Titta på bordstelefonen på ditt skrivbord, om du fortfarande har en. När ringde den senast? För många har den blivit en pryl som mest samlar damm bredvid skärmen, medan de faktiska samtalen sker i datorn eller mobilen.
Ungefär som kameran en gång flyttade in i telefonen har telefonen nu flyttat in i appen. Det är det en softphone handlar om, och det är därför den är på väg att göra bordstelefonen till ett minne.
En softphone är en mjukvarubaserad telefon, alltså en app i datorn eller mobilen, som låter dig ringa och ta emot samtal över internet utan en fysisk telefon. Du använder ditt företagsnummer precis som vanligt, men själva telefonen är mjukvara.
Vad är en softphone?
Ordet är en sammansättning av engelskans "software" och "phone", alltså en mjukvarutelefon. Istället för en apparat med knappar är det ett program som visar en uppringare på skärmen, med samma funktioner du är van vid: ringa, svara, koppla, parkera och sätta i kö.
Eftersom samtalen går över internet bygger en softphone på samma grundteknik som IP-telefoni för företag. Skillnaden är att gränssnittet nu finns där du redan jobbar, på skärmen framför dig.
Hur fungerar en softphone?
Du loggar in i appen på datorn eller mobilen, och där är din företagstelefon. Ett inkommande samtal dyker upp som en notis, du svarar med ett klick, och ofta ser du vem som ringer och tidigare historik direkt. Det är samma upplevelse oavsett om du sitter på kontoret, hemma eller på tåget.
Bakom appen ligger företagets telefonväxel, som står för dirigering, köer och regler. Softphonen är helt enkelt din personliga ingång till växeln, oavsett enhet.
Vilka fördelar har en softphone för företag?
Den största vinsten är rörligheten. Numret sitter inte längre fast i en apparat på ett skrivbord, det följer med personen.
- Mobilitet: Ring och ta emot på företagsnumret var du än är, från enheten du redan använder.
- Lägre kostnad: Ingen bordstelefon att köpa in, byta ut eller reparera.
- Samlat gränssnitt: Samtal, kontakter, historik och kundinfo på samma skärm som resten av arbetet.
- Enkel administration: En ny medarbetare får sin telefon genom att logga in, inte genom en leverans.
För ett företag med hybrid- eller distansarbete är det här ofta själva förutsättningen för att telefonin ska fungera över huvud taget.
Softphone eller bordstelefon, vad ska man välja?
Det behöver inte vara antingen eller. Många arbetsplatser använder softphone som standard och behåller några fysiska telefoner där det passar, till exempel i en reception eller ett konferensrum.
Men för den stora majoriteten av medarbetare som redan sitter framför en skärm hela dagen är softphonen det naturliga förstahandsvalet. Den gör samma jobb, tar mindre plats och kostar mindre.
Så fungerar softphone hos lynes
Hos lynes är softphonen en del av företagsväxeln, inte en separat app att hålla reda på. Du får samma nummer, samma funktioner och samma översikt oavsett om du är vid datorn eller ute med mobilen.
Och eftersom allt hänger ihop kan en AI-telefonist ta de samtal du inte hinner, hantera de vanliga frågorna och lämna över med kontext när det behövs. Mjukvarutelefonen blir då inte bara en ersättare för bordstelefonen, utan en uppgradering.
Vanliga frågor om softphone
Behöver jag en speciell telefon för en softphone?
Nej. En softphone fungerar på enheter du redan har: dator, mobil eller surfplatta. Det enda du behöver är appen och en internetuppkoppling, samt gärna ett headset för bättre ljud.
Är ljudkvaliteten lika bra som på en vanlig telefon?
Ja, oftast bättre. Med en modern uppkoppling och ett headset blir ljudet i en softphone minst lika bra som på en traditionell bordstelefon, och samtal kräver förvånansvärt lite bandbredd.
Kan flera personer dela på samma nummer i en softphone?
Ja. Via svarsgrupper kan ett inkommande samtal nå flera medarbetares softphones samtidigt, så att den som är ledig kan svara. Det är växeln som styr fördelningen.
Fungerar en softphone offline?
Nej, en softphone kräver internetuppkoppling eftersom samtalen går över nätet. Däremot kan samtal vid behov styras vidare till ett vanligt mobilnummer om uppkopplingen faller.
Sammanfattning
Precis som kameran en gång försvann in i telefonen har telefonen nu försvunnit in i appen. En softphone gör företagstelefonen till något du bär med dig istället för något som står och dammar på ett skrivbord, och den gör det billigare och smidigare på köpet.
Vill du se hur det skulle fungera för ditt team? Läs mer om lynes telefoni och se hur softphonen passar in.
