)
• Statistikverktyg (lynes Analytics)
• Samtalslogg
• Samtalsinspelning
• Mängder med integrationer till bland annat CRM, Microsoft 365 och supportmjukvara
• Och mycket, mycket mer

Kom igång snabbt och enkelt

lynes är superenkel att komma igång med och har ett lättanvänt, intuitivt gränssnitt. Det gör att du varken behöver lägga tid och pengar på utbildningar eller implementation. Dessutom får du som kund en egen kontaktperson som hjälper dig med allt från fakturafrågor till teknisk support.

Ta reda på mer!

Lär dig mer om samtliga funktioner här. Du kan dessutom integrera vår växel med mängder av dina favoritappar och mjukvaror. Se samtliga integrationer här. Vill du veta mer om hur ditt företag skulle kunna dra nytta av lynes? Boka en gratis demo så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa er!