Allt du behöver veta om distansarbete

De senaste åren har det skett en förändring. Distansarbete har gått från att vara ett undantag till ett måste.

Inte nödvändigtvis för att alla måste jobba hemifrån på heltid, utan för att vi förväntar oss att vår arbetsgivare ska ge oss möjligheten till den typen av arbetsmiljö.

Ergo, en hygienfaktor på en arbetsplats som faktiskt bidrar till att behålla talang samt attrahera ny.

I den här posten går vi igen alltifrån grunderna till mer avancerade strategier så att du kan gå från att vara novis till svartbältad distans-proffs!

Vad är distansarbete?

Enkelt förklarat:

Med distansarbete menas att du jobbar från en annan plats, en plats som INTE är din arbetsgivares kontor.

Du distansarbetar alltså om du jobbar hemifrån, i stugan, på stranden, tåget och så vidare. Dvs att du har en möjlighet att välja en annan arbetsmiljö istället för kontoret.

Innan och efter pandemin

Som sagt, det här med distansarbete är inget nytt fenomen. Det har funnits länge. Dock under mindre kontrollerade former än idag och med arbetsplatser som inte varit anpassade för ändamålet.

Innan pandemin var det mest de digitala pionjärerna som jobbade hemifrån, visst fanns det folk som, vid undantag, jobbade från annan plats. Men det var just ett undantag.

När pandemin spreds över världen ställde vi om och vi gjorde det snabbt. Andelen folk som jobbade hemifrån sköt givetvis i höjden, men även efteråt ses det ligga kvar på nya ”normala” nivåer då många arbetsgivare ser vinningen med att ge anställda möjligheten till distansarbete.

Nu har vi som sagt kommit långt och forskningen om distansarbete pekar mot produktivitet.

Fallgroparna med distansarbete

Vi har lämnat industrisamhället bakom oss och gått in i

Anders! Vi ser dig men hör dig inte-eran

Att jobba på distans innebär flexibilitet, frihet och generellt mer produktiva medarbetare.

Men det är inte enbart en dans på rosor. Det här kräver ansvar och du behöver se till att ni har rätt arbetsmiljö vid distansarbete. Det finns fallgropar med distansarbete som du behöver känna till och täppa igen.

• Hur fungerar er internkommunikation när alla inte är på kontoret?
• Hur behåller ni engagemanget i era möten?
• Hur bevaras er transparens när arbetet sker digitalt?
• Vilka system använder ni idag och är dem tillräckliga?

Här kan du läsa mer om fallgroparna med distansarbete.

‍

För- & nackdelar med distansarbete

Att jobba på annan plats än kontoret är inte särskilt svårt, du behöver oftast bara en laptop så är du good to go.

Men att göra det bra, utan att tumma på teamets produktivitet, är desto svårare.

Fördelar med att jobba på distans:

• Livspusslet blir oftast lättare att få ihop
• Du sparar både på tid och miljön när du ibland slipper pendla
• Jämställdheten ökar på arbetsplatsen
• Företaget sparat ofta pengar när behovet av ett stort kontor med plats för alla försvinner
• Produktiviteten ökar om ni har rätt strategier på plats
• Risken för utbrändhet minskar

Nackdelar med att jobba på distans:

• Du riskerar att bli en distans-zombie
• Möten blir ofta mer frekventa och avlöser varandra vilket leder till att du blir tröttare än vanligt
• Studier visar att de som jobbar på distans i större utsträckning tar mindre pauser, kortare lunch och jobbar över längre. Det blir alltså svårt att stänga av jobbet när du redan är hemma
• Ni riskerar att tappa produktivitet om ni inte gjort grundjobbet och har digitala verktyg och strategier på plats

Så bygger du ett framgångsrikt distansteam

Utöver rätt strategier som du kan läsa mer om längre ner, behöver ni sätta grunderna i er er digitala arbetsmiljö.

Att värna om team-känslan är viktig och kan vara klurigare än vanligt när ni inte ses på kontoret.

Vi märkte under pandemin att trygghet skapar framgång och hur viktigt det är att faktiskt uppmärksamma individen, vara tillgängliga och stötta varandra.
För oss kokades det bland annat ner i vår chatt-struktur och tydligare rutiner. Mer om det hittar du här.

Distansarbete för chefer

Precis som för medarbetaren är distansarbete något nytt för dig som chef. Vad ska du egentligen tänka på när du leder ett team eller styr en verksamhet helt eller delvis på distans?

Det vi har märkt är att det blir extra viktigt med tillgängligheten, att vara tydlig och sätta rätt förväntningar. Du kan läsa mer om stöd vid distansabete här.

Strategier för att lyckas med distansarbete

För att lyckas med ert distansarbete kräver det att ni gör grovjobbet.

Att enbart vara uppkopplad från hemmet eller landet kommer inte leda till att er organisation ökar produktiviteten eller att de anställda faktiskt mår bättre.

Vi har själva jobbat på distans länge och har kontor runt om i landet. Vi utvecklar dessutom en tjänst för ändamålet som vi hela tiden förbättrar och anpassar för hybridarbete.

De strategier vi har förfinat och testat genom åren är bland annat

• Valet av sätt att kommunicera, ibland är asynkront och ibland synkront. Hur och vad som är bäst för er kan du läsa mer om här
• Vi har jobbat fram en effektiv möteskultur och anpassat för att minimera risken att slösa varandras tid
• Förfinat sättet vi jobbar i projekt för att ge oss rätt förutsättningar till att vara produktiva
• Anpassat oss efter den hybrida arbetsplatsen med allt som hör till
• Lärt oss aktivera och engagera teamen som sitter utspridda runt om i landet (och Europa)

Summering

Oavsett om du och dina kollegor jobbar på distans en dag i veckan eller flera är det viktigt att se till att ni har rätt förutsättningar för ert arbete, fokuserar på att arbetsmiljön anpassad och att ni ställer rätt krav på arbetstagare samt respekterar folks privatliv.

Att endast ta sin dator och jobba på en annan plats än kontoret fungerar alltså inte.

Vi har provat oss fram under flera år för att hitta rätt strategier och metoder som passar oss.

Mitt bästa tips till er blir att: prova, diskutera och utvärdera!

Vill ni ha hjälp med rätt verktyg till er digitala arbetsplats? Tveka inte att höra av dig.