Vidarekoppling innebär att ett inkommande samtal automatiskt styrs vidare till ett annat nummer eller en annan enhet i stället för att ringa där det kom in. Det kan ske alltid, eller bara när vissa villkor är uppfyllda, till exempel när linjen är upptagen, när ingen svarar eller utanför öppettiderna. Vidarekoppling finns både som en enkel funktion i en enskild telefon och som en central regel i företagets växel. Skillnaden spelar roll: en vidarekoppling som sitter i en telefon känner bara till den telefonen, medan en som sitter i växeln kan ta hänsyn till hela organisationen.
Olika typer av vidarekoppling
- Villkorslös vidarekoppling, alla samtal styrs direkt vidare utan att ringa på originalnumret.
- Vidarekoppling vid upptaget, samtalet går vidare bara när linjen är upptagen.
- Vidarekoppling vid inget svar, samtalet går vidare efter ett antal signaler.
- Vidarekoppling vid otillgänglighet, samtalet går vidare när enheten är avstängd eller saknar täckning.
- Tidsstyrd vidarekoppling, reglerna följer öppettider, helger och semesterperioder.
Vidarekoppling i telefonen jämfört med i växeln
En vidarekoppling som ställs in direkt i en mobil eller bordstelefon gäller bara den enheten, och ingen annan i organisationen ser att den är aktiv. Ställs den i stället in centralt i växeln blir den en del av samtalsflödet: den kan kombineras med svarsgrupper, öppettider och hänvisning, och den syns för alla som behöver veta. Därför är en central vidarekoppling nästan alltid att föredra i ett företag där fler än en person svarar.
Vidarekoppling och närliggande begrepp
- Parkoppling låter flera enheter ringa samtidigt i stället för att styra samtalet vidare till en.
- Samtalskö håller kvar samtalet tills någon är ledig i stället för att skicka det vidare.
- Callback ringer upp kunden i stället för att låta kunden vänta.
Så gör ni i praktiken
Hur ni ställer in en vidarekoppling beror på om den ska sitta i mobilen eller i växeln. Steg för steg för mobilen finns i guiden om att vidarekoppla en mobil. I Lynes styrs vidarekopplingen centralt tillsammans med svarsgrupper, öppettider och hänvisning, och AI:n är inbyggd i samma app och utvecklad in house, så ett samtal kan besvaras direkt i stället för att bara flyttas runt. Läs mer om vidarekoppling som funktion.
Vanliga frågor om vidarekoppling
Kostar det något att vidarekoppla ett samtal?
Själva vidarekopplingen är oftast gratis, men den som kopplar vidare kan få betala för det vidarekopplade samtalet. Kolla villkoren hos operatören, särskilt vid vidarekoppling till utländska nummer.
Vad är skillnaden mellan att vidarekoppla och att koppla vidare ett samtal?
Vidarekoppling sker automatiskt enligt en regel, innan någon svarat. Att koppla vidare gör en person manuellt under ett pågående samtal.
Syns det för den som ringer att samtalet vidarekopplas?
Normalt inte. Uppringaren hör bara ringsignalen, sedan svarar den som samtalet styrts till.
Kan vi vidarekoppla olika beroende på tid på dygnet?
Ja. Tidsstyrd vidarekoppling följer öppettider, helger och semesterperioder och ställs enklast in centralt i växeln.
Vill ni styra era samtalsflöden från ett och samma ställe? Boka en demo av Lynes.
