Del 4: Därför borde du omfamna asynkron kommunikation

Det här är del 4 i en serie om asynkron och synkron kommunikation. Här kan du läsa del 1, 2 & 3.

Tänk dig en värld där det är helt okej att svara på ett meddelande en dag senare, att inte vara slav till notiser och inte heller behöva skriva samma sak tre gånger.

Det jag beskriver är ingen utopi, det är ett företag som anpassat sin kommunikation primärt till asynkron. Anledningen till att det fungerar?

Strategier, tydlighet och riktlinjer, men mer om det lite senare.

Bara vetskapen av att mina kollegor väljer en synkron kommunikationsväg när det är akut ger mig ett lugn. Det finns längre ingen stress för mig att hoppa in i en diskussion då jag kan sätta mig in i den när det passar mitt schema.

Nu kanske du tänker att konversationerna blir utdragna och sämre av asynkron kommunikation, men så är inte fallet. Det spelar ingen roll om ni befinner er i olika tidszoner, om någon är online och den andra offline.

Konversationerna blir levande, de växer och blommar vackert likt ett körsbärsträd i vårsolen.

Asynkron kommunikation> Synkron kommunikation

Vi har upplevt baksidan av en ständigt online-kultur där notiser, samtal och distraktioner visat synkron kommunikation ifrån sin sämsta sida.

När vi utvecklade lynes var det därför viktigt att ha rätt förutsättningar så att vi kunde implementera en asynkron kommunikation. För vi gillar ju att leva som vi lär, vi är ju en digital arbetsplats med tydliga strategier. För oss är det essentiellt att kunna arbeta fokuserat med minimerade distraktioner.

Idag är det därför lättare för oss att spendera maximal tid i deep work och minimal tid med att hänga i chatten.

Tidigare har vi jobbat i både Slack och Microsoft Teams, två minst sagt populära tjänster. När vi var som mest expansiva insåg vi snabbt att det var utmanande att alltid vara tillgängliga. Största nackdelen var att vår telefoni levde helt separerad från chattar och videomöten.

När jag till ändrade min status i växeln missade jag nästan varje gång att ändra den i chatten vilket ledde till en uppsjö av notiser och meddelanden. Allt för att jag satt i ett ”riktigt” samtal. Sen var det exakt samma sak, fast åt andra hållet, jag satt i ett videomöte och min telefon ringde hela tiden. Obra helt enkelt.

För att jag inte skulle behöva pensionera mig vid 35 års ålder behövde jag ett system. Ett system där jag hade allt. Det enda vi hittade då var bleka kopior av Slack.

Det var då idén till lynes föddes – ett verktyg som skulle samla all vår kommunikation, på en och samma plats. Ett program som automatiskt gjorde mig upptagen på alla mina nummer när jag satt i ett ”vanligt” samtal, ett där notiser kan hanteras på ett enkelt sätt så att vi kunde bygga och implementera kulturen vi ville: Fokuserat arbete med asynkron kommunikation först!

Asynkron kommunikation över flera tidszoner

Hur du jobbar effektivt när kollegorna är utspridda över flera tidszoner är ingen lätt nöt att knäcka. Speciellt inte om du jobbar synkront

Har ni ingen uttalad strategi kommer ni aldrig att lyckas, oavsett om det handlar om att ni jobbar på distans eller i olika tidszoner. De flesta företagen vi pratar med har idag ingen strategi, de gnuggar på som de alltid har gjort – även på distans.

Att alltjämt fortsätta på samma sätt som när ni jobbade på kontoret går inte. Lägg till en tidszon i ekvationen och du är körd. Att försöka hålla ihop teamet med samma strategi när ni jobbar i Sverige, L.A. och Australien är ungefär lika enkelt som att gå från att vara en soffpotatis till en 100m-finalist i OS på två veckor. Vi kan väl vara överens om att det inte går

Men varför går det inte?

Så här ligger landet. På kontoret sker en stor del av informationsutbytet när man lunchar, tar en kaffe eller passerar varandra i korridoren. Det här är ett informationsutbyte som andra inte kan ta del av. Det stannar mellan kollegorna, omedvetna om att det är nyttig information för hela teamet.

När ni har en implementerad asynkron kommunikation på er arbetsplats med kollegor som jobbar på distans eller utomlands har ni lyckats med en viktig del i en digital arbetsplats – kommunikationsstrategin.

Den geografiska platsen blir irrelevant när man inte förväntar sig snabba svar. Bra va? Att du skickar ett meddelande nu och får svar under natten spelar mindre roll, för det är liksom hela tanken.

Asynkron kommunikation är nyckeln för effektivt arbete över olika tidszoner. Vi har kontor i Sverige och Kina, utan ett tydligt sätt att kommunicera hade vi inte fått mycket gjort om dagarna
– Rickard, lynestryck.se

När och hur kan man använda asynkron kommunikation?

