Microsoft Teams vs lynes – Vilket passar dig?

Det här inlägget skrevs när vår tjänst lynes hette Easy Teams

Ett av de hetaste ämnena idag är samarbetsverktyg, av förklarliga skäl.

Företag har tvingats ställa om och anpassa sin verksamhet efter det digitala kontoret.

Nu, mer än någonsin, är det viktigt med ett bra samarbetsverktyg för extern- & internkommunikation. Så vilka finns, hur funkar de och vilket samarbetsverktyg passar er?

I det här inlägget kommer vi att jämföra easy och Microsoft Teams.

‍

Vad innebär ett ”teams-samarbete”

Låt oss börja med att definiera  team, ett ord många är bekanta med.
Så här definierar SAOL det

”Team [ti´m] substantiv ~et, plur. ~, best. plur. ~en ordled: team·et
mindre grupp som samarbetar i bestämt syfte”

De är inte helt ute och cyklar men vi definierar det så här

Team(s) är ett samarbetsverktyg som knyter samman din organisation. Det möjliggör ett samarbete via ett gränssnitt. I det kan du chatta, ringa, hålla videomöten och dela filer

Med andra ord: ett team eller teams är ett samarbetsverktyg framtaget för att effektivisera sättet du interagerar med dina kollegor och era kunder. Låt oss parafrasera – one app to rule them all!

Så, nu har vi rett ut vad Teams är. Låt oss djupdyka i vad som skiljer lynes och Microsoft Teams.

Hur kommer man igång med en Teams-lösning?

För att börja samarbeta i Teams behöver man sätta upp sin organisation. För att göra valet lättare kan det vara bra att veta vad du ger dig in på. Hur mycket du vill göra själv och hur mycket vill överlåta till någon annan. Därför ska vi gå igenom hur man kommer igång med de olika lösningarna.

Så här kommer du igång med Microsoft Teams

Först och främst behöver du välja vilken typ av licens du ska ha, du behöver även bena ut om ni ska använda telefoni i Microsoft Teams eller inte, mer om det längre ner. Tillbaka till licenserna.

Utöver att erbjuda en freemium-variant finns det en uppsjö av licenser där Teams ingår då det är ett native-verktyg i Microsofts portfölj.

Du väljer mellan Microsoft Business Basic, Standard eller Premium. Inte så mycket tänker du? Håll i dig, det finns fler alternativ. Du kan även välja mellan Microsoft E5, E3, F1 och 365 Pro Plus.

Det här valet kan verka svårt men har man en IT-avdelning bör de ha koll. Om inte, finns det återförsäljare av Microsofts produkter som kan guida dig rätt i denna djungel.

När du valt licens det dags att komma igång på riktigt vilket kan vara tidskrävande om du saknar förkunskap.

Kör du fast och behöver hjälp kan du vända dig till Microsofts hemsida eller ta kontakt med deras kundtjänst.

Så här onboardas du i Microsoft Teams

Microsoft har genom åren alltid varit duktiga på att tillhandahålla onboardingmaterial i olika former – Teams är inget undantag. Här finns alltifrån Teams for dummies till mer avancerade guider i hur du samarbetar i Teams. Nere i vänstra hörnet kommer du åt fliken Hjälp som erbjuder en rad av guider, filmer och texter så att du kommer igång

Kom igång med lynes så här

Med lynes bestämmer du antalet användare och växelpaket. Det sistnämnda ger dig två val, standard eller pro. Era mobilabonnemang kan integreras. För lynes är inte bara ett samarbetsverktyg, det är även en företagsväxel. Som ingår – kostnadsfritt.

När du väl ska komma igång blir du tilldelad en projektledare som ser till att era team, kanaler och inställningar blir rätt från start. Ett projektmöte tar ungefär 30 minuter och efter det kan ni komma igång.

Här krävs ingen eller minimal förkunskap då projektledaren agerar bollplank i hur du ska sätta upp er organisation.

Du kan även, på egen hand, sätta upp lynes om det är så att du inte vill ha hjälp av en projektledare. Flödet du hamnar i vid uppstart är enkelt och ställer frågor du svarar på, svaren omvandlas sen till er struktur i lynes. lynes? lynes!

