Telefonpassning: Vem svara när inte ni kan?

Telefonpassning innebär i korthet att du låter en professionell telefonist ta emot företagets inkommande samtal, när du själv inte kan ta emot dem. Det är helt enkelt en outsourcad reception som du delar med många andra företag. Dina kunder får alltid ett personligt, professionellt bemötande när de ringer till ert företag, utan att ni drar på era fasta kostnader.

Integrerad telefonpassningen direkt i företagsväxeln

Om du integrerar telefonpassningen direkt i din digitala företagsväxel, blir den dessutom helt automatiserad. Då används den bara exakt vid de tillfällen (semester, frånvaro eller liknande) när ni bestämt att den ska aktiveras – och inget annat. Smart, kostnadseffektivt och enkelt. Det är så vår tjänst fungerar.

Men låt oss backa bandet lite och kika på varför företag och organisationer använder sig av telefonpassning.

Det finns ett tydligt business case i de allra flesta verksamheter.

Räkna ut vad missade samtal kostar företaget

Idag vill dina kunder få det de söker snabbt. Om de inte får tag på er är Google alltid nära, med andra leverantörer ett knapptryck bort. Det är här affärsnyttan med telefonpassning blir som tydligast.

Man kan tänka ungefär så här:

• Hur många av de inkommande samtal kommer från nya kunder?
• Hur hög avslutsfrekvens har vi på de kunder som kontaktar oss?
• Vad är en snittkund värd?
• Hur många samtal missar vi varje månad?

Du kanske inte har hundraprocentig koll på detta (särskilt inte om du inte har kopplat ihop din kunddatabas med din telefoni som du kan göra i lynes). Vi har full respekt för att detta gäller många företag. Men alla kan testa att göra en överslagsräkning.

”Om ni missar 1, 10 eller 30 samtal per dag; vad skulle det innebära för ert företag?”

Några exempel:
För taxibolaget är ett inkommande samtal en beställning på några hundralappar, för VVS-firman ett uppdrag värt tusentals kronor. För mäklaren kan det vara ett uppdrag på hundratusen kronor.

Självklart är detta inte svart eller vitt. Hur mycket potentiella intäkter man missar beror självklart på vilken verksamhet man har. Och förhoppningsvis ringer kunden tillbaka. Och förhoppningsvis kommer de fram då. Men det räcker att några procent faller bort i processen för att det ska synas på sista raden.

Med telefonpassning i bakgrunden har ni alltid back-up, så att ni fångar upp både nya och existerande kunder.

Hur fungerar det hos lynes?

Med en telefonpassningstjänst via din företagsväxel från lynes Telefoni lägger du in en hänvisning om att du är upptagen i möte eller ute hos kund, direkt i appen. Sedan kopplas dina samtal automatiskt till telefonpassningen under tiden som du är borta.

Telefonisten meddelar din kund att du är upptagen och tar emot ett meddelande med kontaktuppgifter så kan du ringa tillbaka när du är tillgänglig igen. Om du vill, kan du också meddela telefonisten att släppa igenom samtal från vissa nummer, trots att du sitter upptagen.

”Möten som avlöser varann, bortfall tillsammans med hög belastning.. Telefonpassning när den är som bäst, finns tillgänglig när vi behöver den som mest.”

När behövs telefonpassning?

Telefonpassning kan behövas till och från i de flesta företag och verksamheter. Särskilt om ni är en mindre, slimmad administrativ organisation (kanske helt utan egna administratörer) kan det vara svårt att hinna med alla samtal. Detsamma gäller såklart i företag och organisationer där de anställda spenderar mycket tid på plats hos kunder och uppdragsgivare.

Men måste man använda telefonpassning, vilka är alternativen?

Det viktigaste är såklart att varje samtal tas om hand på rätt sätt. Då finns det ett par olika alternativ:

• Om er telefonväxel tillåter det, använd er av svarsgrupper och sprid ut ansvaret på företagets medarbetare
• Använd egen eller delad receptionist / telefonist
• Använd er av telefonpassning (kallas även för svarsservice)
• Ha en ”you win some, you lose some”-attityd och låtsas som det regnar

Okej, den sista kanske inte är så hållbar.

Men vilket av de övriga alternativen du väljer, beror såklart på hur företagets behov ser ut och vilka resurser ni har in-house och vilka det är förmånligast att outsourca. Ett smart sätt för att få en kostnadseffektiv och kundvänlig lösning är att kombinera svarsgrupper med telefonpassning, där telefonpassningen endast aktiveras om ingen i svarsgruppen har möjlighet att ta emot samtalet.

Varför använda svarsservice – vilka är fördelarna?

Att använda en telefonpassningstjänst under delar av arbetsdagen eller arbetsveckan, har flera fördelar i de flesta företag och organisationer. Vi har tillexempel redan tittat på vad missade samtal kan innebära i uteblivna intäkter och försämrad kundservice.

Med lynes Telefoni är det också superenkelt att integrera tjänsten i din växel så att du kan koppla på den med en knapptryckning, eller genom att använda regler, de dagar eller de timmar den behövs.

Här är en sammanfattning av fördelarna med att få hjälp att svara i telefon:

• Hög tillgänglighet och personlig service, även när ni inte kan ta emot samtal
• Ökad arbetsro och produktivitet
• Mindre kötider för dina kunder
• Genom integrationen mellan företagsväxeln och telefonpassningen uppdateras er linjestatus och hänvisningsinformation i realtid

Du bestämmer själv när du vill ha hjälp med att svara i telefonen

Är telefonpassning värt den extra kostnaden?

Telefonpassning har många fördelar, både för er interna arbetsro och för servicegraden till era kunder. Är det värt den extra kostnaden? Det måste du naturligtvis avgöra, och väga fördelarna med tjänsten i relation till dess kostnader. Det viktigaste är  att inte tappa kunder och leads, oavsett om ni sätter av interna resurser eller köper in tjänsten från oss.

Kan vi hjälpa till?

Oavsett vilken lösning du väljer så kan vi på lynes hjälpa dig att ta fram en smart och användarvänlig telefonilösning som både är användarvänlig, kundvänlig och kostnadseffektiv. Kontakta oss så berättar vi mer om våra olika tjänster och hur de hjälpa dig och dina kollegor till en mer effektiv och produktiv arbetsdag. Du kan också läsa mer om vår smarta och användarvänliga företagsväxel här.

‍