Del 1: Varför ska man ha en telefonväxel?

Vilka företag behöver en telefonväxel och vad är syftet?

Behöver småföretag en telefonväxel och hur många anställda behöver man vara för att det ska löna sig?

Det enkla svaret är att det finns flera fördelar även för mindre bolag med få anställda. Och med dagens molnbaserade växlar slipper man dyra inköpskostnader och betalar bara löpande för de funktioner man behöver, vilket har gjort att småföretag och fåmansbolag har tillgång till en telefonväxel som stora företag använder utan att det kostar skjortan.

Vad är syftet med en telefonväxel?

Att ett missat samtal kan vara en missad kund är en gammal sanning. Men den stämmer i högsta grad även idag. Många vill helt enkelt prata med någon personligen för att avgöra om företaget är pålitligt. Genom växeln styr du bland annat hur samtalen tas emot och om de ska vidarekopplas till en kollega eller till en extern telefonservice, när ingen kan svara.

Vi vet hur viktig en växel är, av egen erfarenhet

Det kanske inte kommer som en nyhet att växlar är viktiga för oss. Men förutom att sälja företagsväxlar är vi också användare och det har lärt oss mycket.

Vi var – och är – ett entusiastiskt team. När vi startade lynes Telefoni lade vi all vår tid på att utveckla vår tjänst. På att hitta nya kunder. På internt jobb. Ärligt talat, vi jobbade extremt hårt. Och ringde extremt många kalla samtal. Men vi missade mängder av samtal in.

Vi hade helt enkelt inte riktigt tid att ta emot samtal.

Vår erfarenhet som växelanvändare

Vi är fortfarande ett mindre bolag, även om vi har vuxit mycket de senaste åren. Självklart har antalet inkommande samtal ökat rejält när vi har vuxit. I början gjorde vi massa saker fel:

• Vi nekade samtal för att sedan ringa upp när vi har tid. Men vi fick liksom aldrig tid.
• Vi skickade SMS som: ”Kan jag ringa upp om en stund?”. Vi glömde ringa tillbaka.
• Vi räckte över telefonen till en kollega, istället för att koppla samtalet.
• Vi kollade av röstbrevlådan alldeles för sent och insåg att vi hade meddelanden från förra veckan som vi inte svarat på.
• Etc

Kanske känner du igen dig?

Det vi saknade var något som kunde styra undan samtal, automatiskt koppla vidare och hjälpa oss att minska stressen.

För oss blev telefonväxeln helt avgörande och den fortsätter att vara det.

Det är utifrån våra egna erfarenheter när vi var småföretagare som vi har utvecklat det bästa verktyget du kan ha: en smart, skalbar och kostnadseffektiv telefonväxel som hjälper dig att hantera din telefoni.

En växel hjälper dig att agera snabbare och ge bättre service, med samma bemanning

‍

När dina kunder ringer in så har de många olika typer av frågor; en del är enkla och andra svårare. En företagsväxel hjälper dem att få svar på sin fråga på snabbast möjliga sätt, samtidigt som den minskar mängden samtal som ni måste besvara personligen.

En enkel men effektiv lösning är att använda unika meddelanden som spelas upp för inringade kunder. De kan hänvisa till er hemsida, olika mailadresser eller be dem göra ett knappval.  Du ger kunden den infon hon behöver och ni minskar antalet samtal att ta emot.

Ni ska såklart fortsätta att ge era kunder personlig service när det är läge för det. Men det är viktigt att definiera vad bra service är i olika situationer. Telefonväxeln hjälper era kunder att få svar på enkla frågor snabbt.

Samtidigt kan du och dina kollegor lägga full kraft på de frågor där personlig service behövs – det ger ett extra värde för kunden.

Slussa kunder till rätt person direkt

En annan smart funktion är svarsgrupper. Genom att använda svarsgrupper kommer ni kunna besvara samtalen snabbare, med samma bemanning. Ni kan till exempel bestämma att den person som har mest erfarenhet ska ta hand om inkommande samtal. När hen är upptagen går det till nästa person i gruppen och så vidare.

