Kommunikationsplattform: vad är det och vem behöver en?

Okej, tänk dig följande:

Du får en fråga från en kund. Du minns bestämt att du pratade med din kollega om precis samma sak för en vecka sedan. Nu ska du bara kolla upp vad ni kom fram till. Men var hade ni konversationen?

Var det ett mail, eller Whatsapp? Kanske en checklista i Trello? Eller var det SMS?

Fem minuter senare minns du att ni diskuterade det hela i er privata chatt, i Slack.

Känner du igen dig?

Att hitta rätt i alla appar och kommunikationskanaler som du och företaget använder kan vara lite förvirrande. Och inte sällan ganska tidskrävande.

Och det är inte så konstigt; företagets kommunikationskanaler och verktyg är inte sällan en komplex miljö.

Ni använder säkert ganska många av dessa:

• meddelande-appar
• e-post
• mobiltelefoner
• telefonväxel
• kunder som ringer till supportnummer
• kalendrar
• ärendehanteringssystem
• röstbrevlådor
• interna chattverktyg
• chattar på hemsidan
• filer och filservrar
• att-göra listor
• telefonkonferenser
• videokonferenser

Ja, listan kan såklart göras ganska lång. Det är helt enkelt en hel del som händer i informationsflödet.

Med den ökade komplexiteten blir det allt viktigare med ett nav som håller ihop alla trådar och hjälper till att hålla koll. Men vad ska ett sådant nav innehålla – och hur kan det hjälpa er att jobba mer effektivt?

‍

Enter: kommunikationsplattform.

En kommunikationsplattform från lynes Telefoni är en digital plattform som samlar alla företagets kommunikationskanaler i ett och samma gränssnitt. Den integrerar också alla olika funktioner i listan ovanför och är enkelt sökbar, så att aktiviteter och ärenden inte försvinner, hamnar mellan stolarna – eller glöms av.

Dessutom skapar en kommunikationsplattform mängder med statistik och övergripande information.  Rätt använd hjälper den er att arbeta mer effektivt internt och öka servicegraden till era kunder.

En kommunikationsplattform samlar alla kommunikationsflöden på ett och samma ställe.

Vad kan en kommunikationsplattform göra?

Minska mängden internmail och få bättre koll med chattar

En viktig del i din kommunikationsplattform är chatten. Här skapar du konversationer utefter kontextuellt innehåll. Gillar ni att prata om kattungar? Skapa en chattkanal för det. Behöver ni diskutera kommande veckans kundevent? Skapa en separat kanal för det. Se till att ha dedikerade kanaler för respektive ämne eller projekt.

Tips: Se till att ställa om alla konversationer och frågor samt delegera arbetssysslor i chatten. Använd mail endast för era externa kontakter. På det slipper ni internmail och det blir mycket enklare att söka efter information.

Skapa att göra-listor med ett klick

Använd notifieringar utifrån dina preferenser. Ställ in chatten så att du blir notifierad när ett nytt meddelande dyker upp i chatten, eller sätt dig själv som frånvarande om du inte vill bli störd. I lynes kan du dessutom enkelt skapa påminnelser, direkt i chatten. Om du får ett meddelande kan du klicka på det och trycka på ”Skapa att-göra” och vips, så har du skapat en påminnelse utan att behöva öppna kalendern!

Sköt inkommande och utgående samtal, var du än befinner dig

Idag arbetar alltfler av oss på distans. En kommunikationsplattform är en förutsättning för detta. Ring och ta emot samtal, logga in och ur svarsgrupper, koppla samtal till kollegor, parkera samtal, koppla till externa nummer. Allt måste kunna göras på distans.

Hitta rätt kontakt snabbt – även när du är ny på jobbet!

Om ditt företag har kontor på flera olika platser kan det ibland vara svårt att snabbt hitta den person du söker. Kontaktlistan i lynes är användarvänlig och hjälper dig söka utifrån ort, arbetsroll, avdelning, ansvarsområde eller affärsområde. För att ta ett exempel, så kanske du träffade en kollega på en mässa eller ett kundevent. Det enda du minns är att han hette John, Jonas eller Johan och jobbar på Stockholmskontoret. Då räcker det att du skriver in ”Jo” och väljer ”Stockholm” så får du upp förslag med bild och kontaktuppgifter. Supersmidigt, inte minst för ny personal.

