Sluta mejla, chatta med dina leverantörer!

Det är ingen hemlighet att mejl är tröttsamt och i många fall leder till stress. Visserligen kan olika former av synkron och asynkron kommunikation också framkalla stress men här väljer jag att foka på mejl p.g.a. försöker bevisa en poäng.

Många har helt eliminerat mejl för intern kommunikation – vi inkluderade, vilket leder till en mer fridfull inbox när mejl ersättas av chattar och kanaler.

Externt då, är e-post fortfarande vägen att vandra?

Nope.

I en riktigt slimmad inbox behöver du bara ge plats för nyhetsbrev och spam, that’s it!

Är du intresserad av att slippa milslånga trådar, letandet efter bifogade filer och allmän mejl-stress? Läs vidare och ta reda på varför du bör skaffa en chattkanal med dina leverantörer.

Fördelar med att skaffa en chattkanal med externa parter

Att byta till chattkanaler i stället för e-post gör att du inte behöver växla mellan applikationer för olika typer av kommunikation. Genom att göra det kan du enkelt hålla både intern och extern kommunikation på en och samma plats.

För oss och många andra är det här några av de stora fördelarna:

• Du slipper mejltrådar
• Vi har alla varit där. Det började med ett mejl i april och tråden lever fortfarande femtioelva månader senare. Såklart uppskattar du extra mycket när någon inte svarar på det senaste mejlet eller väljer att svara enbart en person när fler behöver informationen.
• Minska stressen
  Studier visar att e-post är en av vanlig orsak till stress. Känslan att av att alltid hänga med och inte hamna efter i ett ohållbart informationsflöde kan fälla även den bästa.
• Skapa en hållbar struktur
  Med dedikerade kanaler och chattar blir det enklare att minimera informationssilos, du når rätt personer direkt och dessutom blir det enkelt att lokalisera filer och dylikt du delat med kollegor och leverantörer.
• Du slipper att växla mellan appar
• Mejl och chatt är troligtvis inte de enda apparna du jobbar i dagligen. Det kan vara ett CRM, ekonomiprogram eller liknande. Genom att bjuda in era leverantörer eliminerar du externa mejl i den mån det går vilket leder till att du, i mindre utsträckning, behöver växla mellan appar och tappa fokus.

Så här gör vi det i lynes

Som av en händelse lever vi som vi lär. En del av vår kommunikationspolicy berättar att vi inte mejlar internt och att vi ska eliminera externa mejl i den mån det går. Därför har vi dedikerade chattkanaler med flertalet av våra leverantörer som vi har löpande dialoger med.

För oss har effekterna varit positiva. Jag får en tydlig överblick i våra projekt och har även tillgång till att chatta privat med leverantörerna och inte bara i kanaler.

I lynes finns det två vägar att vandra. Du kan antingen bjuda in erkända mejl-spammare som gäster i lynes eller om de använder Slack kan du välja att integrera en chattkanal direkt med dem i Slack.

• Gäster i lynes
  En gästanvändare kostar gratis i lynes och du kan bjuda in hur många du vill. När du skapar en kanal får alla medlemmar i kanalen tillgång till den och även direktchatt med medlemmarna. För att inte göra det ohållbart och förvirrande är gästerna inte synliga för alla utan enbart de som har tillgång till kanalen / kanalerna där leverantörerna finns.
• Integrera en Slack-kanal
  Om leverantören använder Slack kan du även välja att synkronisera kanalerna mellan lynes och Slack. På så sätt behöver du inte ”tvinga på” någon lynes (även om du borde). Ett fantastiskt sätt att ge leverantören möjlighet att kommunicera med er utan att behöva växla app.
• Det du gör är att skapa en kanal i lynes som heter Leverantören X och de skapar en kanal i Slack som heter Kunden X som ni sedan synkroniserar.

Vad säger du? Dags att spola mejlen.=