WhatsApp som företagskommunikation – hiss eller diss?

Kommer du ihåg när vi jämförde lynes med en lägereld? En plats att samlas, inspirera och diskutera. Exakt så kan man beskriva WhatsApp med den lilla skillnaden att vid den lägerelden kan någon, vi kan kalla hen för GDPR, komma smygandes och kasta nitroglycerin på elden.

‍

Vad är WhatsApp?

Så. Vad WhatsApp är har nog undgått få.

För de som på något sätt lyckats missa det kommer här en förklaring:

WhatsApp är en app för att skicka meddelanden, bilder, filer och ringa videosamtal till vänner och familj. Ett enkelt sätt att kommunicera helt kostnadsfritt. Du kan dessutom enkelt skapa grupper och det spelar ingen roll vilken enhet du använder.

• WhatsApp har 1.5 miljarder användare
• Det skickas dagligen över 65 miljarder meddelanden via WhatsApp
• 1 miljard av användarna är aktiva – varje dag.

‍

Det här låter ju bra? Om så många använder WhatsApp dagligen måste det ju vara kanon. Svaret är ja, WhatsApp är bra. Men inte för företagskommunikation. Varför? Läs vidare!

Gratis är gott men eftersmaken kan vara bitter

WhatsApp är en kostnadsfri tjänst för konsumenter, en tjänst fler och fler företag också använder. Detta kan stå sig dyrt. Det för att GDPR-frågan faktiskt inte är hanterad. Bolaget är amerikanskt och påverkas inte av GDPR däremot har slutanvändaren och företaget denne jobbar för ett ansvar och får stå till svars för hur personuppgifter hanteras.

Vi ser det här problemet över allt. Hos våra kollegor i branschen, familj och vänner. Listan kan göras lång med personer vi känner till vars företag kommunicerar primärt via WhatsApp.

Om du börjar bli lite svettig nu kan du andas ut. För syftet med detta inlägg är inte att hänga ut någon. Vi vill hjälpa er att tänka om och lyfta en faktisk problematik som kommer med användandet av WhatsApp för företagskommunikation.

Utöver det uppenbara så tillkommer en helt ny dimension av frågor som troligtvis saknar svar hos många

• Vem ansvarar för att lägga till nya kollegor i gruppchatten
• Vem tar bort kollegor som slutar
• Får man dela dokument i WhatsApp
• Uppskattar alla kollegor en semesterselfie
• Är meddelanden, filer och bilder krypterade

Gruppchattar i WhatsApp

Med WhatsApp kan du enkelt skapa grupper vilket gör det lättare att nå fler personer samtidigt och du slipper maila dina kollegor för minsta lilla.

Folk tar företagskommunikationen i egna händer

För visst är det lockande att skapa en grupp för er företagskommunikation i WhatsApp.  För du använder ju redan det privat.  Grupper så som Familjen, Lisas Möhippa, och Padelgänget är givna. De funkar, du når alla smidigt och enkelt.

Det kanske börjar med en ”Fredags-AW ”-grupp på företaget i WhatsApp följt av Ekonomigänget, SuperSupporten och Säljteamet. Ketchupeffekten är ett faktum. För sekunden de anställa hittar ett enkelt och smidigt sätt att kommunicera tar de chansen. Ser ni inte till att ha rätt verktyg för er företagskommunikation och tydliga policys tappar ni kontrollen och konsekvenserna blir där efter.

‍

Bli mer ineffektiv med WhatsApp

Den spontana effekten av WhatsApp kan vara positiv, ni chattar betydligt mer och e-post-spammen försvinner. Vilket är bra. Men när man tittar under huven är det inte lika glatt. Där gömmer sig fallgropar, ineffektiv kommunikation och ett ostrukturerat kaos.

Tänk att du är medlem i Ekonomigruppen och har delat rapporter, fakturor och lösenord för att snabbt få iväg informationen till dina kollegor. Hur gör du då om någon ber om rapporten igen, någon som kanske ska in till ledningsgruppen och presentera just den rapporten.

Redan där har du ett problem. Du kan filtrera filer, dokument och länkar men du kan exempelvis inte söka på ”Balansrapport 2019” vilket leder till ett väldigt scrollande innan du hittar rätt bland allt material ni delat i gruppen. I början kanske det inte är någon större tidsinvestering men säg om två år, när ni delat över 350 filer och dokument i WhatsApp. Då blir det till att leta.

‍

Kedjan riskerar att brytas med WhatsApp

Du vet den där filen du ska dela till din kollega, den som är på 101 MB. Den som faktiskt är för stor att dela i WhatsApp då de endast tillåter filer upp till 100 MB. Hur gör du nu? Det här är ett vanligt förekommande problem för många då filer tenderar att vara större än vad man tror.

Förvirringen blir total när din kollega senare ställer sig frågan – vart tog jag emot just den filen? Med WhatsApp riskerar man alltså att bryta kommunikationskedjan med ett verktyg som inte hanterar alla typer av filer och storlekar.

‍

Den som söker – den finner

Vikten av att kunna söka, filtrera och organisera bland filer är viktig. Er företagskommunikation bör möjliggöra detta. En annan smart funktion vore om ni kunde ha trådade konversationer om ett dokument och enkelt kunna ta fram alla kommentarer kring det. Med WhatsApp är detta inte görbart men med ett annat smart verktyg är det precis vad du kan göra. Vad det heter berättar vi lite längre ner.