Onboarding ”the lynes way”

lynes har skapat en enkel och användarvänlig onboading. Första gången du loggar in möts du av en genomgång  och hur du kan använda dess funktioner.

Det hjälper dig och dina kollegor att enkelt komma igång. Utöver det kan användarna redan innan migrering använda Teams för att göra övergången smärtfri. Så fort användarna är upplagda kan du och dina kollegor börja använda tjänsten.

lynes erbjuder en uppsjö av videofilmer som hjälper dig igång, utöver det finns det PDF:er och instruktioner i hjälpavsnittet, allt så ni snabbt ska komma igång. Det är vad som i folkmun kallas ”The lynes way”

Att administrera Teams – enkelt eller inte?

Kanske viktigare än uppstarten  är administrationen. För, vare sig du vill eller inte kommer du spendera tid till att administrera Teams. Det kan vara alltifrån att en kollega slutar och behöver tas bort, en annan börjar och en tredje byter avdelning. Därför är det viktigt med ett enkelt gränssnitt där du kan administrera Teams.

Är administrationen i Microsoft soft eller inte?

Som Teamägare i Microsoft  bjuder du enkelt in kollegor. Genom att gå in i Hantera team och sen klicka på lägg till medlem så kan du snabbt bjuda personen in genom att söka på namn, distributionslista eller en säkerhetsgrupp. Härifrån bjuder du även in gäster genom att fylla i deras mailadress.

Under samma meny – Hantera Team sköter du det mesta, där kan du bland annat lägga till fler kanaler, ändra medlems- och gästbehörigheter. Härifrån kan du även aktivera de appar som Microsoft har integrerat.

Vill du åt de lite mer avancerade inställningarna där du kan begränsa Teams, sätta upp policys och rättigheter behöver du gå in i Microsoft Admin Center. Här inne är det inte lika intuitivt som i appen och du behöver mer förkunskap för den här typen av administration i Teams.

Så svaret på frågan är: delvis soft!

lynes – lynes administration?

En administratör i lynes kan enkelt sköta hela företagets inställningar direkt via mobilen eller desktop.

Om du klickar på kugghjulet i högra hörnet kommer du åt alla funktioner och inställningar Här kan du skapa nya användare, gäster och editera rättigheter och begränsningar.

Som vi nämnde tidigare det inte bara ett samarbetsverktyg så du har även möjlighet att administrera svarsgrupper och andra telefonirelaterade funktioner. Du kan lägga till nya, ändra befintliga svarsgrupper samt skapa nya ljudfiler med den smarta Text to speech-funktionen. Utöver svarsgrupper kan du även administrera era mobilabonnemang direkt via appen. Med några knapptryck beställer du ett nytt, ändrar befintligt och se fakturor.

Administrationen är framtagen för att vara enkel och tillgänglig. Vare sig du ska sätta upp en ny kanal eller skapa en användare kan du göra det direkt från appen. På så sätt har du alltid en möjlighet att administrera er lösning.

Funktioner? Vilka är de och hur fungerar de?

Som de sa på MTV Cribs – This i where the magic happens. Teams är sprängfyllt av användarvänliga funktioner som underlättar din vardag, alltifrån det banala som chattar och videosamtal till mer avancerade filstrukturer och e-post för att nämna några.

När du ska välja är det först och främst viktigt att säkerställa att de funktionerna just du är ute efter finns och hur de funkar, för det skiljer sig lite. Det ska vi försöka bena ut nu.

Så här chattar du i en Teams-lösning

Sättet vi kommunicerar är i konstant förändring och snart är intern e-post ett minne blott. Fler och fler företag, stora som små, chattar mer och mer. E-post blir istället ett sätt att kommunicera externt. Med chatten i Teams får du en snabbare, enklare och mer avslappnad kommunikation med dina kollegor.

Istället för att e-posta dina sju kollegor på ekonomiavdelningen med två bifogade filer delar du dem enkelt i er ekonomikanal och ni kan där ha en trådad chatt om innehållet.

Så här fungerar chatten i Microsoft Teams

Microsoft Teams delar upp chatten i två delar – Chatt och Team. I chatten hittar du dina direktmeddelanden där du har skrivit till en eller flera personen du själv valt. Under fliken Team hittar du de olika kanalerna och dess innehåll. En kanal kan exempelvis vara Supporten eller Ekonomi.

