Så lyckas ni med er internkommunikation

Att kommunicera kan vara krångligt, riktigt krångligt. Men uppenbarligen fungerar det – för vissa.

Allt fler företag jobbar idag på distans, anställer folk utomlands och har en effektiv digital arbetsplats.

Backar vi bandet 5–10 år var det ganska ovanligt men tack vare kommunikations-strategier, en välfungerande internkommunikation & rätt verktyg är det nu möjligt.

Asynkron och synkron kommunikation är grejen och det har hjälpt många företag att lyckas med distansarbete.

Är det så enkelt? Kommunikations-strategier…. Låter som ännu ett buzzword.

Okej, tänk själv. Ni har ett kontor i Sverige, ett annat i Spanien och ett tredje i Chicago. Tänker du spontant att:

• Era arbetstider är snarlika
• Att det inte kommer ske kulturkrockar
• Och att allt kommer fungerar precis som det gör i Sverige

Då tänker du fel. Jättefel.

Vi tänker om, tillsammans!

En avsaknad av kommunikationsstrategier innebär ofta problem, även om ni ”bara” finns i Sverige. Det kan vara föräldrar som hämtar och lämnar på dagis, morgontrötta kollegor eller ”nattjobbarna”.

Helt enkelt kollegor med olika arbetstider som använder en företagschatt och förväntar sig svar omgående.

Lägg då till företag med global närvaro och ekvationen blir ännu krångligare.

• Kan du störa dina kollegor i Spanien mitt i siestan?
• När bokar man bäst ett videomöte med designavdelningen i Chicago?
• Behöver du svara din svenska kollega omgående, som oftast jobbar kväll?

Att tro att internkommunikationen ska fungera likadant på distans eller globalt är naivt. Spana in resten av inlägget för att ge ert företag de bästa förutsättningarna att lyckas!

Läs mer om 5 konkreta saker som du kan göra för att förbättra företagets interna kommunikation

Fallgroparna med distansarbete

Att kommunicera på en digital arbetsplats utan satta förväntningar är upplagt för fiasko. Därför är det oerhört viktigt att ha rätt strategi för hur ni ska kommunicera på er arbetsplats när ni växer.

Skalar inte strategin för internkommunikation korrekt blir den snabbt en faktor som stjälper er i stället för att hjälpa er.

Distansarbete som fortfarande är förhållandevis nytt för oss kan vara krångligt då de flesta företagen inte tänker på att implementera ett ramverk för internkommunikationen.

Med rätt ramverk däremot blir det enkelt att hantera projekt, rekrytering och medarbetarsamtal.

Med fel ramverk eller ännu värre inget, är det enkelt att gå vilse i den digitala världen, där det inte längre är lika enkelt att veta hur kollegorna mår när subtila tecken så som kroppsspråk, ansiktsuttryck och nyanser enkelt försvinner.

För att inte hamna i fallgroparna är det viktigt att tänka på hur ni kommunicerar på distans oavsett om ni finns utomlands eller inte. Ni bör också fundera på:

• Vilken roll har den asynkrona och synkrona kommunikationen hos er?
• Vilka tjänster behövs?
• Hur mår personalen?

Läs mer om fallgroparna med distansarbete

Vad är synkron och asynkron kommunikation?

Okej, har du läst orden synkron och asynkron några gånger nu och inte har någon som helst aning om vad det betyder?

Du behöver inte googla, för här kommer svaret på frågan vad synkron och asynkron kommunikation är:

• Asynkron kommunikation är all form av kommunikation som inte sker i realtid.
• Synkron kommunikation innebär all form av kommunikation som sker i realtid.

Tidigare förväntade jag mig svar på en chatt omgående. Fick jag inte svaret inom tiden jag ansåg var rimligt ringde jag alltid upp min kollega – trots att det inte var akut. Det är ett ganska vanligt beteende, man är helt enkelt lite för otålig.

