Pandemi, vulkanutbrott eller försäljningssuccé?

Jag skulle förmodligen bli idiotförklarad om jag sade till våra kunder att ni måste förbereda er för ett vulkanutbrott. Ni måste säkra service och tillgänglighet för era kunder om delar av er verksamhet blir utslagna av ett vulkanutbrott.

Men vi har ju inga vulkaner i Sverige. Nej, det har vi inte just nu men det kanske går någon ådra från Island som kan spricka upp någonstans utanför Göteborg.

Jag tror att jag fått samma mottagande om jag frågat kunderna för två år sedan

Vad gör ni om det blir en global pandemi?

Hur ser ni till att det finns folk som tar hand om era kunder när medarbetare måste stanna hemma om grabben visar minsta tecken till kittling i halsen.

Den stora frågan är: Hur driftsäkrar man sin verksamhet för sannolika och även, vad man tycker helt osannolika, scenarier. Vad kostar det att ta sådana förberedelser och säkerhetsgrepp? Kan man och skall man. Var går gränsen. Vad kostar onödigt mycket hängslen och livrem?

Det kan jag berätta för dig. Mitt namn är Mats Winge och jag jobbar på Kalix Tele24. Vi har i snart 30 år hjälpt företag med just detta.

‍

Vilka är Kalix Tele24?

Kalix Tele24 erbjuder kostnadseffektiv och flexibel kundkommunikation till företag, organisationer och myndigheter dygnet runt, året runt.

Kalix Tele24:s kunder är små och stora företag, myndigheter samt organisationer i Norden. Företaget grundades 1992 och har sedan dess byggt upp en gedigen erfarenhet av professionella svarstjänster och kundtjänstuppdrag för såväl privat som offentlig verksamhet. På huvudkontoret i Kalix och kontoren i Haparanda och Stockholm finns idag ca 160 medarbetare.

Kalix Tele24:s medarbetare är en del av ”första intrycket” av våra kunders verksamhet. Att vi har fått detta förtroende av så många som drygt 1400 kunder är vi mycket stolta över.

Oförutsedda händelser – Vi är där!

En krissituation eller oväntad händelse behöver inte vara så dramatisk som en global pandemi. Det kan vara andra plötsliga händelser som kan ha påverkan på ert företags verksamhet. T ex:

• Olycka
• Tekniska fel
• Väder och vind
• Produktfel, försäljningssuccé
• Hotbild

Det kan handla om brand, gasläcka osv som gör att transporter och leveranser får problem. Tekniska problem orsakade av strömavbrott eller problem med utrustning som gör att det kan bli störningar i att serva sina kunder.

Väder och vind. De flesta av oss minns kanske också vad stormen Gudrun och andra stormar ställt till med för en del verksamheter. Fler ringer eller mailar än vad man bemannat för vilket skapar köer och svårigheter att komma fram till verksamheter. Det leder till missnöjda kunder som tycker att de får dålig service.

Mer förutsedda händelser och trendskiften – Vi hjälper er!

Allt behöver ju inte vara elände – Det kan ju tänka sig att ens varor och tjänster blir extra uppmärksammade. Intresset kanske ökar mer än vad man tänkt sig och planerat för. Hur hinner man med en försäljningssuccé?

Tillbaka till pandemin. Många har haft utmaningar det skall man ha respekt för. Andra har sett en ökad efterfrågan. Titta bara på byggvaruhus, hem och trädgård, heminredning, intresse för natur och olika typer av fritidsintressen. E-handel, hemleverans av matkassar.

Många äldre pensionärer kanske för första gången i sitt liv beställt på nätet och fått en matkasse levererad. När detta är gjort ett par gånger kommer man på att det ju är ganska smidigt att beställa på nätet och få varorna levererade direkt till dörren. Detta beteende kommer förmodligen att fortsätta. Detta i kombinationen med förändrat konsumtionsbeteende ställer helt andra krav på oss företag när det kommer till service och tillgänglighet.

Fenomen och trender som redan var på gång innan pandemin har påskyndats. Den 80-årige pensionären kommer inte bara köpa matkassen på nätet utan även julklapparna till barn och barnbarn.

Frågan kanske inte alltid är hur man skall undvika dessa händelser utan hur förberedd är man och hur hanterar man dem när de väl händer. Finns det en plan B?

Så hjälper Kalix Tele24 myndigheterna under pandemin

För vår del har vi arbetat extra hårt med att stötta offentlig sektor under 2020 och hittills under 2021. Kommuner, statliga myndigheter och verk, Regioner m.m. Svenska medborgare, både hemma och utomlands, har haft ett extra stort behov av att kontakta våra samhällsfunktioner under pandemin. Det har inte varit lätt att förutse behovet av kommunikation till och från medborgarna. Offentlig sektor har, förståeligt, haft en mycket central roll i att hjälpa och få medborgarna att känna sig trygga.

Ett av flera exempel där vi hjälpt till är stöttning i ett antal Regioners vaccinationsprocesser. Det har varit otroligt svårt att förutse hur många som behövt ringa och få hjälp med vaccinationsbokningar vid varje släpp av nya tider i takt med att doserna anlänt. Hur bemannar man när man inte vet hur mycket det kommer att ringa. Vi har under denna tid sett extrema ringkurvor när alla kastar sig på telefonerna samtidigt.

KalixTele24 + lynes Telefoni = Synergi när den är som bäst!

Tillsammans med lynes levererar vi förträffliga stödtjänster. Ett enkelt sätt att trygga service och tillgänglighet är helt enkelt att koppla på extern svarsservice på växelplattformen. Då har man alltid någon stand-by som kan svara vid samtalstoppar, sjukdom, semester, när företaget är på kick-off eller konferens (ja, det kommer att hända igen), när ni har extra mycket intresse kring era tjänster osv. Ni missar inga potentiella beställningar.

Svarsservicen är öppen dygnet runt så ni är inte begränsade till speciella öppettider. Ni bestämmer helt vilka tider ni är tillgängliga. Ha ”öppet” en timme eller två mer än era branschkollegor.

Och på köpet får ni hela krisberedskapen om något oförutsett skulle inträffa.