Digital arbetsplats: här är verktygen som behövs!

Landade du här för att du googlade digital arbetsplats?

Då är du inte ensam.

För hur blir man en digital arbetsplats egentligen och hur hur skapar man en som lyckas?

Och, vad är en digital arbetsplats?

Ta vårt digitala samarbetsverktyg, lynes, till exempel.

Det är ett digitalt verktyg där man arbetar och samarbetar. Med mängder av digitala ytor där man håller möten, visar presentationer, bollar idéer. Distans-fikar. Får feedback. Ja, det är helt enkelt en plats där man arbetar. Fast digitalt, på distans.

Så lynes är alltså en digital arbetsplats. Right?

Med ett antal mer eller mindre  definitioner och begrepp i omlopp, som virtuellt kontor, telecommuting,  och virtual workplace, är det inte helt självklart att greppa.

Men varför ska man bry sig om definitioner förresten?

För, är inte alla arbetsplatser digitala numera?

Vi har ju alla datorer och Office-paketet? Fiberuppkoppling. Molnbaserad tidrapportering. Eller när blir man en digital arbetsplats, på riktigt? Händer det över natt?

Håll min läsk. Måste tänka lite.

…

…

Lite till.

…

…

Snart klar.

*Två timmars meditation senare*

Det verkar vara…en process.

Man är inte en digital arbetsplats, man blir det varje dag

För visst är våra arbetsplatser mer digitala idag än för 20 år sedan. Men på många håll är det sig ganska likt och det går långsamt framåt. Och jag kan väl redan nu avslöja att Office-paketet inte räcker hela vägen. Det är liksom inte framtidens arbetsplats.

I årtionden har vanliga arbetsplatser sett ut som de alltid gjort. Öppna kontorslandskap, samtalsrum som alltid är fulla. Konferensrum som jämt är bokade – oavsett tid på dygnet. Working nine to five. Alla har ett skrivbord. Hierarkiska team. Tekniken som aldrig fungerar.

Ja, du fattar.

Sen kom Covid-19.

Och, som engelsmannen Ken Dodd påpekade, finns det inget ont som inte för något gott med sig. Med pandemin blev det helt enkelt skarpt läge. Det var dags att omfamna distansarbete, oavsett om vi ville det eller inte.

‍

Resultatet? En mindre revolution.

Som exempel spås 50% av Amerikas arbetskraft att arbeta på distans i slutet av 2020.

I kölvattnet av Coronautbrottet började också alltfler arbetsplatser kalla sig digitala. Bara sådär. Och IT-cheferna fick äntligen se sin dröm gå i uppfyllelse, nästan över natt. Efter många år i digitalt utanförskap.

Men hallå, kanske någon säger, var det inte en process?

Jo.

Och bara för att en handfull medarbetare arbetar på distans innebär det inte att man är en digital arbetsplats. Det handlar nämligen inte om var man arbetar utan hur man arbetar.

När kan man kalla sig för en digital arbetsplats?

För att vara en digital arbetsplats behöver personalen få resurser och smarta hjälpmedel så att de kan samarbeta effektivt med varandra över team, ha smidiga digitala arbetsflöden, dela information i chattkanaler och andra digitala arbetsytor. Oavsett var man befinner sig.

Det ska helt enkelt finnas ett ramverk att förhålla sig till, precis som på ett fysiskt kontor. Och det kan ta lite tid, särskilt innan både medarbetare och chefer har blivit varma i kläderna.

Så vår definition av en digital arbetsplats är något i stil med:

”På en digital arbetsplats underlättas samarbete och lagarbete av teknik snarare än av en fysisk plats.”

Men oavsett om man omfamnar förändringen under Covid-19 direkt eller inte, är det svårt att bortse från alla fördelarna med att digitalisera arbetsplatsen.

Vad behövs för att skapa en digital arbetsplats?

Först och främst; precis som med alla stora förändringar medför förändringen en risk.

För en företagsledare handlar det till stor del om att få organisationen att omfamna nya arbetssätt, sätt att kommunicera internt och externt samt att dra nytta av fördelarna.

För som många redan har märkt under våren, så ger digitala arbetsplatser enorma fördelar för anställda och företag vilket gör övergången värdefull.

Här kommer ett anta tips på hur ni kan skapa er digitala arbetsplats:

• Vart börjar du när du ska skapa en digital arbetsplats? För det första behöver ni se till att alla kommer åt era nyckelsystem, även utanför kontoret. Bokföringsprogram, CRM-system, kundvårdssystem, telefonväxel, faktureringssystem, ärendesystem, interna system. Vi har gått igenom hur er arbetsplats kan vara bli framtidens arbetsplats redan nu.
• Er internkommunikation måste fungera. När man inte sitter i samma lokaler måste man ha ett robust system som hanterar internkommunikationen. Det fungerar inte att man mailar eller ringer varandra. Det måste gå smidigare och snabbare. Läs mer om hur du kan förbättra er interna kommunikation här.
• Att jobba i projekt kan vara utmanande vare sig man jobbar på distans eller inte. Men hur mycket skiljer det sig ifrån att arbeta på kontoret egentligen? Läs mer om våra tips att arbeta i projekt: Förenkla projekthanteringen med lynes
• Hur gör ni med era kollegor som befinner sig utomlands? Ni kanske har kontor utomlands? Varför inte inkludera dom i er digitala arbetsplats? När ni är en digital arbetsplats sätter ni själva gränserna.
• Många företag tvekade länge på att införa distansarbete i organisationen. En av anledningarna var att man inte riktigt hade grepp om hur man skulle leda på distans. Och det är inte så konstigt, detta är nytt för alla. Därför har vi tagit fram en guide på temat Så leder du på distans: distansarbete för chefer.

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa er att snabba upp processen mot att bli en digital arbetsplats? Prata med oss. lynes tar processen framåt, snabbt. Och vi hjälper såklart till att få allt på plats. I vår plattform får ni tillgång till alltifrån chatt till molnväxel, fildelning, videosamtal och mängder av andra smarta samarbetsfunktioner. Allt i samma integrerade plattform.

‍