Det här var innan vi implementerade en strategi för vår internkommunikation, som är riktigt grym! Numera kommunicerar vi både asynkront och synkront och det allra viktigaste? Vi vet i vilket läge vi ska välja.

Vanligtvis blandar många arbetsplatser asynkront och synkront utan att tänkta på det, men det är inte så det fungerar. Du har ingen kommunikations-strategi för det, för du blir ju inte ett golfproffs trots att du gjorde en hole in one på en företagsgolf 2013 med ditt handikapp på +23.

Men faktum kvarstår, båda två har en plats i en digital arbetsplats. Det handlar om att implementera dem med rätt balans. Hemligheten är att ni ska kommunicera asynkront som standard och använda synkrona vägar vid akuta ärenden.

Här kan du lära dig mer om skillnaderna mellan asynkron och synkron kommunikation

‍

Synkron kommunikation: varför man ska vara sparsam med det?

Allt är inte frid och fröjd med distansarbete, vissa blir distanszombies och andra har svårt att maximera sitt fokus.

Just fokus är nyckeln här, för i en digital arbetsplats kan det vara svårt. Notiser, samtal och videomöten kan vara svårt att jonglera samtidigt som du ska få något gjort.

Många tänker att en hänvisning kan lösa problemet, men som oftast blir man i stället fäst vid den. Att sen bygga en hel strategi kring gröna och röda statusar känns ganska dumt, för hur gör du när du behöver få tag på någon akut?

En alltid tillgänglig-kultur är alltså något att undvika, för det dödar enbart er produktivitet och leder i långa loppet till vad vi kallar ”synkrondöden” (Ja, det är lika hemskt som det låter).

För att undvika detta har vi sammanställt våra do’s and don’ts när det kommer till synkron kommunikation.

‍

Omfamna asynkron kommunikation

Vi skaffade en tydlig policy för några år sen, det har bland annat gjort att jag slipper ett konstant notis-hagel och stressen jag upplevde tidigare är borta. Jag känner mig inte längre tvingad att läsa alla meddelanden inom loppet av 1.5 sekunder.

Pjuuu. Skönt!

I och med asynkron kommunikation har jag mer tid än någonsin i deep work-stadiet vilket verkligen gynnar produktiviteten.

I er strategi är det viktigt att ha förhållningsregler så att det inte skapas en flaskhals. För oss gäller det att svara på meddelanden inom 18 timmar. Så enkelt är det (nästan)

Organisera er och var tydliga!

En digital arbetsplats kräver ännu mer disciplin än på det klassiska kontoret, ni behöver vara mer organiserade för att all information ska vara tillgänglig. Det handlar om att aktivt identifiera och arbete bort eventuella informationssilos.

En annan sak som är oerhört viktig i den digitala världen är tydligheten, den är A och O. Se till att vara övertydliga, nästan på gränsen till det blir löjligt. Se till att skicka välskrivna och detaljerade meddelanden så att du slipper få motfrågor och för att undvika missförstånd.

Fördjupa dig i asynkron kommunikation här

Så här gör vi!

Som sagt, vi på lynes Telefoni är inga dunungar när det kommer till distansarbete. Vi har gjort det sen 2008 (pre iPhone).

När det begav sig var det mest mejl och sms som gällde.

Sen dess har vi gått på de flesta minorna och hoppas nu att våra tips ska hjälpa er!

När ni ska välja strategi för er internkommunikation är det viktigt att hitta rätt balans mellan de olika typerna av kommunikation, det kan vara skillnaden mellan succé och flopp.

Ett tips är att ha med en representant från varje avdelning och vara transparenta med vad ni vill uppnå genom att implementera er nya interna kommunikations-strategi. Var noggranna och gå igenom alla tänkbara scenarion.

På så sätt slipper ni förhoppningsvis börja om varje år. Tanken är att ha en skalbar policy redan från start. Här kan du läsa mer om hur vi har gjort!

‍