Kortfattat: nästan alltid.

Asynkron kommunikation går att applicera på de flesta områden i en digital arbetsplats. Det bör vara go to-metoden för er internkommunikation.

Hur du med fördel kan använda strategin går vi igenom nedan.

Diskussioner som sker asynkront

Diskussioner behöver inte ske i realtid. Tro det eller ej, men det är faktiskt lättare att ha dem asynkront. Tänk på det, hur många gånger har du inte i EFTERHAND tänkt ”jag skulle sagt det där istället”. I en asynkron värld har du alltid tid att suga på karamellen lite extra och smälta vad som skrivs och oftast leder det till snabbare beslut.

Här kommer några typexempel på diskussioner som bör anpassas för asynkron kommunikation

• Nyheter
  När ni går ut med information som berör alla. Till exempel när ni anställt en ny kollega
• Vecko- och månadsuppdateringar
  Statusuppdateringar från avdelningar för att hålla medarbetarna á jour
• Projektplanering
  Allt snack gällande produktroadmaps, kommande sprintar eller nästa steg i projektet
• Diskussioner
  Diskussioner som rör marknadsföringskampanjer, utveckling av nya tjänster och ekonomiska prognoser
• Allmän feedback
  Feedback relaterad till nya tjänster, betaversioner eller nya företagspolicys

Vilka tjänster ska man ha för asynkron kommunikation?

När jag berättar för andra hur vi jobbar och vikten av asynkron kommunikation får jag ofta samma fråga: vilken app använder ni?

Precis som jag beskrev längre upp utvecklade vi lynes för att möjliggöra fokuserat arbete utan distraktioner, för att nå det så kallade deep work-stadiet. Men asynkron kommunikation är ju inte en tjänst utan ett arbetssätt och en metod.

Det går ju att exempelvis enbart använda mejl, men då krävs det betydligt mer av er som företag. Såklart finns det olika nyanser av hur enkel en implementation kan vara. Med mejl blir det ungefär 1000 gånger svårare. Som av en händelse kan vi ta lynes Team som exempel, en sådan övergång blir ofta sömlös då den är mer flexibel och anpassningsbar efter er verksamhet.

I framtiden blir det därför viktigt att välja era verktyg efter det är tänket.

• Går det att applicera asynkron kommunikation?
• Kan du ha trådade konversationer, reagera på meddelanden & lämna kommentarer?
• Är det enkelt att anpassa notis-flödet?
• Heter tjänsten lynes? (Okej, denna punkt kanske du kan ta bort från listan)

Om du kan svara ja på alla har du inte mycket att oroa dig för. Det är bara att byta.

För att svara på frågan jag ställe tidigare så är det dessa tjänster vi använder för ändamålet.

• Kommunikation, samarbete och telefoni: lynes
• Marknadsföring & design: Sketch, Adobe, WordPress & OneNote
• Support: lynes, Zendesk & TeamViewer
• Projekthantering: Trello

De asynkrona kommunikations-budorden

Budord eller grundregler, kalla dem vad du vill. Men en sak är säker, de behövs. Såklart är det ingen magisk formel som löser alla problemen som kan uppstå på en gång.

Har ni tydliga strategier för metoden kommer ni lyckas, kom ihåg att det med största sannolikhet inte sker över en natt. Det kommer även, med största sannolikhet, finnas kollegor med starka åsikter. Suckar, pustar och gnäll kanske förekommer i början. Lite som det alltid är för vissa när förändringar sker.

Men oroa dig inte, de kommer ändra sig. Troligtvis blir dem de största förespråkarna – era evangelister.

Budorden då? De är som följer.

Tydlighet är A & O

Vid asynkront arbete är det viktigt att vara överens om svarstiderna, det gör man för att säkerställa att all kommunikation rör sig framåt.

Vår tumregel: svara inom 18 timmar, tar svaren längre tid riskerar vi en flaskhals.

Deadline?  Att ha tydliga deadlines är viktigt, minst lika viktigt är det att vara transparent när något inte kommer att vara klart i tid. Se till att säkerställa datum och tid och översätt dem till teamets alla tidszoner.

Var tydliga och förmedla deadlines så här:

• Ska vara klart 16:00 CET tisdag den 30e mars

Var inte otydlig och förmedla deadline så här:

• Ska vara klart på tisdag

Det är inte bara era deadlines och återkopplingar som ska vara tydliga. Även er tillgänglighet, till exempel när man är tillbaka från semester, vabbar, sitter i möten osv. Allt för att dina kollegor ska veta när de kan förvänta sig en återkoppling.

Vi gör det med lynes, det är både smart och enkelt. Där ställer vi även in notiser som vi själva önskar vilket leder till att vi kan njuta av vår semester fullt ut. Är det vissa samtal och chattar du vill släppa igenom är det enkelt att anpassa efter dina behov.

