Sluta betala för onödig administration

Onödig admin kostar mer än du tror

Tid är pengar. Vi vet det, du vet det, men ändå spenderas orimligt mycket tid på administration varje dag. Kundtjänstteam skriver ner samtalsanteckningar, säljare loggar samtal i CRM och chefer granskar dokumentation. Allt det här är viktigt, men ärligt talat det är också en enorm tidstjuv.

Många kundtjänstchefer fastnar i ett berg av administrativa uppgifter varje dag. Agenter lägger timmar på att logga samtal, chefer spenderar kvällar med att lyssna på inspelningar för att utvärdera servicen och säljteamet klagar över att CRM-uppdateringar tar för mycket tid. Och allt detta kostar. Mycket.

Vad skulle du göra om du kunde spara hundratusentals kronor per år genom att skala bort onödig administration? Satsa mer på kundrelationer? Låta säljarna fokusera på att faktiskt sälja? Det är därför Conversation Intelligence (CI) finns, för att automatisera det tråkiga och låta dig fokusera på det viktiga.

‍

En kort förklaring av Conversation Intelligence

Tänk om du aldrig behövde anteckna under ett telefonsamtal igen. Med lynes Conversation Intelligence fixar AI:n jobbet åt dig – den spelar in, transkriberar och sammanfattar samtal automatiskt. Det betyder att du alltid har koll på vad som sagts, utan att behöva lita på minnet (eller dina hastigt nedkrafsade anteckningar). Läs mer här!

Så mycket tid och pengar försvinner i administration

Administration kostar. Men hur mycket?

• Kundtjänstagenters dokumentationstid
  Kundtjänstmedarbetare lägger en stor del av sin arbetsdag på att dokumentera samtal, logga ärenden och uppdatera kundinformation. Även om vissa callcenter försöker hålla efterarbetet till 90 sekunder per samtal, visar branschdata att den faktiska tiden i genomsnitt ligger runt 6 minuter per samtal
  En agent som hanterar 40 samtal per dag och lägger 2 minuter per samtal på efterarbete spenderar 80 minuter dagligen på dokumentation. Om ärendena är mer avancerade och efterarbetet tar 6 minuter per samtal, kan en agent istället lägga 180 minuter (3 timmar) per dag enbart på att skriva anteckningar och uppdatera system.
  På en månad motsvarar detta mellan 26 och 60 timmar, vilket innebär att 15–40% av arbetstiden går till ren administration.
• Kundtjänstchefens tid
  Kundtjänstchefer och teamledare spenderar ofta timmar varje vecka på att lyssna igenom inspelade samtal, läsa chattloggar och analysera servicekvalitet. Trots detta blir endast 1–3% av alla kundinteraktioner faktiskt granskade, eftersom det tar så lång tid att manuellt gå igenom varje samtal (Källa: kvalitetskontrollstudier inom kundservice).
• Säljare och CRM-loggning tidstjuven vi inte pratar om
  Enligt branschdata spenderar säljare i snitt 5–6 timmar per vecka på att registrera data i CRM-systemet Det innebär ungefär 1 timme om dagen eller upp till 25 timmar per månad, bara på att logga information om samtal, möten och offerter.
  Och det blir värre, en fjärdedel av företagen rapporterar att deras säljare ägnar minst 8 timmar i veckan (en hel arbetsdag) åt CRM-administration. Med andra ord går en stor del av säljtiden åt till administration istället för att faktiskt prata med kunder och göra affärer.

‍

Minska administrationen med Conversation Intelligence

Det är här Conversation Intelligence kommer in och gör skillnad. Istället för att spendera timmar på manuell dokumentation, låter du AI sköta jobbet. Här är vad du får:

• Automatisk transkribering
  Alla samtal transkriberas och sammanfattas automatiskt. Kundtjänstmedarbetare och säljare slipper skriva ner anteckningar manuellt.
• Få en överblick på sekunder
  Få en snabb överblick över alla samtal utan att behöva lyssna igenom dem i sin helhet. Med automatiserade sammanfattningar kan du snabbt förstå vad kunder och agenter diskuterar, identifiera trender och upptäcka viktiga detaljer. Behöver du gräva djupare? Då kan du enkelt läsa transkriberingen.
• Sökbart innehåll
  Istället för att lyssna igenom hela samtal eller bläddra i långa transkriberingar kan du söka efter specifika ord eller fraser och hoppa direkt till den relevanta delen av samtalet. Om en kund uttryckt missnöje kan du snabbt navigera till denna del av samtalet och börja lyssna av därifrån.
• Integrationer all data samlad på rätt plats
  Ingen data ska fastna i silos. Conversation Intelligence ser till att alla transkriberingar hamnar direkt i ditt CRM, där de hör hemma. Sammanfattningarna lagras direkt på kundkortet, vilket innebär att all viktig information om kunddialoger alltid är uppdaterad och lättillgänglig. Vi vet att CRM-system är fantastiska verktyg, men bara om de faktiskt används. Genom att automatisera dokumentationen hjälper CI säljare att hålla systemet uppdaterat utan extra arbete, vilket sparar tid och gör det lättare att fokusera på försäljning.

Och det funkar på riktigt. Ett av våra kundtjänstteam upptäckte att de varje vecka lade lika mycket tid på dokumentation som på att faktiskt hjälpa kunder. När de började använda Conversation Intellgence sjönk administrationstiden med 40% på en enda månad. Vad gjorde de med tiden de sparade? De fokuserade på kunderna och skapade en bättre upplevelse,och det syntes i kundnöjdheten och förbättrade svarstider.

‍

Ta kontroll över din tid och dina kostnader

Tid är pengar men du behöver inte fortsätta slösa bort den på onödigt adminstrativt arbete. Med Conversation Intelligence kan du kapa ner ineffektiva processer, spara pengar och frigöra tid för det som verkligen spelar roll.

Hur mycket tid och pengar förlorar ni varje månad? Och kanske ännu viktigare vad skulle ni kunna göra med tiden istället?

De företag som redan använder Conversation Intelligence sparar hundratusentals kronor varje år.

Är det inte dags att ni också tar steget?

‍

‍Boka en demo idag och se hur mycket ni kan spara!

‍

‍