De vanligaste misstagen när företag köper in telefoni är att kravspecifikationen är för tunn, att användarna inte får vara med, att man bara jämför pris per användare och att man väljer en lösning som inte går att bygga vidare på. Alla fyra går att undvika med lite förarbete och rätt frågor till leverantören.
Telefoni och växel köps sällan in, ofta med flera års mellanrum. Därför finns det sällan någon rutin, och det är lätt att missa saker som blir dyra att ändra i efterhand. Här är misstagen vi ser oftast och hur du undviker dem.
Vilka är de vanligaste misstagen?
1. Kravspecifikationen räcker inte till
Leverantören kan inte gissa hur ni arbetar. Skriv ner vilka funktioner ni behöver, hur samtalen ska flöda och vilka system telefonin ska fungera ihop med. Be sedan varje leverantör beskriva hur de löser just era behov, inte bara bekräfta att funktionen finns.
2. Fel personer, eller för få, är med
När bara IT eller ledningen gör upphandlingen är det lätt att glömma dem som använder telefonin varje dag. Ta med personer från kundservice, sälj och reception från start. Låt dem läsa kravspecifikationen, de hittar ofta det som saknas.
3. Ingen tänker långsiktigt
Välj en lösning ni kan växa med. Fråga om tjänsten skalar, om den har öppna API:er och integrationer mot till exempel CRM, och hur ofta den uppdateras. Ett bra tecken är att leverantören publicerar release notes, så att du kan se i vilken takt tjänsten utvecklas.
4. Ni bockar av molnbaserat och nöjer er
De flesta växlar är molnbaserade i dag, så det skiljer inte längre leverantörerna åt. Det som gör skillnad är hur lösningen fungerar i vardagen: om den är enkel att använda, stöder hybrid och mobilt arbete, kan anpassas efter olika avdelningar och fungerar ihop med era andra system. Läs mer om skillnaderna i molnväxel vs traditionell växel.
5. Support och självadministration tas för givet
Dubbelkolla vad som ingår i supporten och hur ni når den. Kontrollera också att ni själva kan göra enkla ändringar, som att lägga till användare, ändra svarsgrupper eller byta öppettider, utan att behöva skicka ett ärende till leverantören.
6. Ni jämför bara priset
Priset spelar roll, men räkna på helheten. Finns telefoni, chatt och video i samma app kan ni avveckla andra verktyg, och kan ni administrera själva sparar ni tid. Vi har skrivit mer om hur du räknar i inlägget om vad en företagsväxel kostar.
7. Bindningen till operatören glöms bort
Är växeln bunden till en operatör blir det svårt att byta operatör senare utan att byta växel. Fråga om lösningen är operatörsoberoende och hur ni behåller era nummer via nummerportering.
Vilka funktioner ska en modern telefonilösning ha?
Utgå från hur ni arbetar, men de här punkterna hör hemma i de flesta kravspecifikationer:
- Användarvänlighet, så att alla faktiskt använder lösningen
- Stöd för hybrid och mobilt arbete, med samma funktioner i mobil och dator
- Möjlighet att anpassa flöden efter avdelningarnas behov
- Integrationer mot CRM, ärendehantering och andra system, så att samtal loggas automatiskt och historiken syns när kunden ringer igen
- Statistik som visar tillgänglighet och missade samtal
- Samtalsinspelning, videomöten och sms där verksamheten behöver det
- AI som avlastar teamet, till exempel en AI-telefonist som svarar när alla är upptagna
Checklista inför upphandlingen
- Kartlägg hur samtalen kommer in och vart de ska i dag
- Skriv kravspecifikationen tillsammans med användarna
- Bestäm vilka system telefonin måste fungera ihop med
- Fråga om operatörsberoende, nummerportering och avtalstid
- Kontrollera vad som ingår i support och vad ni kan administrera själva
- Jämför den totala kostnaden, inte bara pris per användare
- Be om en demo med era egna flöden, inte en standarddemo
Vill du ha en mer utförlig checklista finns den i vår kostnadsfria guide Välj rätt molnbaserad telefonilösning. För ett bredare perspektiv på chatt, video och hybridarbete finns också guiden Välj rätt kommunikationslösning.
Så hjälper Lynes till vid bytet
Lynes samlar företagsväxel, mobil, chatt och video i en och samma app, och växeln är operatörsoberoende. Ni administrerar användare, svarsgrupper och öppettider själva. AI:n är inbyggd och utvecklad av oss in house, så att funktioner som AI-telefonisten är en del av samma plattform och inte ett separat system att integrera.
Vanliga frågor om att köpa in telefoni till företaget
Hur lång tid tar det att byta telefonilösning?
För ett mindre eller medelstort företag handlar det oftast om dagar snarare än veckor, eftersom en molnbaserad växel inte kräver någon hårdvara. Flytten av nummer planeras så att kunderna inte märker bytet.
Kan vi behålla våra nummer när vi byter leverantör?
Ja, i de allra flesta fall. Fasta nummer och mobilnummer kan flyttas med nummerportering.
Vad ska stå i en kravspecifikation för telefoni?
Hur samtalen ska flöda, vilka funktioner som behövs, vilka system telefonin ska integreras med, krav på mobilitet och statistik samt hur support och administration ska fungera.
Ska vi köpa växel och mobilabonnemang från samma leverantör?
Det kan vara enkelt, men det är inget krav. Med en operatörsoberoende växel kan ni välja abonnemang separat och byta operatör utan att byta växel.
TL;DR
De flesta misstag vid köp av telefoni beror på för lite förarbete: en tunn kravspecifikation, för få användare med i processen och en jämförelse som bara tittar på priset. Börja i hur ni arbetar, ställ rätt frågor om integrationer, support och operatörsberoende, och räkna på helheten.
Står ni inför ett byte? Prata med oss, så går vi igenom era behov innan ni bestämmer er.