Var strukturerad och organiserad

Målet är att vara minst lika organiserad som en bibliotekarie (min stereotypiska bild av en i alla fall)

Ett av de viktigaste momenten med asynkron kommunikation är att vara organiserade. Alla ska ha tillgång till information utan att behöva fråga efter den. Det innebär i stora drag att ni aktivt behöver jobba bort informationssilos. Tänk på att:

• Bibehålla uppsatta strukturer i chattkanaler
• Använd trådade konversationer
• Ha konversationen på rätt plats för rätt ändamål

Under åren som gått har vi arbetat aktivt med att organisera oss. Alltifrån våra SharePoint-bibliotek, kunskapsdatabas och Trello-tavlor har fått sig en omgång.

Allt för att avdelningarna ska ha enkel tillgång till sin information. Vår Customer Care-avdelning har allt de behöver i filväg samlat på en plats. Så det spelar ingen roll om de letar efter den senaste brandväggsinställningen eller ett mötesprotokoll – det finns på samma plats.

Förarbetet vi gjort förenklade självklart vår omställning till en helt digital arbetsplats och när pandemin var ett faktum blev förändringen mest en sovmorgon. Vi ”slapp” åka in till kontoret.

När ni organiserar er eliminerar ni behovet av synkron kommunikation. Man frågar inte vart saker finns för – saker finns där saker ska finnas.

Överkommunicera. Säg det igen och säg det tydligt

Då asynkron kommunikation inte sker i realtid är det viktigt att vara tydlig när du skriver. Allt för att undvika ett ”fram-och-tillbakande” som enbart leder till att saker ta väldigt, väldigt, vääääldigt lång tid.

Normen för alla som arbetar asynkront är överkommunikation – du ska vara så extremt detaljerad när du skriver så att det blir omöjligt att missförstå dig. Poängen? Du skickar ett meddelande istället för tre.

• Underkommunikation
  Kan du skicka rapporten på hur våra kampanjer har presterat när du har möjlighet?
• Överkommunikation
  Kan du skicka en rapport av aktiva kampanjer i Google Ads för innevarande kvartal? Jag behöver rapporten senast 13:00 CET nu på fredag. Se till att du tar med samtliga sökord och vår click thru rate, cost per per click och exponeringar. Tack!

Mina bästa tips för att Ö V E R K O M M U N I C E R A

• Undvik akronymer. Inom en grupp kan det vara OK. Men jobbar man inte med marknadsföring kanske inte CTR och CPC är lika självklara som för er
• En bild säger mer än tusen ord. Använd gärna bilder och skärmdumpar för att förstärka vad du pratar om
• Kommentera eller rita på dina skärmdumpar för att förtydliga vad du vill ha sagt
• Använd veckodagar, gärna med datum och tid + tidszon om ni jobbar globalt
• Referera och länka till relaterade diskussioner när du kan
• Undvik antaganden, det förlänger bara diskussioner.

Styr era diskussioner

En asynkron diskussion kan sträcka sig över flera dagar om ingen styr den. Att ha med beslutsfattare och chefer i dem hjälper er att fatta beslut och föra projekt framåt.

Som av en händelse är det såklart extra viktigt på distans. Anledningen? För att undvika onödiga diskussioner som tar energi och ödslar tid. Från start blir det viktigt för er att ha beslutat om hur ni bestämmer saker och vilka personer som har vilka mandat. Med de bitarna på plats tenderar saker och ting att gå snabbare än innan.

Var transparenta

Det här gäller alla (digitala) arbetsplatser. Transparensen är ett av de viktigaste budorden, för saknas den riskerar du att hindra medarbetarna från att göra sina jobb – efter deras bästa förmåga. Som tidigare känt sker informationsutbytet digitalt på ett annat sätt än tidigare. Det sker inte över en kaffe eller i korridoren.

När utbytet förändras är det därför viktigt att ha så många konversationer som möjlighet i teamets kanaler och inte i direktchattarna. Då får alla tillgång till informationen vilket ofta gynnar pågående och framtida projekt.

Så här kan ni bli mer transparenta

• Ha så många diskussioner ni kan i publika chattkanaler där alla får tillgång till informationen
• Summera varje vecka som gått och lyft upp de viktigaste händelserna
• Använd dashboards så att ni i realtid kan följa arbetsflöden utan att behöva fråga om status

Genom att hålla alla uppdaterade minimerar ni frustration och irritation. Att inte följa budorden tenderar att döda produktiviteten. Så se till att skapa en företagskultur som bygger på öppenhet, ett kollektivt förtroende och en ömsesidig förståelse.

Snipp, snapp, snut så var sagan om asynkron kommunikation slut. Här hittar du vår sista del i serien, en summering om allt!