Arbeta effektivt med kortkommandon

Ställ in kortkommandon och svara, skicka vidare, parkera eller koppla samtal med ett klick. Vår Softphone är proppfull av smarta kortkommandon. När du bemästrat kortkommandona kommer du få mycket gjort utan att flytta fingrarna från tangentbordet. Viktigt både för den som arbetar med telefonen som arbetsverktyg och de som använder telefonen mindre frekvent.

Låt din kalender & händelser planera för dig

Att planera kommande projektmöten, avstämningar eller workshoppar behöver inte innebära ändlösa mailkonversationer och meddelandetrådar med förslag och ändringar.

Se till att dina möten är uppdaterade i din kalender. Då ser kollegorna enkelt när du är tillgänglig i deras softphone och kan bjuda in dig utan din inblandning.

Det gör det också lättare för de personer som jobbar på distans att planera in möten med dig. Och telefonisten ser direkt om du är tillgänglig att ta samtal eller ej. Självklart styr du själv över vilka kalenderposter som ska synas och vilka som ska vara dolda.

Relaterat inlägg

Del 3: Har ni flow i ert samtalsflöde?

Nyanställningar. Nya avdelningar. Nya kundgrupper. Nya IT-system. Nytt kontor i Borås, Uppsala eller Karlstad. Digitaliserade arbetsprocesser. Produktlanseringar. Agila projekt. Varje...

Spara tid och frustration med ett smart hänvisningssystem

Vårt robusta hänvisningssystem gör att kollegorna alltid kan se om du är tillgänglig eller inte, oavsett var de befinner sig. Du kan till exempel ställa in om du behöver jobba ostört en timma. Sätt din status på ”Upptagen” och ställ in när du är tillgänglig igen, så får personer som söker dig ett meddelande om att du är upptagen och dina kollegor vet när dom kan kontakta dig igen. När en timme gått sätter växeln dig som Tillgänglig igen – helt automagiskt!

Skype, Hangouts eller GoTo Meeting?

När du använder externa tjänster blir det tyvärr alltför ofta krångel. Någon har inte installerat den senaste versionen. Någon har glömt sitt lösenord. Någon sitter och felsöker datormikrofonen i Google Hangouts, fastän konferenssamtalet pågår i GoTo Meeting. Ja, du har nog varit med om liknande situationer många gånger!

Med en kommunikationsplattform får du ett helt integrerat system för videokonferenser och telefonkonferenser. Det gör att du undviker teknikstrul – och systemet är alltid automatiskt uppdaterat.

Du kan enkelt skapa återkommande konferenser och bjuda in dina kollegor (utifrån deras kalendrar – se ovan!).  Och du ansluter dig självklart till konferensen oberoende av var du befinner dig.

Ska vi knyta ihop säcken?

Ja, en kommunikationsplattform är alltså ett nav som samlar all er kommunikation på ett och samma ställe. Största nyttan är inte alla funktioner, utan att ni samlar allt under samma tak. Rätt använt hjälper det er att minska internmailen och ni kan skapa digitala arbetsytor för de projekt ni har igång så att all dokumentation finns på ett och samma ställe. Det hjälper er också att få full koll på kollegorna och hjälper er hitta kollegor, även om de är utspridda över Sverige.

Förutom att en kommunikationsplattform hjälper er att arbeta mer effektivt, tror vi också att det blir roligare att arbeta när man slipper onödiga, tidskrävande moment. Plattformen hjälper dig helt enkelt att fokusera på mer givande och utvecklande saker. Och du kan mäta allt, så att du kan styra resurser till rätt saker!

Vi hjälper till!

Vill du veta mer om vår kommunikationsplattform och hur den kan hjälpa er att arbeta mer effektivt? Vi installerar i snitt 2 nya kommunikationsplattformar per om dagen  och hjälper dig inte bara att sätta upp en grym teknisk lösning. Med vår långa erfarenhet ser vi också till att den blir uppbyggd så att den hjälper er att hitta nya, förenklade arbetssätt! Prata med oss, så berättar vi mer!