Funktionerna är många, lätta att använda och förstå. Alltifrån det roliga som GIF:ar till att reagera med emojis på meddelande för snabb input finns i chatten. Allt som allt erbjuder Microsoft en komplett chatt med några riktigt vassa funktioner som du verkligen har användning av. En bra funktion är möjligheten till trådade konversationer på meddelande och filer du delat i chattar och kanaler.

För att snabbt sprida information mottagen via e-post erbjuder de en funktion för att dela e-post i en kanal. Men för att genomföra det behöver du lämna applikationen och gå in i Outlook och klicka på tillägget ”Dela i Teams”. Trots att Microsoft utvecklar båda programmen erbjuds, i nuläget, ingen enklare lösning. Utöver det kan du även ta fram kanalens unika e-postadress och vidarebefordra innehållet till kanalen.

Så här chattar du i lynes

I lynes har du direktchatten överst följt av dina Team med underliggande kanaler. En smart funktion i Kanaler är – Read Only – På ett smidigt sätt når du ut till alla medarbetare genom att skapa en nyhetskanal för information som rör alla.

Här inne ställer du enkelt in vilka som ska få publicera inlägg och om det ska gå att kommentera eller inte. Ett enkelt sätt att nå ut till alla och minimera risken att viktig information missas.

De användarvänliga och roliga funktionerna vi pratade om ovan är även i lynes just användarvänliga och roliga. GIF:ar och att reagera med en emoji finns på samma sätt i lynes som i Microsoft. En komplett chatt helt enkelt.

Funktionen att dela e-post skiljer sig lite mellan lynes och Microsoft Teams. I det förstnämnda har du en inbygg klient som speglar din e-post vilket möjliggör att du enkelt kan dela ett e-postmeddelande i en chatt eller kanal utan att behöva växla applikation. Om din kollega i sin tur ska svara på e-posten klickar denne helt enkelt på meddelandet och svarar, fortfarande inne i lynes.

En annan funktion vi tror du kommer gilla är att kunna docka eller fästa chattar, kanaler och videokonferenser. På så sätt kan du docka en chatt och ha den uppe medan du är i ett videomöte eller skriver i en annan kanal. Det skapar en överblick och möjliggör ett smidigare arbete då du slipper växla mellan kanaler och chattar. Utöver det kan du även fästa meddelanden i kanaler med information ex. Nya hemsidan: här inne behandlas allt som rör vår nya hemsida.

Med lynes kan du till och med synka en kanal med Slack. Det är ett bra komplement till Gäster om ni har en leverantör eller annat folk ni jobbar med som sitter med Slack. Du sätter upp en kanal, låt oss kalla den Leverantören AB i er värld chattar ni i lynes men meddelandet skickas i deras Kanal i Slack, smidigt va? Det fungerar likadant åt andra hållet om de från sin sida skickar ett meddelande eller en fil så dyker den upp i er kanal.

Synkronisera e-post och kalendern med Teams

Hela konceptet med ett samarbetsverktyg handlar om att knyta ihop applikationerna ni använder dagligen och samla dem i en HUB för att eliminera antalet verktyg ni jobbar och på så sätt strömlinjeforma er kommunikation. Låt oss titta på hur e-post och kalendern i Teams skapar ett bättre arbetsflöde för er.

Så här fungerar kalender och e-post i Microsoft Teams

Microsoft Teams har idag en integrerad kalender som speglar den du har i Outlook. Det för att enkelt kunna boka videomöten med interna och externa parter. Flödet är väldigt enkelt och du bokar ett möte precis som tidigare.Deltagarna får sen en länk där de enkelt ansluter till videomötet.

Flödet är precis som vi skrev enkelt, men innehåller bra och avancerade funktioner som många andra saknar. Du kan sätta upprepande möten. Det kan vara en veckoavstämning. Behöver du senare ändra tiden är det enkelt att öppna upp händelsen och editera.

Som vi nämnde tidigare är e-posten något som ännu inte erbjuds i Teams. Så vill du skicka ett e-postmeddelande hänvisas du vänligt men bestämt tillbaka till Outlook. Hur man delar e-post i klienten har vi redan gått igenom lite längre upp. Om du inte skippade att läsa den delen?

