4 fördelar med ett telefonisystem som främjar samarbete

Har du någon gång googlat på ett recept och hamnat på en amerikansk sida med den eftersökta maträtten?

Först måste du ta dig igenom en SEO-optimerad text om ‘Honey Glazed Chicken’ innan du faktiskt når receptet. Då får du bland annat lära dig om rättens ursprung, vart receptmakaren första gången kom i kontakt med den, bins ursprung och hur den bästa honungen framställs för den här typen av honey glace.

Ja du fattar, vanligtvis krävs det 4 meter scrollande innan du hittar ingredienserna och tillvägagångssättet.

Nu ska inte det här inlägget handla Honey Glazed Chicken utan om något annat minst lika smaskigt nämligen hur en modern telefonilösning stärker ert samarbete.

Men först… lite fluff.

Fluffet innan vi tar oss till ‘receptet’

1889 konstruerades den första helautomatiska telefonväxeln av amerikanen A.B. Strowger och det var då grunden lades för dagens moderna telefonväxlar och om du gillar modern teknik som effektiviserar arbetsplatser är det här inlägget för dig.

Min första introduktion till telefonväxlar var när jag skulle ringa skolan och låtsas vara min pappa för att sjukanmäla mig själv, efter att ha knappat mig igenom en IVR-meny 3 gånger, blivit både fel- och bortkopplad kände jag ‘det här kan jag göra bättre själv’

Istället för en fragmenterad företagsväxel där avdelningar inte har kontakt, där information inte följer med och där möjligheterna till ett bra samarbete är minimala behöver du en telefonilösning optimerad för att stärka ert samarbete.

Det stavas UCaaS och knyter samman flera verktyg och kanaler på ett och samma ställe för att på så sätt bryta ner barriärerna mellan mobilen, softphones, chattappar och andra separata tjänster som analysverktyg och samtalsinspelning som i sin tur leder till en mer effektiv vardag där användarna kan njuta av en hel drös av smarthet för att stärka samarbetet på en arbetsplats.

4 fördelar med ett telefonisystem som främjar samarbete

1. Skapar ett sammansvetsat lag
   Med en modern telefonlösning har ni möjligheten att skapa de rätta förutsättningarna för personalen att samarbeta. Det börjar ganska enkelt, först behöver systemet ni använder vara intuitivt och anpassningsbart för att de ska fungera för den breda massa. Så oavsett om du jobbar med försäljning eller kundservice ska du kunna samarbeta med både dina avdelningskollegor och de som jobbar på andra avdelningar.
   
   Då alla finns tillgängliga i samma system öppnar det upp för en rad smarta funktioner. Alltifrån banala saker så som att koppla ett samtal (varmt eller kallt) till mer avancerad funktionalitet som att dela ett samtal från en avdelning till en annan.
   
   Och det är just är vid den mer avancerade funktionaliteten det blir intressant. För i vår värld spelar det ingen roll om du jobbar med försäljning eller support, du kan enkelt dela ett samtal, med eller utan inspelning, vidare till en annan avdelning med en kommentar och möjlighet till uppföljning. En enkelt och uppskattat sätt som leder till bättre kundservice.
   ‍‍
2. Ökar företagets produktivitet
   Att öka produktiviteten hos medarbetarna står högt upp på mångas önskelistor och för det krävs givetvis strategier men även smart funktionalitet så att användarna kan spendera tiden på kunden och inte på att kämpa i omoderna system.
   
   Något som vi sett ökar produktiviteten är bearbetningstider på svarsgrupp. Då får agenter utrymme för att slutföra nödvändiga uppgifter, vilket minskar risken för att något faller mellan stolarna. Det kan vara alltifrån att avsluta ett ärende eller uppdatera något i ett CRM. Genom att skapa det här utrymmet för agenten minskar stressen och det blir enklare att säkerställa att all information om kunden är uppdaterad enligt konstens alla regler.
   
   Och på tal om CRM-system är det något vi ofta pratar om när vi är inne på ämnet produktivitet. En smart integration som loggar samtal, visar information om inringaren och ger en direktlänk direkt till CRM:et är en game changer.
   ‍‍
3. Förbättrar er kundservice
   Smarta svarsgrupper i moderna telefonväxlar skapar en känsla av kontroll för agenterna som hanterar stora mängder samtal och upplever agenterna kontroll kan de istället fokusera på att ge den bästa möjliga servicen till era kunder.
   
   Som agent i lynes ser du direkt vilka agenter som är tillgängliga och vilka som är upptagna, utöver det ser du även vilken typ av samtal dina kollegor är i, det kan vara ett privat sådant eller ett samtal från gruppen. Du ser även när agenter blir tillgängliga igen från en upptagen aktivitetsstatus.
   
   Bra service används ofta som en USP i en säljprocess och är därför något som är viktigt att satsa på. I våra svarsgrupper erbjuder vi självklart callback, transkribering av röstmeddelanden och möjligheten att följa upp missade samtal med kommentarer, via samtal och sms.
   ‍
4. Överträffar kunders förväntningar
   Telefonsystemet i ditt använder företag spelar en avgörande roll för hur kunderna uppfattar er, eftersom det ofta är den kommunikationskanal som kunderna använder mest för att komma i kontakt med er.
   
   Samtalsinspelningar och analysverktyg blir viktiga för att förbättra agenternas prestation och är en viktig grund för effektiv coaching. Den typen av verktyg tillhandahåller en detaljerad överblick över såväl individuella som teamets prestationer och gör det möjligt att följa upp kundnöjdhet genom att analysera användarbeteenden och feedback.
   
   Viktiga indikatorer som antalet missade samtal, den genomsnittliga samtalslängden och agenternas tillgänglighet är enkla att utvärdera, vilket ger ledningen en bas för datadrivna besluts och identifiering av områden som kan förbättras.
   
   Genom att ständigt utveckla er organisation kommer ni alltid kunna överträffa era kunders förväntningar.

Bättre samarbete skapar nöjdare kunder

En organisation som samarbetar med rätt teknik har alla förutsättningar att lyckas med sina verksamheter. Och om ni gör det rätt kan jag nästan lova er att ni kommer att skapa fler nöjda kunder än tidigare.

Behöver ni hjälp med just det här? Tveka inte att kontakta oss för mer information.