‍

Företagskommunikation ger utrymme för annat

Har du någon gång fått ett meddelande i en gruppchatt i WhatsApp en lördag? En enkel fråga, eller en snabb justering som någon av dina kollegor behöver hjälp med?

Det finns faktiskt forskning som visar på att folk inte drar sig lika mycket för att skicka ett meddelande via WhatsApp som ett mail en lördag kväll.

Ett chattmeddelande via WhatsApp känns inte lika formellt och du har ju säkert redan använt WhatsApp tidigare samma lördag medan e-posten varit orörd sen du lämnade kontoret i fredags.

Här skapar man ett beteende där anställda får svårt att släppa jobbet och tid till avkoppling minskar och störningsmomenten på den lediga tiden ökar. Allt för att den primära företagskommunikationen sker via en app du använder dagligen. En app som inte är framtagen för

företagskommunikation.

Så vad är grejen med WhatsApp?

Precis som vi skrev lite längre upp är vi vanemänniskor det vi använder privat kan vi, vet hur det fungerar och är bekväma med sättet att kommunicera. Detta låter ju toppen förutom den lilla detaljen att du använder det privat.

Många appar riktade mot privatpersoner är väldigt bra men tar inte hänsyn till företag och företags sätt att kommunicera. För det är ju faktiskt inte ett verktyg för företagskommunikation. WhatsApp är ett typexempel på detta fenomen.

‍

Företagskommunikation fast utan WhatsApp

Känner du igen dig? Har du fått 18 nya notiser sen du började läsa inlägget? Är du halvvägs in i en annan flik i webbläsaren för att googla ”företagschatt”, ”företagskommunikation” eller ”samarbetsverktyg” Lugn vi ska nu presentera en lösning.

‍

Vad hade du sagt om vi kan erbjuda dig en företagsapp designad för moderna företag. Tänk ett smart samarbetsverktyg och en grym telefonväxel i samma lösning. Det är precis vad lynes är. I lynes erbjuder vi dig en hel uppsjö av möjligheter och oroa dig inte, grupperchattar är inräknat.

Men istället för att kalla det gruppchattar som WhatsApp gör kallar vi det Kanaler. I lynes, ett verktyg framtaget för att effektivisera er företagskommunikation kan du direktchatta kollegor, sätta upp olika Kanaler och Team vilket innebär att infrastrukturen sätts av företaget och inte av den kreativa individen.

När IT ska sätta upp en ny användare väljer de enkelt nummer i listan och tilldelar ett Team, exempelvis Ekonomi. Då får användaren direkt tillgång till alla de kanaler som har fördefinierats rollen för en medarbetare på ekonomi.

Skulle den medarbetaren sen sluta tar man enkelt bort användaren och självklart försvinner den ur alla kanaler. Med andra ord minimerar ni er administration och ni säkerställer att ni har ett verktyg framtaget för företagskommunikation.

‍

Det finns olika typer av kanaler – öppna och privata. Så är ”Fredags-AW” en viktigt chatt för er kan du eller administratören sätta upp den som en privat kanal och ni bjuder in de törstiga på kontoret. För visst ska även företagskommunikation vara roligt!

‍

Samla er kommunikation på en plats

Med lynes som en naturlig knytpunkt för er företagskommunikation och projekt delar du enkelt filer, oavsett storlek. Du kan dela filer, e-post, dokument och bilder direkt i samma flöde. Det bästa? Allt är självklart sökbart här jämfört med hur det är i WhatsApp.

En annan fiffig funktion är trådade svar för att inte skärpa ner kanalen. På så sätt samlar ni all input kring ett dokument och det blir lekande lätt att ta fram informationen i efterhand. I

lynes bryts aldrig kommunikationskedjan. Får du ett mejl som rör hela teamet kan du enkelt dela det i Kanalen och diskutera det tillsammans med dina kollegor innan du svarar.

Växla mellan ljud och bild

Precis som i WhatsApp kan man självklart ringa vanliga samtal men även video. En smart funktion är att alla samtal alltid är konferenssamtal vilket innebär att du snabbt och enkelt kan lyfta in en till kollega och slå på video.

lynes är inte bara ett fantastiskt samarbetsverktyg för ditt företag. Eller en grym telefonväxel. lynes är både och. Det gör att du kan hålla videomöten, ta emot samtal, chatta med kollegor och kunder och dela dokument – allt i samma arbetsflöde. lynes är dessutom utvecklat i Sverige och har svensk support, som aldrig är längre bort än ett knapptryck.

I lynes värld av företagskommunikation kan du:

• Chatta direkt med dina kollegor
• Gruppchatta i olika kanaler
• Dela filer, bilder och dokument
• Enkelt hålla videomöten med skärmdelning
• Ringa röst och videosamtal
• Bjuda in gäster som är med i ert arbetsflöde

‍

Sammanfattningsvis:

WhatsApp är en bra app, det går inte att säga annat. Men det är inte en app framtagen för företagskommunikation. Vill ni jobba mer effektivt, strukturerat och framförallt säkert råder vi er att tänka om. Skaffa en plattform designad för just företagskommunikation där flexibiliteten och användaren sätts i fokus, där du kommunicerar säkert, enkelt och lika roligt som tidigare.

Som av en händelse kan du prova lynes kostnadsfritt i 30 dagar… Bra va?

‍