Sömlöst arbete i lynes med synkroniserad e-post och kalender

lynes erbjuder dig möjligheten att synkronisera din Outlook eller Google-kalender. På så sätt har du alltifrån din till delade kalendrar direkt i appen. Olika vyer så som vecko- eller månadsvy ställer du in precis som vanligt. Du bokar enkelt videomöten och kan även här ändra, sätta upprepande möten och bjuda in externa parter.

En stor skillnad är e-posten. lynes erbjuder dig alternativet att även synkronisera din e-post. Genom att synkronisera kan du, direkt från Teams, skicka nya, dela inkommande och kommentera e-postmeddelanden vilket skapar en allt-i-ett-lösning och du slipper växla mellan applikationer.

‍

Telefoni. Ringa, koppla samtal och svarsgrupper i Teams-lösningar

En annan del i navet som kallas Teams är telefonin. För inget samarbetsverktyg är komplett utan en fullt fungerande växellösning. Alltifrån det enklaste som inkommande samtal till svarsgrupper och menystyrning bör kunna hanteras för att, återigen, minimera antalet applikationer på din arbetsplats.

Låt oss kolla på telefonin fungerar där det ena oftast används som en VoIP-tjänst och de andra en mer funktionell växellösning från start.

Hur fungerar telefonin i Microsoft Teams?

Du kan enkelt ringa dina kollegor från Teams genom att antigen klicka på telefonluren via chatten eller navigera dig till fliken Samtal och där söka bland dina Outlook-kontakter. Det är både bra och enkelt. Men vill man åt de mer avancerade funktionerna och även kunna ringa utgående samtal, till personer som inte använder Teams, är vi tillbaka i licensträsket.

För växelfunktioner och utgående samtal behöver du först och främst något som heter Microsoft Phone System kombinerat med en Call plan antigen en nationell eller en internationell beroende på ert ringmönster. Men, i vissa licenser ingår Phone System, har du sedan innan en E5-licens ingår det då behöver du ”bara” lägga till en call plan. Har du sen tidigare en E3 eller E1-licens behövs Phone System-licensen i Teams kombinerat med din Call plan.

Men någon av dessa kombinationer kommer du åt mer växelfunktionalitet.

Vill du istället integrera er befintliga telefoni är det möjligt. Det kanske inte kommer som en chock men då är det dags att se över licenserna igen. Precis som ovan är det E3 eller E1-licenser med tillägget Phone system som behövs eller E5 då den ingår.

När det är gjort kräver Teams konfiguration. Här ställs det krav på IT och dess förmåga att hantera en powershell-programmering för att få igång systemet. Har du eller er IT inte den kunskapen finns det aktörer som hjälper till med detta.

Inte så enkelt, men görbart.

Hur fungerar telefonin i lynes?

Med lynes är valen färre och utförandet enklare. I grundpaketet vi pratade om tidigare ingår allt du behöver för att få en full växelfunktionalitet i lynes. Det krävs inga extralicenser eller liknande. Det du behöver välja är vilka abonnemang ni ska använda. Vill du använda era befintliga mobilabonnemang? Inga problem!

lynes är operatörsoberoende och fungerar med flera olika svenska operatörer. Utöver det kan du även använda abonnemang direkt via lynes det ger en helt upplevelse då all administration av nummer och abonnemang sker direkt i Teams.

lynes fungerar bl.a. med:

• lynes Subs
• Telenor
• Tele2
• Telia
• Tre

Som skrivet ovan är lynes redan förberett för att du ska kunna ringa och använda svarsgrupper, IVR-träd och andra smarta funktioner direkt från start – utan krångel.Det bästa av allt, sparade vi självklart till sist. Telefoni i lynes är lekande lätt. Du kan enkelt administrera svarsgrupper och IVR-menyer direkt via mobilen. Behöver du sätta upp en ny svarsgrupp eller ändra en befintlig är det gjort med några knapptryck. Alla era samtal via svarsgrupper presenteras för mottagaren och du kommer åt all samtalsdata via en dashboard, nu kan du enkelt se till att ni inte missar några samtal!

