Vad en företagsväxel kostar beror på antal användare, vilka funktioner som ingår och vilka tillägg ni behöver. Men den verkliga kostnaden är nästan alltid högre än fakturan, eftersom den också består av verktygen runt växeln och den tid medarbetarna lägger på att hålla ihop dem.
Därför räcker det inte att jämföra pris per användare. Här är kostnadsposterna som brukar finnas med, de som brukar glömmas bort och ett räknesätt du kan fylla i med era egna siffror.
Vad består kostnaden för en företagsväxel av?
De flesta molnbaserade växlar prissätts per användare och månad. Utöver det brukar fakturan innehålla några av följande poster:
- Användarlicenser. En kostnad per person som ska kunna ringa och ta emot samtal via växeln.
- Grundavgift eller växelpaket. Själva växelfunktionen, till exempel svarsgrupper, öppettider och köer.
- Tilläggstjänster. Till exempel samtalsinspelning, extern svarsservice, statistik eller AI-funktioner.
- Integrationer. Kopplingar till CRM, ärendehantering eller andra system.
- Nummer och abonnemang. Företagsnummer, mobilabonnemang och samtalstrafik, som ibland ligger hos en annan leverantör.
Det här är den synliga kostnaden. Den står på fakturan och är lätt att jämföra. Det är resten som avgör om växeln är billig eller dyr.
Vilka kostnader syns inte på fakturan?
Verktygen runt växeln
Få företag kommunicerar bara via telefon. Chatten ligger ofta i ett verktyg, videomötena i ett annat och växeln i ett tredje. Varje verktyg har sin egen licens, sin egen administration och sin egen inloggning. Lägger du ihop dem blir kostnaden för er kommunikation betydligt högre än kostnaden för växeln.
Tiden det tar att växla mellan verktyg
Varje gång en medarbetare letar efter en konversation, byter app för att ringa upp eller kopierar uppgifter mellan system försvinner några minuter. Det märks inte i stunden, men det blir mycket över ett år.
Ett räkneexempel: om 40 medarbetare tappar tio minuter om dagen på att hoppa mellan verktyg blir det 400 minuter per dag. Med 21 arbetsdagar i månaden är det 140 timmar, nästan en heltidstjänst, som går åt utan att någon har gjort något fel.
Administration som kräver leverantören
Kan ni inte själva ändra en svarsgrupp, lägga till en användare eller byta öppettider blir varje ändring ett ärende hos leverantören. Det kostar tid, ibland pengar, och gör att växeln anpassas långsammare än verksamheten.
Missade samtal
Den dyraste kostnaden är ofta den som aldrig syns: kunden som ringde, inte kom fram och valde någon annan. Saknas köer, callback och bra statistik vet ni inte ens hur många samtal det gäller.
Inköp, utbildning och onboarding
Fler verktyg betyder fler upphandlingar, fler avtal att följa upp och mer att lära nya medarbetare. Tiden det tar är en kostnad, även om den aldrig faktureras.
Så räknar du på den totala kostnaden
Ett enkelt sätt att få en ärlig bild är att räkna i tre steg:
- Licenser. Lägg ihop växeln, chattverktyget, videotjänsten och övriga kommunikationsverktyg ni betalar för per månad.
- Tid. Uppskatta hur många minuter per dag en medarbetare lägger på att växla mellan verktyg och administrera dem. Multiplicera med antal medarbetare, arbetsdagar och en timkostnad.
- Bortfall. Titta på andelen missade samtal och fundera på vad ett missat samtal är värt för er, i sälj eller kundservice.
Summan av de tre är vad er kommunikation faktiskt kostar. Jämför sedan den summan mellan leverantörer, inte bara priset per användare.
Hur sänker man kostnaden för växeln?
- Samla verktygen. Ju färre system ni betalar för och växlar mellan, desto lägre blir både licens och tidskostnad.
- Välj en växel ni kan administrera själva. Då blir ändringar en fråga om minuter i stället för ärenden.
- Välj en operatörsoberoende växel. Då kan ni förhandla abonnemangen separat. Läs mer om operatörsoberoende växel för företag.
- Mät missade samtal. Det som mäts går att förbättra, och det är ofta där den största vinsten finns.
Vill du förstå skillnaden mellan olika typer av växlar först kan du läsa jämförelsen molnväxel vs traditionell växel, eller börja med grunderna i guiden om vad en telefonväxel är.
Så samlar Lynes kommunikationen i en app
I Lynes finns företagsväxeln, chatten och videomötena i en och samma app. Ni betalar för ett verktyg i stället för flera och administrerar svarsgrupper, användare och öppettider själva.
AI:n är inbyggd och utvecklad av oss in house. En AI-telefonist kan svara när teamet är upptaget, så att färre samtal blir missade, utan att ni behöver ett system till.
Vanliga frågor om vad en företagsväxel kostar
Vad kostar en företagsväxel per användare?
Det varierar mellan leverantörer och beror på vilka funktioner som ingår. Jämför därför vad som ingår i priset, inte bara själva beloppet, och räkna med eventuella grundavgifter och tillägg.
Är en molnväxel billigare än en traditionell växel?
Oftast ja, eftersom det inte finns någon hårdvara att köpa eller underhålla och kostnaden följer antalet användare. Den stora skillnaden brukar ändå vara att ändringar går snabbare och kräver mindre hjälp utifrån.
Vilka dolda kostnader är vanligast?
Parallella verktyg för chatt och video, tid som går åt till att växla mellan system, administration som kräver leverantören och missade samtal som aldrig mäts.
Hur jämför man offerter på ett rättvist sätt?
Räkna på samma sak hos alla: samma antal användare, samma funktioner och samma tillägg. Lägg sedan till verktygen ni kan avveckla och tiden ni sparar, så ser du vad varje alternativ kostar på riktigt.
TL;DR
Priset per användare säger bara en del av sanningen. Den verkliga kostnaden för en företagsväxel är licenserna plus verktygen runt den, tiden det tar att hålla ihop dem och de samtal som aldrig blir besvarade. Räkna på helheten, så blir valet betydligt enklare.
Vill du ha hjälp att räkna på er nuvarande lösning? Prata med oss, så går vi igenom era kostnader tillsammans.