Koppla inte din kund till en röstbrevlåda

Jag tror att de flesta har varit med om det; vi ringer in till ett företag och frågar efter en person, bara för att hamna direkt i röstbrevlådan. Eller så går det signal på signal utan att någon svarar.

‍

Vid andra tillfällen väntar vi några signaler, innan vi får beskedet att personen sitter upptagen i ett annat samtal. Det skapar onödig frustration. Och – i ärlighetens namn – det var nog det som mötte många av våra kunder till en början.

Då är det bättre att kunna lämna ett personligt meddelande så att personen kan ringa upp mig, alternativt få möjlighet att prata med någon annan.

Särskilt om man redan väntat i telefonkö. Med vår företagsväxel så att man enkelt kan se om kollegor är i samtal eller inte så att man kan koppla rätt direkt eller ge inringaren rätt information.

‍

Arbeta där du vill, med växeln på fickan

Många småföretag har idag en rörlig verksamhet, där man inte sitter på samma ställe varje dag. Många jobbar mycket på fältet, andra spenderar en stor del av sin tid hos kunder. Med växeln i fickan kan du jobba var du vill och missar inga samtal.

Visa rätt nummer, vid rätt tillfälle

Vilket nummer VISAR du ut när du ringer en kund som behöver hjälp – ditt direktnummer?
Vilket nummer VILL du visa ut när du ringer en kund som behöver hjälp?
Detta är superviktigt och värt att fundera på. Att använda rätt nummer kommer nämligen att hjälpa dig att styra dina kunder till snabbare service.

Ingen vill ringa någons direktnummer för att få upptagetton eller bli avvisad med ett sms ”Kan jag ringa upp om en stund”.  Då är det mycket bättre att ringa ett nummer och komma till någon som kan hjälpa mig.

I en modern lösning väljer du vilket nummer du visar utåt. Du kan välja mellan växelnummer, direktnummer och mobilnummer. Detta går enkelt att ställa in i din lynes-växel vilket gör att du kan jobba i ro, samtidigt som du ger dina kunder besked om när du är tillgänglig eller kopplar dem vidare direkt till någon som kan hjälpa dem.

Använd ett arbetsnummer

Det är även viktigt att jobba med ett så kallat arbetsnummer. Då kan du enkelt ändra hänvisning till ”Möte” vilket gör att alla som ringer ditt direktnummer får beskedet att du sitter upptagen. Genom att skilja på mobilnummer och arbetsnummer kan samtidigt nära och kära komma fram till dig, trots att du har hänvisat dig på möte.
Som en del kunder beskriver det:

”Vi vill kunna lägga in ”favoriter” som ska kunna ringa igenom om vi har satt på hänvisning.
Om jag till exempel sitter i möte, ska min dotter kunna komma fram.”

Använda växelns statistik för att blir bättre  

Hur vet vi att vi gör ett bra jobb om vi inte mäter det? Att kunna få fram statistik på hur många samtal man har tappat och hur många samtal vi tar emot är väldigt viktigt för att kunna se trender.

• Hur många samtal har vi fått in i snitt det senaste året?
• Om trenden fortsätter som den gör, hur kommer det att se ut om ett år?
• Behöver vi nyanställa?

Detta var frågor om vi brottades med och som gjorde att vi utvecklade vår Rapport & Statistik-tjänst. Vi har haft enorm nytta av den och ser att många kunder, både stora och små, använder den för att förbättras och utvecklas.

Vill du veta mer om vår telefonväxel?

En modern telefonväxel är inte bara till för att koppla samman och upprätta samtal. Det handlar om att ge sina kunder en bra upplevelse och service och det kan du göra på många sätt. Du kan klicka här om du vill veta mer om vår växel och dess olika funktioner. Du kan också boka ett möte med oss för en personlig demo av hur du kan använda alla våra smarta växelfunktioner i ditt företag!

‍