Andra fiffiga och användarvänliga funktioner vi tror du kommer gilla är nummervisning och flytta samtal. Direkt i appen styr du din nummervisning, vill du visa ditt mobilnr eller växelns huvudnr? Inga problem. Det är bara att välja! Genom att kunna flytta samtal mellan enheter blir du aldrig låst, är det så att du behöver springa kan du enkelt flytta samtalet från datorn ut till mobilen, den du pratar med kommer inte ens märka det.

Small, medium eller large? Nej tack, jag tar en skräddarsydd Teams-lösning.

Det sista området vi ska täcka är kanske det roligaste. För vem gillar inte en skräddarsydd lösning? Både Microsoft och lynes erbjuder sina olika sätt till att anpassa lösningen efter användaren. Låt oss kika på hur!

Hur anpassar sig Microsoft Teams efter er?

Microsoft erbjuder många olika sätt att anpassa och konfigurera Teams. Men det kommer med ett pris och de som får plocka upp notan är återigen IT. Du kan b.la. ändra lagringen från SharePoint till en tredjepartslösning – om du vill. Det går även att strypa användare och dess funktioner så att det exempelvis inte går dela GIF:s (Varför man nu skulle vilja strypa en sådan rolig funktion?)

Mer enkla ändringar som går att göra är temat, dark mode eller standard. Om du eller IT tillåtit integrationer kan du även välja bland de program som redan finns och på så sätt aktivera dem.

Utöver detta går det (med betoning på går) att sätta upp och administrera svarsgrupper i Teams, detta är inget man gör på uppstuds utan det kräver en stor förståelse och en gedigen förkunskap. Inget man rekommenderar gemene användare helt enkelt.

Absolut går det att skräddarsy Microsoft Teams. Men de mer avancerade funktionerna kräver kunskap och tålamod.

Hur kan du anpassa lynes efter er?

lynes är skapat utifrån användaren och användares sätt att jobba. Tanken är att lynes ska anpassas efter ditt företag – inte tvärtom.

En användare och eller en administratör kan enkelt, direkt via appen, göra alla typer av ändringar och anpassningar – Stora som små. En användare kan enkelt ändra sitt tema, notiser och nummervisning. Medan en administratör kan ändra alltifrån svarsgrupper till IVR-träd enkelt via appen För att sätta det i kontext – med bara några få knapptryck kan du sätta upp en helt ny svarsgrupp eller ändra en befintligt. Behöver du en ny ljudfil kan du använda den inbyggda text-to-speech-tjänsten

Integrationer finns från start, alltifrån Trello till Dropbox, skulle du behöva ditt favoritverktyg integrerat är det självklart möjligt! lynes integrerar nya applikationer och program löpande.

Summering

Microsoft Teams och lynes är båda lätta att använda, det finns mycket kom igång-material och onboardingen är intuitiv. lynes erbjuder två licenstyper medan Microsoft Teams har en uppsjö av dem, starten blir således krångligare med det sistnämnda och ställer högre krav på dig eller IT.

Administrationen av Teams-lösningarna skiljer en del. Microsoft Teams har delat upp det. En del sköter du direkt i klienten och den andra i deras Admin Center. Admin Centret kräver ställer högre krav på förkunskap och är inte lika användarvänligt som de justeringarna du kan göra i appen.

I lynes hanterar du alla inställningar i klienten. Oavsett om det gäller användare, svarsgrupper eller mobilabonnemang så har du all administration på samma plats.

Båda Teams-lösningarna har mängder av avancerade funktioner i form av chattar, kanaler och kalender. Microsoft erbjuder fler integrationer men saknar en vital del – deras egna e-postklient – Du behöver hoppa mellan applikationerna för skicka, ta emot och dela e-post. lynes erbjuder dig möjligheten att ha mailen i samma applikation och på så sätt strömlinjeforma arbetssättet.

Den kanske största skillnaden är telefonin. lynes är förberett för telefoni, du kan till och med använda era befintliga abonnemang och det krävs inga extra licenser. lynes fungerar bl.a. med våra egna abonnemang – lynes Subs – Men också ihop med Telenor, Tele2, Telia och Tre.

Som du redan läst: lynes är inte bara ett samarbetsverktyg. Eller en grym företagsväxel – Det är både och.

Vilket Teams passar dig?